Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия



Скачать 150.08 Kb.
Дата11.07.2014
Размер150.08 Kb.
ТипЛекция
ЛЕКЦИЯ №
ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ
Учебные вопросы:

  1. Базы данных. Основные понятия

  2. Особенности СУБД Microsoft Access

  3. Создание и работа с формами и отчетами



  1. Базы данных. Основные понятия

В деловой и личной сфере часто приходиться работать с данными из разных источников. Для координации этой работы необходимы определенные знания и организационные навыки. Современные системы управления базами данных (СУБД) объединяют сведения из разных источников в единой базе данных. Создаваемые таблицы, формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск и анализ необходимых данных, создавать графики, диаграммы и т.п. Таким образом, современные СУБД предназначены для работы с большими массивами однотипных данных.

Модули данных, хранимые в базе данных, имеют определенную структуру — иными словами, описываются определенной моделью данных. К их числу относятся: иерархическая, сетевая, реляционная, постреляционная, многомерная, объектно-ориентированная. Наиболее широко в современных СУБД применяется реляционная модель, которая была предложена сотрудником фирмы IBM Эдгаром Коддом и основывается на понятии отношения (relation).

Отношение представляет собой множество элементов, называемых кортежами. Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица. Таблица имеет строки (записи) и столбцы (колонки). Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру - состоит из полей. Строки таблицы соответствуют кортежу, а столбцы — атрибуту отношения.

С помощью таблицы удобно описывать простейший вид связи между данными, а именно: данные одного объекта, информация о котором хранится в таблицах, и множества подобъектов, каждому из которых соответствует строка или запись в таблице. При этом каждый из подобъектов имеет одинаковую структуру или свойства, описываемые соответствующими значениями полей записи. Например, таблица может содержать сведения о книгах, о каждой из которых известны следующие характеристики: автор, название, издательство, год издания.

Если в каждой таблице не удается описать более сложные количественные структуры данных из какой-либо предметной области, применяют связывание таблиц. Кроме того, для получения информации из базы данных применяется реляционная алгебра.

Физическое размещение информации в реляционной модели осуществляется с помощью обычных файлов. Методы реляционной алгебры реализованы в так называемом языке запросов, наиболее популярным из которых является SQL.

Достоинства реляционной модели заключаются в простоте и наглядности, удобстве реализации ее на ЭВМ. Основными недостатками являются следующие: отсутствие структурных средств идентификации отдельных записей и сложность описания иерархических и сетевых связей.

Необходимо отметить, что структурные средства идентификации имеются у таблиц (название, ключевое поле) и у полей (название, тип данных).

Большинство современных СУБД, в том числе Microsoft Access, используют реляционную модель данных. Хотя у некоторых из них начинается отход от классической реляционной модели. Так, последние версии некоторых СУБД имеют черты объектно-ориентированной модели. Кроме того, часто применяется расширенная реляционная модель, снимая, например, ограничение неделимости данных. СУБД, ориентированные на какую-либо иную модель, данных встречаются редко, в основном в виде перспективных разработок.

Таким образом, согласно реляционной модели, в базе данных сведения из каждого источника объединяются в отдельные таблицы. При работе с несколькими таблицами устанавливаются связи между ними. Если в разных таблицах есть повторяющиеся данные, их объединяют с помощью связей. Связи могут быть также с таблицами из других баз данных.

2. Особенности СУБД Microsoft Access
Программа Access резко отличается от других программ, входящих в комплект Microsoft Office. Главное отличие проявляется в том, что базу данных нельзя рассматривать как отдельный файл, как, например, документ Word или книгу Excel. Следствием этого является тот факт, что изменить имя базы данных средствами Access нельзя, а команда Сохранить работает только для конкретных объектов, а не для всей базы данных.

Таким образом, база данных состоит из объектов, которые расположены в главном окне базы данных, присутствующей на экране (в открытом или свёрнутом виде).

В главном окне базы данных имеются следующие объекты:


  • таблицы. В них находятся все записи, которыми располагает база данных. Редактирование содержимого таблицы практически не отличается от подобного Excel. Однако в данном случае оно часто осуществляется другими методами, например, с помощью форм или запросов.

