Централизованная библиотечная система



Скачать 153.15 Kb.
Дата14.03.2013
Размер153.15 Kb.
ТипДокументы
Культура современного руководителя

Н.В. Сорокина, зам. директора МУК "Централизованная библиотечная система", г. Тамбов

Качество и результаты работы учреждений культуры во многом зависят от уровня управления, таланта и мудрости лиц, наделенных властными пол­номочиями. Компетентность и личностные свойства руководителей помо­гают найти наиболее достойный и наименее болезненный выход из многих тупи­ковых ситуаций, позволяют не только сохранить, но и упрочить репутацию учреж­дения.

Понятие "культура руководителя" объединяет в себе: я нравственную культуру;

■ управленческую компетентность;

■ культуру организации труда;

■ культуру внешнего облика.

Отсутствие и даже просто недостаточная развитость хотя бы одной из составляющих нарушает целостность облика руководителя. И только навыки, доведенные до автоматизма, могут обеспечить эффективность деятельности и решение задач, стоящих перед вверенным ему учреждением.

Нравственная культура

Это самая весомая составляющая понятия. Сложно переоценить вред, который способен нанести своей организации руководитель с низким уровнем самоцензуры. Именно поэтому нравственную культуру следует поставить на первое место. Она формируется из следующих компонентов:

■ культура поведения;

■ культура общения;

■ культура речи;

■ культура чувств;

■ культура мышления.

Культура поведения руководителя в первую очередь означает выбор правильной линии поведения в любой, даже непредвиденной и нестандартной ситуации. На основе американских и японских исследований в области менедж­мента был сконструирован образ идеального руководителя. Вот его характеристи­ки: твердый, но одновременно гибкий; серьезный, но с чувством юмора; друже­любный, но умеет держать дистанцию; преданный своему делу, но не теряет го­ловы при успехах и поражениях; мечтательный, но с сильно развитой волей; го­товый идти на риск, но основательно все просчитывающий. Современный руко­водитель должен уметь правильно ориентироваться в плохо поддающейся про­гнозированию социоэкономической обстановке, находить оптимальные вариан­ты поведения в отношении персонала и посетителей учреждения, а также во взаимоотношениях с внешней средой.

В основе культуры поведения лежат природные и благоприобретенные моральные и волевые качества человека: вежливость, уважение к людям, такт, деликатность, сочувствие, чуткость, обязательность, а также выдержка, самооб­ладание, смелость. В этот перечень можно включить и новое для многих понятие риск-тейкерство. Это оправданная, творческая, основанная на трезвом расчете и интуиции инициатива. В случаях, когда для принятия окончательного решения не хватает 10-15% информации, умелый руководитель способен взять на себя ответ­ственность и пойти на риск, при этом, будучи уверенным, что успех обеспечен, ибо промедление нередко "смерти подобно".
Риск не обязательно должен быть связан с вложением денег, инвестициями. Так, при кардинальном изменении целей и форм деятельности существует риск ухудшить свою репутацию, а доброе имя учреждения - весомый капитал, т. к. авторитет организации напрямую способ­ствует ее финансовому благополучию.

Культура общения. Оценки исследователей показывают, что до 80% рабочего времени человека, занимающего пост, расходуется на различные виды общения. В зависимости от того, с кем общается руководитель или менеджер, общение классифицируют по следующим уровням:

■ горизонтальное (между сотрудниками одного уровня);

■ вертикальное (вверх и вниз по иерархическим уровням).

Основные правила общения: внимательно слушать говорящего, давать ему выговориться, пользоваться экспрессивными языковыми и неязыковыми средствами, чаще называть собеседника по имени.

Общение, как известно, начинается с приветствия.

Деловая сфера вносит свои поправки в общие правила вежливости: здесь пол и возраст как критерии того, кто кого должен приветствовать первым, отступают на второй план, а на первый план выступает должность.

