Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена



Скачать 111.62 Kb.
Дата26.07.2014
Размер111.62 Kb.
ТипДокументы

Автоматизация в MS Word

Автоматизация ввода текста в MS Word
§1. Автотекст. Автозамена

  1. Автотекст

Для ускорения набора текста Word предлагает такие средства, как автотекст и автозамена. Достаточно ввести несколько условных символов, и либо пользователю тут же будет предложено заменить их на соответствующий элемент автотекста, либо такая замена произойдет автоматически.

Автотекст представляет собой средство, которое позволяет экономить время при неоднократном вводе одного и того же текста или графики. Элемент автотекста может вставляться без сохранения или с сохранением формата, определенного при его создании.



Создание элементов автотекста (Версия 2003)г:

  • Выделите текст, рисунок, таблицу.

  • Выполните СервисАвтозамена…

  • В окне Автозамена на вкладке Автотекст измените, если требуется, имя элемента и нажмите кнопку Добавить. (проследите, чтобы был установлен флажок Автозавершение для автотекста и дат)

Создание элементов автотекста (Версия 2007)г:

  • Добавьте пиктограмму Автотекст на Панель быстрого доступа. Для этого слева от панели быстрого доступа нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа, и в выпадающем меню выберите Другие команды. В появившемся окне Параметры Word выберите Настройка, В поле Выбрать команды из указать Все команды и из списка выбрать Автотекст, нажать кнопку Добавить и ОК.

  • Выделите текст, рисунок, таблицу.

  • Кликните на панели быстрого доступа кнопку Автотекс и выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

  • В окне Создание нового стандартного блока в поле Имя измените, если требуется, имя элемента и нажмите ОК.








Использование автотекста

  • Наберите имя элемента.


F3

Нажмите клавишу

  • Если имя элемента содержит не меньше четырех символов, при наборе даже части из них Word предложит замену, как только сможет однозначно распознать имя среди других имён. В этом случае достаточно нажать клавишу Enter, чтобы вставить элемент автотекста.

  1. Удаление элемента автотекста:

Версия 2003г

  • В окне Автозамена на вкладке Автотекст выделите имя элемента

  • Нажмите кнопку Удалить.

Версия 2007г

  • Кликните на панели быстрого доступа кнопку Автотекс

  • По любому объекту выпадающего списка кликните правой кнопкой мыши и выберите команду Упорядочить и удалить…

  • В окне Организатор стандартных блоков выделите имя элемента и нажмите кнопку Удалить.




  1. Редактирование элемента автотекста:

Версия 2003г

  • Отредактируйте вставленный элемент автотекста и выделите его.

  • В окне Автозамена на вкладке Автотекст выделите имя элемента.

  • Нажмите кнопку Добавить.

  • В ответ на вопрос Переопределить элемент автотекста? Нажмите Да.

Версия 2007г

  • Отредактируйте вставленный элемент автотекста и выделите его.

  • Кликните на панели быстрого доступа кнопку Автотекс и выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

  • В окне Создание нового стандартного блока в поле Имя введите имя элемента и нажмите ОК.




  1. Автозамена

При вводе текста автозамена позволяет автоматически корректировать типичные ошибки ввода и вставлять часто используемый текст (большие фрагменты с форматированием) или рисунок.
Создание элемента автозамены:

  • Выполните Сервис → Автозамена… (Вставка, Символ, кнопка Автозамена)

  • В окне Автозамена введите в поле заменить: заменяемый текст, а в поле на: его замену

  • Нажмите кнопку Добавить.


Создание элемента автозамены с форматированием:

  • Наберите и отформатируйте текст, рисунок, таблицу и выделите их.

  • В окне Автозамена введите в поле заменить: текст, при наборе которого должна появиться автозамена.

  • Проследите, чтобы был выбран переключатель форматированный текст.

  • Нажмите кнопку Добавить.

Использование Автозамены:

  • Автозамена происходит автоматически, как только вы набираете текст, введенный в поле заменить.

  • Следует отметить, что автозамена срабатывает только если Word распознаёт текст как отдельное слово.



Практическая работа

Цель: Приобрести навыки создания и использования автотекста и автозамены. Определять, в каких случаях удобнее использовать автотекст, а в каких автозамену.
Задание 1.