  • запросы предназначены для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют обновить или удалить несколько записей одновременно, выполнить встроенные или специальные вычисления. С их помощью можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они используются так же в качестве источников данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Его можно создавать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует создать в режиме конструктора таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

  • формы применяются для просмотра, ввода и изменения данных. Формы позволяют отображать данные из одной или нескольких таблиц и выводить

  • их на экран, используя стандартный или созданный пользователем интерфейс (макет), т.е. формы отображают записи по одной, позволяют вывести поля из нескольких таблиц, рисунки и другие элементы. Таким образом, они используются для следующих целей:

а) для просмотра и ввода данных в таблицу, как диалоговое окно;

б) как окно для выбора, предварительного просмотра и печати отчета;

в) для открытия других форм или отчетов.

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, например рисунки, хранится в макете формы. Для создания связей между формой и записями таблицы используются графические объекты, называемые элементами управления.

Эффективность формы повышается посредством помещения в нее разделов:

заголовка;

верхнего колонтитула;

области данных;

нижнего колонтитула;

примечания.

Подчиненная форма тоже может содержать разделы.

Отчет применяется для анализа данных и подготовки исходных форм документов. Например, можно создать и напечатать счет с вычислением итогов. Это гибкое и эффективное средство для организации вывода исходных форм документов. С помощью отчета имеется возможность вывести сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего данных берется из таблицы или запроса, на основе которых он создается, другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связей между исходными Данными и отчетом также применяются элементы Управления.

Макросы, модули, события.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд. Они могут быть полезными для автоматизации часто выполняемых задач. Макрос может быть как собственно макросом, так и группой макросов; применяются также условные ветвления.

Модуль — набор процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.

События - определенные действия, которые происходят или возникают при работе с определенным объектом.

Программа реагирует на большое число различных событий: нажатие клавиши мыши, ввод данных и т.п. События возникают при определенных действиях пользователя. С помощью процедур обработки событий возможно определение собственных откликов на них.

В окне базы данных можно работать со всеми ее объектами. Для просмотра объектов определенного типа следует выбрать соответствующую вкладку и затем можно открывать существующие объекты» модифицировать их и создавать новые.



Структура программы, обзор команд

После вызова программы появляется диалоговое окно, позволяющее выбрать одно из следующих действий: создать новую базу данных или открыть существующую либо запустить мастер для создания базы данных. После запуска программы окно состоит из верхней линейки, где находится основное меню и кнопки, дублирующие основные команды для быстрого их выбора. В основном меню имеются следующие разделы:



  • Файл — команды этого раздела позволяют открывать и закрывать базу данных, подключать внешние данные, производить просмотр и печать документа, просматривать и изменять лист свойств.

  • Правка — команды этого раздела позволяют вырезать, копировать, удалять данные, создавать ярлыки.

  • Вид — команды предназначены для изменения внешнего вида базы данных, перехода к различным элементам и изменения структуры и набора команд основного меню и кнопочной линейки.

  • Вставка — команды позволяют вставлять в базы данных новые элементы, создавать автоформы и автоотчеты.

  • Сервис — команды позволяют проверить орфографию, произвести автозамену, посмотреть структуру данных и т.д.

  • Окно — команды предназначены для работы с окнами: открытие, свертывание и упорядочивание активных окон.

  • Справка.

Следующим составным элементом программы является окно, в котором обязательно присутствуют главное окно базы данных (в отрытом или свернутом виде) и открытые пользователем элементы. Последним из элементов является нижняя линейка, предназначенная для вывода служебной информации.

Работа с таблицами

Для работы с таблицей нужно перейти в главное окно базы данных, выбрать вкладку Таблица, перевести курсор на нужное название и нажать кнопку Открыть или сделать двойной щелчок мышью.

С таблицами можно выполнять следующие операции:


  • Для ввода новых записей нужно перейти в ячейку Новая запись и ввести данные; при этом счетчик (ключевое поле) автоматически увеличит свое значение.

  • Для изменения записи нужно выбрать Активную запись, перейти в. соответствующую ячейку и изменить данные.

  • Для удаления нужно выделить запись с помощью мыши и нажать клавишу DELETE или вызвать меню с помощью правой кнопки мыши.

