Создание баз данных в Microsoft Access



страница1/5
Дата25.07.2014
Размер0.53 Mb.
ТипМетодические указания
  1   2   3   4   5


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Московский технический университет связи и информатики

Волго-Вятский филиал

Кафедра математических и естественнонаучных дисциплин

ИНФОРМАТИКА

Создание баз данных в Microsoft Access

Методические указания к лабораторным работам

для студентов по направлению подготовки дипломированного

специалиста 65440 – «Телекоммуникации»

специальности 200900 – «Сети связи и системы коммутации»


дневной формы обучения

Нижний Новгород

2008 г.
Создание баз данных в Microsoft Access

Составитель Е.Н. Саладаев.

Издание одобрено на заседании кафедры «____» _________ 20___ г.

Протокол № ___



Сведения из теории

1. Нормализация структур данных
Это перевод таблиц, содержащих повторяющиеся данные, в набор связанных таблиц, где уже нет повторений. Это повышает эффективность работы с базой данных и уменьшает ее размер. После создания набора таблиц данные по-прежнему можно просматривать и обрабатывать вместе, создав для этого запрос.
2. Главный ключ таблицы
Таблицу, в которой не определен ключ, нельзя использовать при установлении межтабличных связей; кроме того, поиск и сортировка в такой таблице выполняются медленнее.Ключ не может содержать пустых и повторяющихся значений. Порядок полей определяет используемый в таблице по умолчанию порядок сортировки.

Если в новой таблице не определен ключ, то при сохранении таблицы Microsoft Access открывает диалоговое окно с приглашением создать ключ автоматически. При нажатии кнопки Да в таблицу добавляется поле счетчика.


3. Индексация
Microsoft Access автоматически создает индекс для ключа таблицы и использует его для поиска записей и объединения таблиц. Необходимо создавать индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.
4. Элементы окна базы данных
Окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access. Это окно содержит вкладки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули. При выборе вкладки выводится список всех объектов этого типа в базе данных. При отключенном выводе окна базы данных необходимо создать форму, обеспечивающую перемещение пользователя по базе данных или приложению.
Для того чтобы вывести окно базы данных в верхний слой окна, нужно нажать кнопку Окно базы данных на панели инструментов. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.
5. Типы данных
Текстовый: Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Размер до 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся.

Поле MЕМО : Длинный текст или числа, например, пометки или описание. Размер до 64 000 символов.

Числовой : Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используется денежный тип). Размер 16 байт только для кодов репликации.

Дата/время: Даты и время. Размер 8 байт.

Денежный: Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. Размер 8 байт.

Счетчик: Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Размер 4 байта, 16 байт только для репликации кодов.

Логический: Поля, содержащие только одно или два значения, таких как “Да/Нет”, “Истина/Ложь”, “Включено/Выключено”. Размер 1 бит.

Объекты OLE: Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Размер до 1 гигабайта (ограничено объемом диска).

Гиперссылки: Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. Размер до 64 000 символов.
6. Связи между таблицами и целостность данных
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. При попытке внесения изменений, противоречащих связям, установленным в базе данных, возвращает перехватываемая ошибка. При попытке выполнить операции каскадного обновления или каскадного удаления ядро базы данных Microsoft Jet изменяет в таблицах ключ и внешний ключ таким образом, чтобы обеспечить условия установленной связи.

При задании режима сохранения целостности данных должен существовать уникальный индекс для ключевого поля адресуемой таблицы. Ядро базы данных Microsoft Jet автоматически создает индекс и устанавливает значение свойства Foreign в адресующей таблице, необходимое для выполнения роли внешнего ключа. Допускается определение связей не только для таблиц, но и для запросов. Однако для запросов целостность данных вовсе не обязательна.
7. Автоподстановка
При вводе пользователем значения в поле со списком Microsoft Access проводит в списке поиск значений, первые символы которых совпадают с символами, уже введенными в поле. Если для свойства Автоподстановка (AutoExpand) задано значение “Да”, то в поле выводится первое из найденных в списке значений, соответствующее введенным символам.