При наборе текста иногда приходится многократно вводить одни и те же фразы, например, название организации, подпись или электронный адрес.

Рассмотрим способ автоматического ввода названия компьютерной фирмы «МиниКомп»:


  1. Наберите название фирмы Компьютерная фирма «МиниКомп»

  2. Выделите этот текст

  3. Выполните команду Автотекст (кликнув мышью по пиктограмме на панели быстрого доступа).


F3
Введите имя элемента кф и нажмите ОК.

  1. Введите текст кф и нажмите клавишу – получилось?

Таким образом можно создать любой автотекст, даже с картинками или таблицами. Создайте следующие элементы автотектса:



  • Электронный адрес фирмы:

    • Имя элемента – эа

    • Образец

email.pngminiKomp@mail.ru

  • Подпись директора фирмы:

    • Имя элемента – дирф

    • Образец

Директор ____________ (Иванов П.С)

  • Таблицу с реквизитами фирмы:

    • Имя элемента – рекф

    • Образец

Продавец:

Компьютерная фирма «МиниКомп»

ИНН 111222333444

Свидетельство 56-АВ №78 от 24.03.10

Покупатель:

________________________

Адрес:

_________________________

_________________________

Подпись: _________________

Теперь у вас есть набор готовых элементов автотекста для повышения скорости ввода текста различных договоров, заключаемых вашей фирмой. Но, прежде чем приступить к оформлению документа, внимательного его просмотрите, где вы будете использовать возможности автотекста. Может быть, вам понадобиться создать дополнительные элементы.


Договор поставки

Компьютерная фирма «МиниКомп», действующая на основании Свидетельства о регистрации 56-АВ № 78 от 24.03.10, в лице директора Иванова П.С. и Частная школа «Компьютерный рай» В лице директора Константиновой И.Ф. заключили настоящий договор о нижеследующем:



  1. Предмет договора:

    1. Компьютерная фирма «МиниКомп» продаёт, а Частная школа «Компьютерный рай» покупает предметы, указанные в п.1.2.



    2. Наименование товара

      Цена

      Количество

      Сумма

















































  2. Сроки поставки:

    1. Компьютерная фирма «МиниКомп» обязуется произвести поставку товара в течении 15 дней.

  3. Условия поставки и приёма товара:

    1. Компьютерная фирма «МиниКомп» осуществляет доставку товара до места установки.

    2. Компьютерная фирма «МиниКомп» устанавливает оборудование, требующее установки.

    3. Частная школа «Компьютерный рай» принимает товар, проверяя его работоспособность после установки. Выявленный при приёме брак устраняется Компьютерной фирмой «МиниКомп». Претензии по качеству установки после приёма товара не принимаются.

  4. Юридические адреса и реквизиты сторон:




Продавец:

Компьютерная фирма «МиниКомп»

ИНН 111222333444

Свидетельство 56-АВ №78 от 24.03.10

Директор ____________ (Иванов П.С)

email.pngminiKomp@mail.ru

Покупатель:

________________________

Адрес:

_________________________

_________________________

Подпись: _________________



Задание 2. Создайте следующие элементы автозамены:
А) Создание автозамены с обычным текстом

  • Откройте окно Автозамена

  • Введите в поле заменить: текст т.к., а в поле на: текст так как

  • Нажмите кнопку Добавить.

Создайте ещё один элемент автозамены – соотв на соответствует.

Для проверки наберите такой текст:


Мы не можем разместить компьютерный класс в этом помещении, т.к. оно не соотв требованиям.
Если вы верно настроили параметры автозамены, текст т.к. сразу после набора второй точки превратился в так как, а текст соотв после ввода пробела – в соответствует.
Б) Создание автозамены с форматированием

К элементам автозамены, также как и автотекста, могут относиться картинки, таблицы или списки. Создайте элемент автозамены, заменяющий текст пф (печать фирмы) на рисунок:




  • Чтобы объект можно было использовать для автозамены, в его свойствах задайте положение (обтекание): в тексте.

  • Выделите рисунок.

  • Проследите, чтобы переключатель форматированный текст был включен.

  • Нажмите кнопку Добавить.

Добавьте к набранному договору печать.