  • Для вставки нового поля необходимо выделить поле, до которого будет вставлено новое. Для этого нужно перейти курсором на название поля и нажать левую кнопку мыши. Затем нажать правую кнопку для вызова меню, с помощью которого можно:

а) скопировать запись в буфер и из него;

б) отсортировать запись по возрастанию или убыванию;

в) удалить или переименовать запись.

С помощью меню можно также скопировать запись в буфер или из буфера, установить формат ячейки.

Для создания новой таблицы нужно в главном окне базы данных нажать кнопку Создать.

Создание таблицы предусмотрено в следующих режимах:



  • Режим таблицы — вызывает на экран стандартный тип таблицы, который затем изменяется по изложенным выше правилам.

  • Мастер таблиц — позволяет создать таблицу в диалоговом режиме, используя стандартный тип таблиц.

  • Импорт таблиц - позволяет импортировать таблицу из другой базы данных.

  • Связь таблиц — также позволяет использовать таблицу из другой базы данных, но данные из нее не копируются, а создается связь с соответствующим файлом.

  • Режим Конструктора — вызывает на экран диалоговое окно, где описываются все поля таблицы, после чего следует выполнить следующие действия:

  1. ввести информацию о полях: имя, тип данных и свойство поля;

  2. сделать одно из введенных полей ключевым с помощью меню;

  3. закрыть конструктор и переименовать таблицу. Ссылки на поля других таблиц создаются введением одинакового имени поля.

Необходимо отметить, что в режиме конструктора таблицы можно не только создавать, но и изменять.

Работа с запросами

Для работы с запросами необходимо перейти в главное окно базы данных и выбрать вкладку Запрос.

Существуют следующие виды запросов:


  • Выборка — выводит на экран таблицу, в которой имеются данные, удовлетворяющие условиям отбора. Работа с ними аналогична работе с таблицами.

  • Перекрестный запрос — аналогичен предыдущему, но в отличие от него добавляются групповые операции между таблицами, в которых имеются связи, т. е. отношения между общими полями:

    • — один к одному; 1- — один ко многим; - — многие ко многим.

  • Создание таблицы — создает новую таблицу из одной или нескольких.

  • Обновление — обновляет данные в одной или нескольких таблицах, что необходимо при массовых заменах данных.

  • Добавление — добавляет данные в таблицу.

  • Удаление — удаляет записи из таблицы.

  • SQL — запрос, подготовленный на встроенном языке программирования.

Создавать запросы можно с помощью мастера (на основе стандартных запросов) или с помощью конструктора.

Рассмотрим создание запросов с помощью конструктора. После его выбора появляется диалоговое окно, позволяющее выбрать таблицу и запросы, где находятся исходные данные; затем появляется бланк запроса, с которым можно производить следующие действия:



  • для задания типа запроса нужно установить курсор там, где находится пиктограмма таблиц, и вызвать меню;

  • необходимо заполнить бланк запроса в нижней части;

  • доле и имя таблицы выбирается нажатием на соответствующее имя в пиктограмме таблицы в верхней части;

  • условия отбора задают следующим образом: курсор ставится в соответствующую ячейку, вызывается меню и выбирается пункт Построить; после этого следует закрыть конструктор и ввести имя запроса.

Для изменения запроса нужно открыть соответствующий запрос в режиме конструктора.
3. Создание и работа с формами и отчетами
Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или с помощью мастера. Имеется также возможность создать форму с помощью автоформ. Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы. Каждое поле отображается на отдельной строке, с левой стороны отображается надпись к данному полю.

Мастер форм ускоряет процесс создания формы. В созданных формах мастера можно использовать для быстрого создания элементов управления. Для детальной настройки формы нужно перейти в режим конструктора.

Создать или изменить форму можно с помощью конструктора; для этого нужно:


  • открыть форму в режиме конструктора;

  • выбрать имя таблицы или запроса, содержащих исходные данные;

  • если форма не будет содержать данных, а используется как шаблон для открытия других форм и отчетов или как специальное диалоговое окно, то ничего не надо выбирать. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем эти таблицы;

  • добавить нужные элементы управления в форму и закрыть ее.