Например, секретарь-женщина первой приветствует своего руководите­ля-мужчину, а нижестоящий по должности сотрудник - вышестоящего. Приветствуя женщину или старшего по должности или возрасту, мужчина обычно вста­ет - это предписывает светский этикет. Деловой этикет и тут вносит свои поправ­ки: женщина в деловой обстановке также приветствует входящего сотрудника - если входящий значительно выше по должности. То есть в данном случае неваж­но, кто приветствует - мужчина или женщина, - и неважно, кого приветствует - мужчину или женщину, важна должностная иерархия.

При приветствии лучше всего пользоваться традиционным официальным "здравствуйте". Приветствие может сопровождаться рукопожатием. При рукопо­жатии мужчина снимает перчатку, женщина - нет. Первым руку протягивает старший по должности. Рукопожатие не должно быть ни слишком сильным, ни слишком слабым. Нельзя трясти или встряхивать чужую руку, сжимать ее двумя своими руками, протягивать лишь пальцы руки.

Что касается представления, то здесь в основе делового этикета лежат правила этикета светского. Согласно деловому этикету, представить кого-либо - значит назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в которой он рабо­тает. Представляющий должен быть знаком с обеими сторонами, поскольку он выступает гарантом достоверности данных и порядочности представляемых друг другу людей.

Данная процедура предполагает соблюдение следующей последователь­ности: мужчину представляют женщине; младшего по возрасту - старшему; имею­щего более низкий должностной статус - тому, кто выше по должности. Имена и фамилии следует произносить четко и ясно, чтобы не было необходимости пере­спрашивать. Знакомя лиц одного пола, близких по возрасту и служебному поло­жению, представляющий может воспользоваться формулировкой: "Познакомьтесь, пожалуйста, уважаемые коллеги", не акцентируя внимание на том, кто кому пред­ставлен.

Культура делового общения по телефону давно стала частью этикета. Приведем некоторые практические рекомендации.

■ если вы говорите по телефону, а в это время звонит другой аппарат, сле­дует извиниться перед тем, с кем разговариваете в настоящий момент, спросить, может ли звонящий подождать, и, получив согласие на ожида­ние, взять другую трубку. В случае, если человек на ожидание не согласен, надо попросить его позвонить позже, обязательно согласовав время;

■ если у вас нет времени продолжать слишком затянувшийся разговор, следует извиниться и предложить перенести беседу;

■ следует чаще употреблять глаголы в сослагательном наклонении, т. к. это смягчает общий тон разговора: "Могу ли я быть чем-либо полезен?", "Не могли бы вы перезвонить завтра в первой половине дня?" и т. п.;

■ в телефонном разговоре необходимо лимитировать продолжительность своих реплик и периодически делать паузы, чтобы дать возможность вы­сказаться собеседнику;

■ не стоит допускать избыточности телефонного общения, в результате которого может возникнуть психологическая усталость и напряжение с обеих сторон, которые могут повредить деловым контактам.

При телефонном общении нет возможности видеть лицо собеседника, поэтому вся нагрузка по передаче эмоций ложится на голос - его громкость, тембр, скорость речи, тон, интонацию. Телефон усиливает недостатки речи, поэтому не стоит говорить слишком быстро или медленно; необходимо умерять громкость голоса; надо говорить прямо в трубку; более четко произносить слова, чем при визуальном контакте; стараться не злоупотреблять слишком высокими или низ­кими частотами звука, поскольку и те и другие раздражают собеседника. Числи­тельные, фамилии, названия городов следует произносить медленно и четко. Следует стараться говорить ровно, доброжелательно. Для передачи этой добро­желательности некоторые зарубежные психологи рекомендуют "улыбаться глаза­ми". Именно тогда голос приобретает положительную, доброжелательную эмо­циональную окраску.