Коротко о главном


F3

С помощью автотекста можно сохранять часто используемые фрагменты документа (текст, рисунки, таблицы, списки), а затем вставлять их, используя клавишу

  • Автозамена сама «исправляет» самые распространённые ошибки, расшифровывает сокращения.

  • Существенное отличие автозамены от автотекста заключается в следующем: пользователь может выбирать, воспользоваться ли ему в данном месте документа автотекстом, нажав клавишу F3, а автозамена всегда срабатывает автоматически.

  • Использование элементов Автотекста и Автозаиены существенно повышает скорость набора текста, в том числе и форматированного. Одно только плохо: надо помнить имена введённых элементов.

  • Созданные элементы автотекста сохранятся в файле общего шаблона документа Normal.dot (2003г), Normal.dotm или Building Blocks.dotx (2007г)



§2. Настройка «горячих» клавиш и макросы. Практическая работа


  1. Способы вставки символа

Если вы часто вставляете в документ какой – либо символ, которого нет на клавиатуре, можно упростить эту процедуру, используя технологию «горячих» клавиш. Рассмотрим два способа: Стандартная клавиатурная комбинация и Создание новой клавиатурной комбинации.

Попробуем, например, вставить символ §



  • Способ первый – обычный:

    • Выполните ВставкаСимвол…;

    • В списке Шрифт: выберите (обычный текст);

    • Выделите символ §

    • Нажмите кнопку Вставить и закройте окно Символ.




  • Способ второй – не совсем обычный:

    • Установите курсор в место вставки символа;

    • Удерживая нажатой клавишу Alt, наберите на дополнительной клавиатуре четыре цифры 0167 и отпустите клавишу Alt – появился символ § (в дальнейшим подобную комбинацию клавиш будем обозначать Alt + 0167)

    • Замечание. Откуда взялась комбинация 0167? Откройте окно Символ, выделите символ § и в нижней части окна посмотрите подсказку (это ASCII код символа)




  • Способ третий – совсем необычный:

    • В том же окне Символ выделите § и нажмите кнопку Клавиша… (Сочетание клавиш…)

    • В поле Новое сочетание клавиш: нажмите аккорд Alt+п

    • Нажмите кнопку Назначить, а затем Закрыть

    • При наборе текста, как только понадобится вставить символ параграфа, нажмите аккорд Alt+п – и символ появится, причём при любой раскладке клавиатуры.





  • Способ четвертый – известный:

    • В том же окне Символ при выделенном символе § нажмите кнопку Автозамена…;

    • Создайте элемент автозамены заменить: прг на: §

    • Как использовать автозамену, вы уже знаете.

  • Способ пятый – экзотический, рассмотрим ниже.




  1. Макросы

Аппарат макросов представляет собой средство, с помощью которого можно описать произвольную последовательность действий пользователя с целью последующего многократного её выполнения. Макросы можно создавать путём программирования на языке Visual Basic или путём протоколирования действий пользователя (что не требует изучения указанного языка)




  • Выполните Сервис→Макрос →Начать запись… (Вид →Макросы→ Запись макроса…);

  • В окне запись макроса введите имя макроса Параграф:



ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ. Как только вы нажмёте кнопку ОК, начнётся запись макроса, то есть Word будет запоминать всё, что вы делаете с помощью клавиатуры или мышью. Поэтому сейчас внимательно прочитайте, что делать дальше, потому что во время записи нежелательно будет отвлекаться. Но в крайнем случае можно нажать кнопку Пауза, а для продолжения записи эту кнопку надо будет отжать.

Итак, записываем макрос:



    • Имя макроса (Параграф) ввели, нажмите кнопку ОК;

    • Вставьте символ параграфа аккордом Alt+0167;

    • Нажимаем кнопку Стоп на панели записи макроса;

    • Если панель записи макроса пропала, можете перевести дух – макрос вы записали.

  • А теперь вызовем его:

    • Выполните Сервис→Макрос →Макросы… (Вид →Макросы→ Макросы);

    • В открывшемся окне Макрос выделите строку Параграф и нажмите кнопку Выполнить – появился символ параграфа? Если это произошло без проблем, значит макрос записан верно. Если не появился, удалите (выделите имя макроса и нажмите кнопку удалить) макрос в том же окне и запишите его снова.