Разработать отчет тоже можно самостоятельно или с помощью мастера: после вызова мастера появится диалоговое окно, позволяющее ввести нужные данные и создать макет отчета на основании ответов пользователя. После этого можно внести необходимые изменения в созданный отчет с помощью конструктора.

Отчет также можно создать с помощью Автоотчета, а также на основе формы, скопировав ее в отчет. Форму можно использовать для открытия отчета.



Элементы управления, применяющиеся при создании форм и отчетов

Все сведения в форме или отчете содержатся в элементах управления. Элементы управления используются для вывода макрокоманд или оформления форм и отчетов. Например, поле можно использовать для вывода данных на экран; кнопку — для открытия другой формы и т.д.

В Access существуют следующие типы элементов управления, которые содержатся на панели инструментов в режиме конструктора форм или отчетов:


  • поле;

  • надпись;

  • группа;

  • переключатель;

  • флажок;

  • выключатель;

  • поле со списком;

  • список;

  • кнопка;

  • рисунок;

  • присоединенная и свободная рамка объекта;

  • набор вкладок;

  • подчиненная форма или отчет;

  • разрыв страницы;

  • линия, прямоугольник;

  • дополнительные элементы.

Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы используются для отображения при вводе или изменения информации из полей базы данных.

Для вычисляемого элемента в качестве источника данных используется выражение. В нем могут быть использованы данные из поля базовых таблиц.

Для свободных элементов управления источника данных не существует. Они используются для вывода на экран надписей, рисунков и т.д.


  • Поле используется для отображения данных из таблицы или запроса. Поля такого типа — присоединенные, так как они связаны с данными из базы данных. Кроме того, существуют свободные поля, например, можно создать свободное поле для данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

  • Надписи нужны для отображения в форме описательных текстов, таких как заголовки, подписи и краткие инструкции. В надписях не выводятся значения полей или выражений, они всегда являются свободными и не меняются при переходе от записи к записи.

Группа используется для вывода ограниченного набора параметров. Она делает их выбор простым и наглядным. В каждый момент времени в группе может быть выбран только один параметр. Состоит группа из рамки, набора флажков, включателей и переключателей. При присоединении группы к полю к нему присоединяется только рамка, а не находящийся в ней элемент.

При выборе параметров в группе программа вводит в поле значение выбранного элемента.



  • Поле со списком: во многих случаях удобнее выбирать из списка, чем вводить с клавиатуры. Поле со списком является комбинацией 2 элементов: поля и раскрывающегося списка. Значение, выбранное или введенное, вставляется в поле со списком, к которому оно присоединено. Поля со списком имеют свойство ограничиться списком», которое определяет, допускается ли ввод в поле любых значений или только тех, которые совпадают с одним из значений списка.

  • Список: если в форме достаточно свободного места и требуется, чтобы список постоянно находился на экране, вместо поля со списком нужно использовать список. Свободный список применяется также для поиска записи с помощью значения, выбранного в списке.

  • Кнопки используются для выполнения определенного действия или ряда действий. Чтобы кнопка выполняла какое-либо действие, нужно создать макрос или процедуру обработки событий и связать их со свойством кнопки «нажатие кнопки». Текст надписей на кнопке задается в качестве значения свойства «подпись».

  • Набор вкладок используется для предоставления нескольких страниц в одном наборе. Это особенно удобно при работе со многими элементами управления, которые могут быть распределены на две или более категории.

  • Разрыв страницы используется для указания горизонтальных разрывов между элементами управления в форме.

Создание элементов управления

Способ создания элементов управления зависит от того, какой элемент создается; присоединенный, свободный или вычисляемый.

Для создания присоединенного элемента управления необходимо:


  • проверить, нажата ли кнопка мастера на панели элементов;

  • открыть список полей на панели элементов, выделить одно или несколько из них;

  • перетащить выбранный элемент в форму или отчет, поместив левый верхний угол элемента точно в то место, где он должен находиться в макете, и отпустить кнопку мыши.

  • Для создания свободного элемента управления необходимо:

  • для создания элемента с помощью мастера проверить нажата ли соответствующая кнопка;

  • выбрать нужный элемент на панели инструментов и перетащить его в создаваемую форму;

  • Если требуется, изменить размер элемента с помощью мыши (подобно изменению рисунков в Word).

