Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания



Скачать 56.25 Kb.
Дата04.09.2014
Размер56.25 Kb.
ТипДокументы
Справка

о результатах проверки в отделе ЗАГС Правобережного района Управления

ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания
09 февраля 2012 год г. Владикавказ
В соответствии с планом работы Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- Управление ЗАГС) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка отдела записи актов гражданского состояния Правобережного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания (далее- отдел ЗАГС Правобережного района).

Комиссия в составе председателя комиссии – заместителя руководителя Управления ЗАГС РСО-Алания – Г.К. Каргиновой, начальника отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - Е.В. Дзидзоевой, начальника отдела хранения и выдачи документов Управления ЗАГС – А.А. Рубаевой, специалиста 1 разряда отдела организации деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния Управления ЗАГС - З.А. Тебиевой.

Комиссией предусматривалась проверка правильности ведения архивного делопроизводства и формирования архива в период с 01.01.2010 г. по 31.12.2011 г.
Архив занимает отдельный кабинет, соответствует стандартам, оборудован металлическими стеллажами. Созданы условия для надлежащего хранения книг актовых записей, а так же документов длительного хранения. В целях соблюдения правил противопожарной безопасности установлены: порошковый огнетушитель, распашная решётка, а также пожарная сигнализация. В последний день месяца проводится санитарный день: обеспылевание книг актовых записей, влажная уборка полок и др.

В результате контрольно-надзорной деятельности комиссией изучались следующие вопросы:


1. формирование дел в соответствии с номенклатурой

Документация отдела сформирована согласно «Перечню документов органов ЗАГСа с указанием сроков хранения», утверждённого 09.07.1976 г. Документы, согласно номенклатуре, озаглавлены, указаны сроки хранения и ссылки на индекс дела. Гербовые бланки свидетельств строгой отчётности, печати, штампы хранятся в сейфе.



2.Оформление книг актов записей гражданского состояния
Книги государственной регистрации актов гражданского состояния хранятся в хронологическом порядке, по видам записей актов, а также по принадлежности к определённому сельскому поселению. Все книги аккуратно пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Переплёт и оформление книг до 2010 года включительно завершены полностью, за 2011 год оформлено : 1 книга записей актов о рождении и 1 книга записей актов о смерти. Корешки книг оформлены в различной цветовой гамме. Содержание книг соответствует надписи на корешке. Книг, требующих реставрационных работ, в архиве отдела нет. Выборочно проведена проверка правильности внесений изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния.
Внесение изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния производится в соответствии с «Правилами заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния» утв. Постановлением правительства РФ от 17.04.1999 г. №432.
3. Электронная база

Электронная база данных записей актов гражданского состояния пополняется ежедневно. На 31.12.2011 года составляет 68 110 единиц. По сельским поселениям внесены все данные (кроме с. Хумалаг и с. Заманкул), по г.Беслан частично.


4. Учёт документов (алфавитные книги)

Алфавитные книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Содержание соответствует наличию книг актовых записей. С 2007 года алфавитные книги ведутся также и в электронном виде.


5. Комплектование архива

В архивном помещении хранятся книги записей актов гражданского состояния, также дела длительного хранения. Архив насчитывает 483 книги актовых записей. Архивный фонд располагает данными по г. Беслан с 1942 года, по сельским поселениям с 1924года.



6. Акты на списание

По мере истечения сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел, уничтожаются документы, подлежащие, согласно соответствующим актам, уничтожению. Документов, подлежащих уничтожению в наличии нет.



7.Журналы входящей и исходящей корреспонденции

Журналы входящей и исходящей корреспонденции пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Вся входящая корреспонденция регистрируется в день поступления. Срок исполнения исходящей корреспонденции составляет не более 5 дней. На выдачу справок из архива ведётся отдельный журнал входящей корреспонденции.



8. Журнал учёта почтовой оплаты

Журнал учёта почтовой оплаты ведётся с указанием адресата, номера и даты регистрируемого почтового отправления.


9.Ведение расходных журналов

Книги по учёту и расходу бланков свидетельств о регистрации актов гражданского состояния хранятся в сейфе. Книги прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью начальника отдела. Подписи заявителей имеются. Номера указанных в журнале свидетельств совпадают с номерами указанными в актовых записях. Сведения об испорченных свидетельствах вносятся надлежащим образом.


10. Ведение описи архивного фонда

Опись архивного фонда ведётся. В журналы внесены все книги записей актов гражданского состояния, хранящиеся в архивном помещении.