Если для свойства Ограничиться списком (LimitToList) задано значение “Да” и поле со списком раскрыто, то по мере ввода пользователем символов в поле Microsoft Access выделяет в списке соответствующие значения, даже в том случае, если для свойства Автоподстановка (AutoExpand) установлено значение “Нет”. В том случае, если пользователь нажмет клавишу ENTER, или перейдет к следующему элементу управления или записи, выбранное значение заносится в поле со списком.


8. Экспорт и импорт данных
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.
9. Назначение и элементы формы
Формы используются для различных целей :запись в таблицу данных , для выбора других форм и запросов ,визуализации данных. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом, хранится в макете формы. Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле. Элемент управления это графический объект, например, поле, флажок, прямоугольник или кнопка, размещаемый пользователем в форме или отчете в режиме конструктора для отображения данных, выполнения макрокоманд или упрощения чтения формы или отчета.
10. Способы построения формы. Режим мастера , режим конструктора
Использование мастера форм — это наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу. В первом окне мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц. При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать. С помощью мастера можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Примером обычной является форма, содержащая сведения о товарах и их поставщиках. Для просмотра иллюстрации этого типа формы нажмите кнопку . Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением “один-ко-многим”. Также можно создавать формы в режиме конструктора.

11. Просмотр данных с помощью форм
Для просмотра данных используется подчинённая форма. При создании формы и подчиненной формы, базирующихся на таблицах, связанных отношением “один-ко-многим”, главная форма представляет сторону “один” отношения, а подчиненная форма представляет сторону “многие”. Главная форма синхронизируется с подчиненной формой таким образом, что в подчиненной форме выводятся только записи, связанные с записью в главной форме. Если подчиненная форма создается с помощью мастера или путем перемещения формы или таблицы с помощью мыши из окна базы данных в другую форму, главная форма автоматически синхронизируется с подчиненной формой при соблюдении двух следующих условий:
Выбранные таблицы связаны отношением, представленным в окне Схема данных. Обычно это отношение “один-ко-многим”. При выборе запроса или запросов форма и подчиненная форма автоматически синхронизируются, если этим условиям удовлетворяют базовые таблицы запроса или запросов. Например, запрос, базирующийся на одной таблице, можно использовать для вычисления значения поля. Если эта базовая таблица правильно связана с другой базовой таблицей или запросом, форма и подчиненная форма синхронизируются автоматически.
Главная форма базируется на таблице с ключом, а подчиненная форма базируется на таблице, содержащей поле с тем же именем, что и ключевое поле, и с тем же или совместимым типом данных. Например, если ключевое поле главной формы имеет тип “Счетчик”, а в свойстве Размер поля задан размер длинное целое, то соответствующее поле в подчиненной форме должно иметь тип Числовой и указанный в свойстве Размер поля размер длинное целое. Если выбран запрос или запросы, то удовлетворять этим условиям должны базовые таблицы для запроса или запросов.
12. Запрос
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
13. Отчёт
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Подчиненным отчетом называют отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующимся на таблице, запросе или инструкции SQL. В перекрестном отчете заголовки строк образуются путем комбинирования разнообразных данных. В данном отчете используются процедуры обработки событий, которые пользователи могут скопировать в собственные приложения и изменить в соответствие с собственными потребностями.

14. Вложенные формы
Подчиненная форма - это форма, находящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри формы называется подчиненной формой.

Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. При использовании формы с подчиненной формой для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что записи из таблицы на стороне “многие” будут иметь связанную запись в таблице на стороне “один”. Это также автоматически сохраняет каждую запись, добавляемую в подчиненную форму.

Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчиненной формы. При создании подчиненной формы с помощью мастера форм или мастера подчиненных форм главная форма и подчиненная форма связываются автоматически.
15.Запрос на выборку и на изменения
Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Также можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, на обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.

Запрос на удаление Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

Запрос на добавление. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.
16.Параметрический запрос
Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных. Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для форм и отчетов.

