Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания



Скачать 57.75 Kb.
Дата11.07.2014
Размер57.75 Kb.
ТипДокументы
Справка

о результатах проверки в секторе ЗАГС Кировского района Управления

ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
06 марта 2012 год г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- Управление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского состояния Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания (далее- сектор ЗАГС Кировского района).

Комиссия в составе членов комиссии - начальника отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника отдела хранения и выдачи документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой, специалиста 1 разряда отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой.

Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010 г. по 31.12.2011 г.
Архив занимает отдельный кабинет, соответствует стандартам, оборудован металлическими стеллажами. Созданы условия для надлежащего хранения книг актовых записей, а так же документов длительного хранения. В целях соблюдения правил противопожарной безопасности установлены: порошковый огнетушитель, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца проводится санитарный день. В результате контрольно-надзорной деятельности комиссией изучались следующие вопросы:
1. формирование дел в соответствии с номенклатурой
Документация отдела сформирована согласно «Перечню документов органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г. Не все документы, согласно номенклатуре, озаглавлены. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности, печати, штампы, расходные журналы хранятся в сейфе.
2.Оформление книг актов записей гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся на полках. Хронологический порядок не соблюдается. Имеются книги с неправильной нумерацией. Книги пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора, однако расположены не по видам записей актов. Переплёт и оформление книг актовых записей о рождении, смерти, регистрации брака, установлении отцовства до 2010 года включительно завершены полностью. Содержание книг соответствует надписи на корешке. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве сектора насчитывается 20 штук. Выборочно проведена проверка правильности внесений изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния. Внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния производится в соответствии с «Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния», утв.Постановлением Правительства РФ от 17.04.1999 г. №432.


3. Электронная база
Электронная база данных записей актов гражданского состояния пополняется ежедневно. В базу данных внесены сведения: о смерти с 2003 года по н.в., о рождении с 2006 года по н.в., о браке с 2007 года по н.в., об установлении отцовства с 2007 года по н.в. На 31.12.2011 года электронный архив составляет 6634 единиц.
4. Учёт документов (алфавитные книги)
Алфавитные книги не ведутся : рождение с 1976 года, брак с 1972 года, смерть с 1969 года, восстановленные записи с 1988 года. В электронном виде с 2007 года ведётся алфавитная книга о рождении, с 2008 года – о смерти.
5. Комплектование архива

В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского состояния, также дела длительного хранения. Архив насчитывает 164 книги актовых записей. Архивный фонд располагает данными по Кировскому району с 1937 года.



6. Акты на списание
По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел, документы уничтожаются по акту. Документов, подлежащих уничтожению, в наличии нет.


7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции
Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Вся входящая корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок исполнения исходящей корреспонденции составляет не более 3 дней. На выдачу справок и выдачу повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния из архива ведётся отдельный журнал входящей корреспонденции.

8. Журнал учёта почтовой оплаты
Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и даты регистрируемого почтового отправления.
9.Ведение расходных журналов
Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния хранятся в сейфе. Книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя сектора. Подписи заявителей имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами указанными в актовых записях. Сведения об испорченных свидетельствах вносятся надлежащим образом.
10. Ведение описи архивного фонда
Опись архивного фонда ведётся . В журналы внесены все книги записей актов гражданского состояния, хранящиеся в архивном помещении.
11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве

Дела длительного срока хранения находятся в скоросшивателях и хранятся в коробах: перемена имени: 1988-2008 г.г.; заявления на установление отцовства: 1987-2008г.г.; заявления на выдачу повторных документов - 2006-2008г.г.;; дела по восстановленным записям: 1968 -2000 г.г.; дела об усыновлении: 1987-2005 г.г. Вышеуказанные документы хранятся в помещении, не предназначенном для хранения архивных документов сектора ЗАГС Кировского района.