11.Состояние дел, находящихся на хранении в архиве

Дела длительного срока хранения находятся в скоросшивателях и хранятся в коробах: перемена имени: 1977-2008 г.г. ;заявления на установление отцовства: 1977-2009г.г.; заявления на внесение исправлений - 2008г.; заявления на выдачу справок-2007-2010г.г. ; заявления на регистрацию заключения брака - 2007-2008г.г.; заявления на регистрацию расторжения брака - 2007-2008г.г.; заявления на выдачу повторных документов - 2007-2008г.г.; присланные дела по исправлению - 1982-2010г.г.; дела по восстановленным записям: 1977 -1998г.г.; дела по исправлениям : 2008 г.; дела по исправлениям по решению суда:1999 – 2007 г.г.; дела по решению суда о восстановлении регистрации рождения: 2001-2010г.г., дела по решению суда об усыновлении: 2001-2010г.г.; решения РИК и АМС об усыновлении: 1979-2000г.г., входящая корреспонденция и исходящая корреспонденция -2007-2008 г.г., расходные книги – 1985 -2007 г.г.




12. Выдача справок
За проверяемый период выдано и выслано справок из архива в количестве 130 штук. Из них за 2010 год: по личным заявлениям- 51, по запросам-23; за 2011 год: по личным заявлениям – 49, по запросам – 7. Заявления на выдачу справок аккуратно заполнены с указанием всей необходимой информации. К заявлениям по выдаче справок на умерших лиц приложены соответствующие документы, подтверждающие родственные отношения. Входящий номер проставлен, исходящий номер отсутствует. К высланным справкам прикладываются сопроводительные письма, с указанием в журнале исходящей корреспонденции. К выданным справкам по нотариальным и адвокатским запросам сопроводительные письма не прикладываются.

Количество присланных справок составило за 2010 год-3, за 2011 год – 1. Входящий номер с указанием в журнале входящей корреспонденции проставлен. Квитанции об уплате соответствующего размера госпошлины приложены.


13. Международная правовая помощь
За 2010-2011 годы в компетентные органы иностранных государств было направлено 27 запросов об оказании международной правовой помощи. В том числе: за 2010 год- направлено 2 анкеты по истребованию повторных документов и 1 анкета по истребованию справки, 4 запроса направлено по истребованию актовых записей, 1 дело по исправлению направлено в Украину; за 2011 год- направлено 7 анкет по истребованию повторных документов и 1 анкета по истребованию справки, 11 запросов по истребованию актовых записей. Замечаний в оформлении вышеуказанных документов нет.
Выявленные нарушения:

- В выданных справках ф.25 под номером справки указывается не исходящий номер справки, а номер актовой записи с буквой «М»;

- к заявлению на выдачу справки о заключении брака Кокаева Б.С. и Караевой Б.А. не представлены полномочия на получение вышеуказанного документа.
Отделу ЗАГС Правобережного района Управления ЗАГС Республики Северная Осетия-Алания рекомендовано:
- соблюдать требования ФЗ-143 «Об актах гражданского состояния»;

- при получении заявления на выдачу справок регистрировать заявления в общем журнале входящей корреспонденции;



- при выдаче справок ф.25 под номером справки ставить исходящий номер с указанием в журнале исходящей корреспонденции.

Похожие:

Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в секторе загс кировского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в секторе загс ирафского района Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года осуществлена проверка сектора записи актов гражданского...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconСправка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон республики северная осетия-алания об участии республики северная осетия-алания в проектах государственно-частного партнерства статья Предмет регулирования настоящего Закона
Республики Северная Осетия-Алания, создание нового имущества для реализации приоритетных направлений развития экономики и социальной...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон республики северная осетия-алания об инвестиционной деятельности в Республике Северная Осетия-Алания в редакции Законов Республика Северная Осетия-Алания от 06. 07. 2001 г. N 24-рз; от 28. 01. 2003 г. N 5-рз
...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон о мировых судьях в республике северная осетия алания
Мировые судьи в Республике Северная Осетия-Алания (далее мировые судьи) являются судьями общей юрисдикции Республики Северная Осетия-Алания...
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconКонституция Республики Северная Осетия-Алания (принята Верховным Советом Республики Северная Осетия 12 ноября 1994 г.)
О введении в действие настоящей Конституции см. Декларацию Верховного Совета Республики Северная Осетия
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconОрганы загс забайкальского края
Отдел загс центрального административного района г. Читы Управления загс читинской области
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗаконом Республики Северная Осетия Алания от 31 марта 2008 г. №6-рз стратегия
Состояние и тенденции социально-экономического развития Республики Северная Осетия-Алания 9
Справка о результатах проверки в отделе загс правобережного района Управления загс республики Северная Осетия-Алания iconЗакон о государственных наградах
Настоящий Закон в соответствии с Конституцией Республики Северная Осетия-Алания определяет правовые и организационные основы поощрения...
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org