  • ввести необходимые параметры элементов на панели свойств, которая вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Для создания вычисляемого элемента управления необходимо:

  • перетащить необходимый элемент в создаваемую форму или отчет;

  • для поля - осуществить ввод выражений пряло в элемент;

  • если элемент не является полем или если следует ввести выражение с помощью построителя выделить элемент и на панели свойств ввести выражение в ячейку Данные или нажать кнопку построителя:, чтобы открыть построитель выражений',

  • перед каждым выражением помещать знак «=»;

  • если не хватает места для выражения, то нажать Shift+F2 для открытия области ввода.

Общие аспекты работы с базами данных: методы защиты баз данных, взаимодействие ACCESS с другими СУБД

Существуют следующие методы защиты БД:



  • Скрытие объектов в окне БД. Необходимо выбрать объект, который нужно сделать скрытым и нажать кнопку Свойства, открыть флажок Скрытый. Для показа всех скрытых объектов в Параметрах установить флажок Показывать скрытые объекты.

  • Шифрование БД. При этом ее файлы сжимаются и становятся недоступными для пользования. Для шифрования нужно выбрать меню команды Защита и подкоманду Шифровать. При этом, если указать то же самое имя, шифрование приводит к замене исходного файла зашифрованным.

  • Установка пароля (простейший способ защиты). После того как пароль установлен, при каждом открытии БД будет появляться диалоговое окно, в котором требуется ввести пароль.

  • Защита на уровне пользователя - наиболее гибкий и распространенный способ защиты, применяемый в большинстве сетевых систем.

От пользователей требуется идентифицировать себя и ввести пароль, когда они запускают Access. Пользователи идентифицируются как члены группы, внутри которой они могут выполнять определенные действия в соответствии с правами членов группы (можно только просматривать или изменять).

Access позволяет экспортировать свои таблицы в Excel для анализа: для этого нужно выбрать необходимую таблицу и отдать команду Анализ в Ехсеl), при этом автоматически загружается программа Excel и в ней выбранные таблицы. Access позволяет экспортировать и импортировать файлы других форматов, В частности, он позволяет работать с файлами, созданными программами Lotus 1-2-3; Foxpro 4, DBase, Paradox, и, наконец, информацию в текстовом виде можно копировать через обменный буфер Windows.

Похожие:

Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconЗадание 2а. Реляционные базы данных
Требуется разработать схему реляционной базы данных для хранения информации о типах облаков (см задание 1), создать приложение для...
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconЛекция: Обработка и хранение информации: версия для печати и pda материалы данной лекции посвящены обработке и хранению информации. Рассматриваются базы и хранилища данных, а также связанные с ними основные понятия
Материалы данной лекции посвящены обработке и хранению информации. Рассматриваются базы и хранилища данных, а также связанные с ними...
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconВ широком смысле
Табличные базы данных (БД): основные понятия (поле, запись, первичный ключ записи); типы данных. Системы управления базами данных...
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconВопросы к экзамену по дисциплине «Базы данных»
Иерархическая модель данных. Основные понятия. Область применения. Достоинства и недостатки
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconЛекция Базы данных. Что это такое
Гост 20886-85], “база данных – совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания,...
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconВопросы для госэкзамена по курсу "Базы данных и знаний"
Реляционная модель данных. Основные понятия: отношение, кортеж, домен. Реляционная алгебра (РА)
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconMicrosoft Access 2003 Работа №1 Основные понятия реляционных баз данных Создание таблиц в Microsoft Access
Создание учебной базы данных. Знакомство с основными приемами работы конструктора базы данных. Ввод данных в табличном режиме
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconБазы данных База данных
База данных — средство организации хранения и управления большим количеством упорядоченной разнородной информации
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия iconВопросы к экзамену по дисциплине "Базы данных"
Основные понятия: информация, данные, предметная область, объект, класс объектов, атрибут
Лекция № технология хранения и поиска информации учебные вопросы: Базы данных. Основные понятия icon7. Краткая история развития вычислительной техники
...
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org