12. Выдача справок
За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в количестве 43 штуки. Из них за 2010 год: по личным заявлениям- 34, по запросам-1; за 2011 год: по личным заявлениям – 7. Заявления на выдачу справок аккуратно заполнены с указанием всей необходимой информации. К заявлениям по выдаче справок на умерших лиц приложены соответствующие документы, подтверждающие родственные отношения. Входящий номер проставлен (на 2 заявлениях о выдаче справок отсутствует входящий номер), исходящий номер на всех заявлениях отсутствует. 1 справка о браке выслана на дом, без сопроводительного письма. Количество присланных справок составило за 2010 год-1, за 2011 год присланных справок не было. Входящий номер проставлен с указанием в журнале по выдаче справок и выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. Квитанция об уплате соответствующего размера госпошлины приложена.

13. Международная правовая помощь
За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств было направлено 15 запросов об оказании международной правовой помощи. В том числе: за 2010 год- направлена 1 анкета по истребованию повторного документа ; за 2011 год- направлено 14 анкет по истребованию повторных документов.
Выявленные нарушения:

- на заявлениях о выдаче справок не ставится исходящий номер;

-не соблюдается нумерация листов в книгах записей актов гражданского состояния;

- в нарушение ст.333.26 Налогового Кодекса РФ отсутствует квитанция об оплате госпошлины на справку (справка выслана на дом заявителю);

-дела длительного срока хранения находятся в постороннем помещении, не предназначенном для хранения документов сектора ЗАГС Кировского района.

Сектору ЗАГС Кировского района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания рекомендовано:
- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;

- обеспечить своевременное заполнение данных, содержащихся в книгах записей актов гражданского состояния в алфавитные книги ;

-соблюдать требования п.6 ст.333.18 Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 г. №117-ФЗ;

- на заявлениях о выдаче справок ставить входящий и исходящий номер с последующим внесением в журналы входящей и исходящей корреспонденции;

- при получении заявления на выдачу справок регистрировать заявления в общем журнале входящей корреспонденции;

- делам длительного срока хранения обеспечить место для хранения в архивном помещении Управления ЗАГС (срок исполнения до 31.05.2012 года);

- обеспечить книгам актовых записей правильную нумерацию (срок исполнения до 31.05.2012 года);

-книги записей актов гражданского состояния разложить в хронологическом порядке, согласно видам регистраций (срок исполнения до 31.05.2012 года);



- обеспечить ежедневное пополнение электронной базы данных с 1937 года.

Похожие:

Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в секторе загс ирафского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка отдела записи актов гражданского...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон республики северная осетия-алания об участии республики северная осетия-алания в проектах государственно-частного партнерства статья Предмет регулирования настоящего Закона
Республики Северная Осетия-Алания, создание нового имущества для реализации приоритетных направлений развития экономики и социальной...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон республики северная осетия-алания об инвестиционной деятельности в Республике Северная Осетия-Алания в редакции Законов Республика Северная Осетия-Алания от 06. 07. 2001 г. N 24-рз; от 28. 01. 2003 г. N 5-рз
...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон о мировых судьях в республике северная осетия алания
Мировые судьи в Республике Северная Осетия-Алания (далее мировые судьи) являются судьями общей юрисдикции Республики Северная Осетия-Алания...
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconКонституция Республики Северная Осетия-Алания (принята Верховным Советом Республики Северная Осетия 12 ноября 1994 г.)
О введении в действие настоящей Конституции см. Декларацию Верховного Совета Республики Северная Осетия
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconОрганы загс забайкальского края
Отдел загс центрального административного района г. Читы Управления загс читинской области
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗаконом Республики Северная Осетия Алания от 31 марта 2008 г. №6-рз стратегия
Состояние и тенденции социально-экономического развития Республики Северная Осетия-Алания 9
Справка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон о государственных наградах
Настоящий Закон в соответствии с Конституцией Республики Северная Осетия-Алания определяет правовые и организационные основы поощрения...
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org