Чтобы телефонная беседа была результативной, к разговору надо гото­виться. Существуют рекомендации для тех, кто является инициатором разгово­ра:

■ важно обдуманно выбрать день и время звонка;

■ первая фраза должна сразу заинтересовать собеседника, расположить его к дальнейшему обсуждению и даже в некоторой мере настроить на опре­деленное решение;

■ планируя телефонный разговор, следует четко представлять его цель, возможные пути развития и результаты;

■ необходимо подготовить сведения, которые могут понадобиться в про­цессе разговора: цифры, адреса, номера телефонов и т. п.;

■ целесообразно подготовить перечень вопросов, которые необходимо обсудить, и определить их последовательность, т. е. логику развития разговора;

■ следует заранее найти доводы в пользу предлагаемого решения, поста­раться предугадать аргументы собеседника и подготовить свои доводы.

Еще один вид делового общения - деловые переговоры. Как и любой вид управленческой деятельности, они требуют тщательного планирования. Их проведение можно условно разделить на три стадии: подготовительную, пе­реговорную и заключительную.

Подготовительная стадия деловых переговоров включает согласование сроков, программ, фамилий участников. Обычно принимающая сторона берет на себя заботы, связанные с размещением гостей, предварительно разрабатывает программу досуга для партнеров, приехавших из других городов. Сторона, при­езжающая на переговоры, за день или два до приезда извещает о точном време­ни приезда и сообщает необходимые сведения о транспорте и месте его пребы­вания, чтобы приезжающих могли встретить.

Принимающей стороне необходимо организовать встречу партнеров, проводить их в приемную или иную комнату, дать возможность поправить при­ческу, предложить чашку чая или кофе. Помещение, в котором состоятся перего­воры, должно быть чистым, проветренным. На столе желательно поставить бу­тылки с минеральной водой, стаканы.

Право открытия переговоров и право задавать вопросы первым принад­лежит принимающей стороне. В ходе беседы, с одной стороны, нужно избегать прямых вопросов, требующих ответов "да" и "нет". С другой стороны, следует формулировать свои вопросы четко, не заставляя партнера догадываться, чего от него добиваются. Нельзя открыто подталкивать партнера к принятию благоприят­ного только для вас решения, но когда расхождения преодолены, не следует за­тягивать с фиксацией договоренности, чтобы не оставлять собеседнику возмож­ности для новых раздумий и колебаний. Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит человеку, как внимание к его словам, однако это внимание должно быть искренним.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых временных затрат.

Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых обе стороны единодушны, предшествовало обсуждению дискуссионных тем.

Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ: если человек сказал "нет", его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции. Полезно, однако, помнить, что отрицательный ответ на переговорах может быть лишь так­тическим приемом в ожидании компромиссного предложения. Без некоторого сопротивления переговоров практически не бывает, но хорошая предварительная подготовка и умелое их ведение помогут снять возражения. Старайтесь придер­живаться тактики, проверенной временем: доходчиво объясните свое предложе­ние, не обещайте ничего невозможного, отклоняйте невыполнимые требования, записывайте все, с чем вы соглашаетесь и что вы обещаете, не принимайте при­чину отказа, если она убедительно не обоснована, не идите на прямую конфрон­тацию.

Говорящий должен оценивать свои слова с позиции слушателей, одно­временно отмечая, какую реакцию они вызывают. Прежде чем вынести свои идеи на рассмотрение партнеров, желательно посмотреть на свои предложения и ар­гументы их глазами, предугадать их сомнения и возражения, предусмотреть альтернативные варианты. Иногда целесообразно завысить свои первоначальные требования, условия, чтобы путем уступок прийти к компромиссу.

Из всех возможных проявлений эмоций при деловых контактах привет­ствуется только улыбка. Любые переговоры, даже если они не оправдали надежд, следует заканчивать в доброжелательном тоне.

В любых переговорах и личных контактах нельзя забывать о культуре речи. Это понятие включает в себя точный подбор слов, богатство лексики, раз­нообразие грамматических конструкций. Речь должна быть благожелательной, неторопливой, но не медленной. Следует избегать громкой и слишком тихой речи. Обладая культурой речи, руководитель ясно и быстро доведет до сведения кол­лектива и отдельного сотрудника любую нужную информацию.