  • Создадим кнопку для вызова макроса:

  • Выполните Настройка панели быстрого доступа → Другие команды, в появившемся окне Параметры Word выберите Настройка, В поле Выбрать команды из указать Макросы

  • В списке команд найдите макрос Параграф, выделите его и нажмите кнопку Добавить.

  • Нажмите кнопку Изменить и выберите изображение для кнопки.

  • Нажмите ОК, и ваша кнопка появится на панели быстрого доступа.

((для 2003г: Вид → Панели инструментов → Настройка… на вкладке Команды выберите категорию Макросы, В списке команд найдите макрос Параграф и перетащите его мышью на панель инструментов, поместив рядом с кнопкой Автотекст).

Часто макросы создаются для автоматизации рутинных действий, таких, например, как сложное форматирование. Создадим макрос, задающий для выделенного текста оформление курсивом красного цвета. При этом все остальные настройки шрифта должны оставаться неизменными:


  • Напишите текст: Создаём макрос для оформления текста красным курсивом

  • Для чистоты эксперимента отформатируем слова этого фрагмента по-разному:

Создаём макрос для оформления текста красным курсивом

  • Выделите слово макрос и вызовите окно создания макроса.

  • Назовите макрос Курсив и включите запись.

  • Установите курсивное начертание шрифта и выберите красный цвет шрифта.

  • Остановите запись макроса.

А теперь проверим его работу :

  • Скопируйте имеющуюся строчку – она нам ещё понадобится.

  • Выделите оставшийся текст первой строки и выполните макрос:

Создаём макрос для оформления текста красным курсивом

Создаём макрос для оформления текста красным курсивом



Коротко о главном:

  • Для того, чтобы быстро вставлять необходимый символ в текст, надо либо воспользоваться стандартной клавиатурной комбинацией, либо создать свою.

  • Макрос – это серия действий, сгруппированных вместе под одним именем; выполнение макроса приводит к выполнению записанных в нем действий.

  • Для быстрого выполнения макроса можно назначить для него кнопку.

  • Часто макросы создают для форматирования любого выделенного блока текста или отдельных символов.

  • Макрос – это программа на языке Microsoft Visual Basic, код которой можно исправить, удалив или добавив строчки.

  • Макросы сохраняются в файле общего шаблона документа Normal.dotm (Normal.dot)


Похожие:

Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconЛабораторная работа №2 Форматирование текста в редакторе Word. Что осваивается и изучается?
Запустите программу Microsoft Word, пользуясь меню Пуск/Программы/Microsoft Word. На экране появится окно программы Word. Изучите...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconПравила оформления текста доклада
Все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconПравила оформления текста доклада
Все материалы должны быть представлены на бумаге (1 экз.) и на дискете 3,5 (Текстовый процессор ms word). Параметры редактора Word...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconMicrosoft Office Word. Текстовый редактор Word представляет собой компьютерную программу обработки текста программа
«рисованием от руки» и последующим переписыванием (либо ксерокопированием). Созданные на компьютере документы легко редактировать...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconПрактическая работа №2 Дополнительные возможности текстового процессора Microsoft Word: списки, колонки; колонтитулы, вставка символов; автотекст
Многоуровневым списком; научиться оформлять текст в виде газетных колонок и устанавливать параметры колонок. Научиться работать с...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconТребования к набору текстов в редакторе ms word
Для подготовки текста используйте только системный шрифт Times New Roman. Не применяйте никаких других шрифтов, это может привести...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconПрактическая работа по теме «Создание документов в текстовом процессоре Word»
Запустите текстовый процессор Word (пуск→программы→Microsoft Office→ Microsoft Office Word 2003)
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconТекстовый редактор Word
Для того чтобы открыть программу нажмите левой клавишей мыши: Пуск – Microsoft Office Word 2003 (или Microsoft Office Word 2007)
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconТребования к оформлению рукописи в формате word поля
...
Автоматизация ввода текста в ms word автотекст. Автозамена iconАвтоматизация диагностирования, мониторинга и технического обслуживания устройств железнодорожной автоматики и телемеханики
Специальность: 05. 13. 06 – Автоматизация и управление технологическими процессами и производствами
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org