Можно создать специальную форму или диалоговое окно, которое вместо диалогового окна запроса с параметрами будет выводить приглашение на ввод параметров запроса. Запрос с параметрами отображает одно или несколько определенных диалоговых окон, выводящих приглашение пользователю ввести условия отбора.



Лабораторная работа N 1
Знакомство с оболочкой MS Access. Создание таблиц и схемы данных

Цель работы. Изучить вопросы, связанные с нормализацией данных, созданием таблиц в БД и заданием схемы данных.
Описание базы данных "Склад"

База данных предназначена для учета товаров, которые поступают по заказам на оптовый склад. Сотрудник оформляет закупку товаров нескольких наименований у одного поставщика. Общая закупка включает в себя несколько сделок, отображаемых набором сведений о закупке каждого товара. Каждый товар относится к тому или иному типу товаров. Закупленные товары должны прибыть на склад при помощи одного из возможных способов доставки.



При создании базы выделяем следующие сущности:

Товары - содержит сведения о товарах;

Типы - справочник групп (типов) товаров;

Сделки - содержит сведения о заказах (проведенных операциях по закупке) каждого из товаров;

Закупки - содержит сведения о заказах нескольких товаров от одного поставщика;

Сотрудники - содержит сведения о сотрудниках, оформивших заказ;

Поставщики - содержит сведения о каждой организации - поставщике товаров

Доставка - справочник видов доставки.
Порядок выполнения.

  1. Создать таблицы БД (список таблиц приведен ниже). Задать требуемые свойства полей.

  2. Создать схему данных.

  3. Сделать подстановки в связанных полях

  4. Ввести тестовые данные (по 10-20 строк в таблицы "Товары" и др., по 5 строк в таблицы "Типы" и др.



Схема данных




  1   2   3   4   5

Похожие:

Создание баз данных в Microsoft Access iconMicrosoft Access 2003 Работа №1 Основные понятия реляционных баз данных Создание таблиц в Microsoft Access
Создание учебной базы данных. Знакомство с основными приемами работы конструктора базы данных. Ввод данных в табличном режиме
Создание баз данных в Microsoft Access iconЛабораторная работа №1 знакомство с microsoft access
Изучая материал, Вы узнаете: Что такое база данных? Какие бывают базы данных? Как создавать базы данных в Microsoft Access? Чем отличается...
Создание баз данных в Microsoft Access iconОсновные операции в Microsoft Access Часть Создание базы данных и таблиц
Данный документ предназначен для использования в самостоятельной работе студентов с приложением Microsoft Office Access при выполнении...
Создание баз данных в Microsoft Access iconОсновные операции в Microsoft Access Часть Создание подстановок и связей
Данный документ предназначен для использования в самостоятельной работе студентов с приложением Microsoft Office Access при выполнении...
Создание баз данных в Microsoft Access iconРабота с базами данных в среде субд microsoft Access
Целью работы является изучение средств разработки основных объектов базы данных Microsoft Access, знакомство с конкретными приемами...
Создание баз данных в Microsoft Access iconОписание структуры базы данных «вбу: угрозы, охрана, использование»
База данных выполнена в программе Microsoft Access с использованием стандартных методов проектирования реляционных баз данных. Включает...
Создание баз данных в Microsoft Access iconЛабораторная работа №12 Создание таблиц в ms access. Теоретические сведения. 1 Создание базы данных
Для создания новой базы данных нужно при открытии ms access выбрать опцию Новая база данных. В появившемся диалоговом окне указать...
Создание баз данных в Microsoft Access iconЛабораторная работа 23 Создание таблиц баз данных ms access. Создание межтабличных связей
Цель работы: Научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами. Освоить...
Создание баз данных в Microsoft Access iconЛабораторная работа №5 Основы работы в Microsoft Office Access
Цель работы: получить практические навыки работы с реляционными структурами данных на примере субд ms office Access. Научиться визуализировать...
Создание баз данных в Microsoft Access iconИнформационные технологии в управлении: проектирование и разработка баз данных Microsoft Access
Форма обучения: очно-заочная (установочная сессия – 5 дней, итоговая сессия – 1 день)
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org