Культура чувств и мышления. Культура чувств - это эмоциональная грамотность, т. е. доброжелательное, терпимое и искреннее отношение к коллегам. Самоконтроль, умение сдерживать эмоции - одно из важных качеств эффективного лидера. Руководитель должен уметь подавлять плохие и формировать хоро­шие настроения. Раздраженный человек может испортить настроение даже у большой группы людей и тем самым оказать общее отрицательное влияние на ее деятельность и коллективную продуктивность. Власть над своими чувствами во многом зависит от умения подавлять отрицательное чувство при его зарождении; если это станет привычкой, произвольная регуляция своего поведения достигает­ся с наименьшими затратами. Чтобы "разгрузить" эмоции, советуем прибегнуть к физическим упражнениям - можно хотя бы просто пройтись пешком.

Кроме того, культура руководителя распространяется и на умение кон­тролировать свои эмоции по отношению к конкретным людям. Если раздражение вызывают какие-нибудь личностные особенности сотрудника, следует подумать о том, что эти его черты так же объективны, как рост, цвет волос, форма головы и т. п. Одновременно старательно отмечайте положительные особенности этого человека: если акцентировать внимание только на том, что раздражает, отношение к сотруднику может стать резко отрицательным.

К числу способов управления своими чувствами относится имитация внешнего выражения положительных эмоций. Некоторые исследователи реко­мендуют воспроизводить движения, соответствующие положительному душевно­му настрою: расслабить мышцы лица, выпрямить спину, говорить в мажорном тоне, весело приветствовать окружающих и т. п. Через некоторое время хорошее настроение действительно появится - организм обязательно откликнется на такие действия.

Один из приемов подавления плохого настроения - умение поощрять себя. Оттого, можем ли мы самим себе сказать "спасибо", зависит многое.

Современная наука подтверждает необходимость самопоощрения как важного элемента обратной связи для успешного выполнения любой деятельности.

Вознаграждая себя за приложенные усилия, мы закрепляем позитивную связь "усилие - полученный результат - поощрение", что, в конечном итоге, вы­зывает положительные эмоции, вдохновляющие на дальнейшие действия. Если же вместо благодарности "одаривать" себя упреками, изводить самокритикой, происходит закрепление негативной связи "усилие - игнорирование полученного результата - разочарование" и, как следствие, шквал негативных эмоций. Суть этого умения не в однозначных критериях "хорошо - плохо", а в способности разграничивать полученную пользу и неизбежные недоработки. Каждый малень­кий успех - это вклад в собственное развитие.

Управленческая компетентность

Управленческая компетентность руководителя подразумевает установле­ние стратегических и оперативных целей функционирования учреждения, нахож­дение путей их достижения, организацию деятельности внутри коллектива и контроль за выполнением намеченного. Грамотный руководитель всегда ставит во главу угла принцип сотрудничества, т. е. стремится к тому, чтобы рядовые ис­полнители с полной отдачей физических и моральных сил выполняли порученное¶дело, чувствовали себя комфортно в коллективе, действительно являлись его основной движущей силой.

Эффективный подход к управленческой деятельности предполагает при­менение методов научной организации труда, к которым относятся следующие: к Разделение и кооперация труда. За каждым подразделением и испол­нителем должно быть закреплено определенное и в достаточной степени однородное количество видов работ. Это повышает производительность и качество труда, позволяет накапливать конкретный практический опыт. Разделение и кооперация труда основываются на:

- делегировании полномочий с вышестоящего уровня на нижестоящий;

- "экономии квалификации" (т. е. запрете использовать высококвалифици­рованных работников на работах, требующих низкой квалификации);

- документальном закреплении обязанностей в положениях о подразде­лениях и должностных инструкциях.

Повышение квалификации управленческих кадров. Это важное усло­вие эффективного управления. Согласно современным требованиям, управленец должен как минимум раз в 4-5 лет повышать свою квалифи­кацию. Более того, он должен самостоятельно знакомиться с новейшей профессиональной литературой.

Нормирование труда. Речь идет о правильном распределении работы между исполнителями. Существующие нормативы времени помогают рационализировать труд с точки зрения оптимизации нагрузки на сотруд­ников учреждения.

Рационализация труда в управлении. Предполагает совершенствование документирования, системы контроля, качественную подготовку и прове­дение совещаний.

Внедрение прогрессивных форм и методов материального и мораль­ного стимулирования труда. Руководителю необходимо регулярно изучать новейшие методы управленческой деятельности, подбирая опти­мальный вариант для своего учреждения. Что касается стимулирования труда сотрудников - это один из эффективных способов "воспитывать" в работниках лояльность к организации.

Улучшение условий и гигиены труда. Это, прежде всего, оснащение рабочих мест мебелью, соответствующей физиологическим особенностям работающих; расстановка мебели и оборудования с учетом последова­тельности трудовых операций, учет психологического воздействия цвета и освещения при оформлении интерьеров, обеспечение рабочих мест оргтехникой, средствами механизации.

Развитие творческих основ труда. Предполагает создание условий, при которых труд считается не только обязанностью, но и сферой самовыра­жения сотрудника.

Культура организации труда

С управленческой компетентностью тесно связана третья составляющая культуры руководителя - культура организации труда. Каждый менеджер обязан планировать свою работу по управлению и выполнению заданий, рационально использовать рабочее время, осуществлять контроль за своей деятельностью. Эффективному управлению мешают откладывание принятия решения, выполнение работы наполовину; стремление сделать все сразу, стремление сделать все само­му, неумение разграничить функции.

Несколько рекомендаций по повышению производительности управлен­ческой работы:

■ составляйте на каждый день список дел, которые нужно непременно за­вершить, и список заданий, которые желательно выполнить;

■ распределяйте задания по степени их важности;

■ поручайте выполнение рутинной работы подчиненным;

■ проверяйте источники информации, чтобы избежать ошибок;

■ проанализируйте, насколько вы нетерпеливы, - это качество, как правило, способствует потерям времени. Научитесь расслабляться, вырабатывайте у себя навык не торопиться;

■ не стремитесь быть специалистом во всем, советуйтесь с профессионала­ми, сосредоточьте свои усилия на управленческих задачах.

Выполнение этих рекомендаций поможет правильно распределить свое время и реалистично подойти к составлению календаря реализации целей.

К организационной культуре также относится тщательная подготовка и оперативное проведение рабочих совещаний. Проведение совещаний - важ­нейшая форма управленческой деятельности. Совещания бывают: информацион­ными (для информирования персонала о состоянии дел) и рабочими (для приня­тия управленческих решений, требующих всестороннего анализа). Информаци­онные совещания требуют, чтобы на них присутствовали представители всех подразделений организации. Рабочие совещания рекомендуется проводить с небольшим количеством людей (до 6-8 чел.).

Групповая работа повышает качественный уровень принимаемых решений благодаря рассмотрению нескольких точек зрения, усиливает мотивацию деятельности участников.

Эффективность совещаний во многом зависит от их организации. Начинать работу совещания следует точно в установленное время; рекомендуется создать непринужденную обстановку, вести учет нерешенных вопросов, определять от­ветственных и устанавливать сроки выполнения заданий. Длительность совещания зависит от количества рассматриваемых вопросов, однако нежелательно затягивать его более чем на 1-,5 - 2 ч. Кроме того, не стоит проводить совещания незадолго до обеда. Лучшее время - утро, спустя полчаса после начала рабочего дня, или же через полчаса после обеда. Не рекомендуется проводить рабочие совещания в пятницу.

Несколько советов по этике ведения совещаний:

■ целесообразно предоставлять возможность высказываться всем участни­кам совещания;

■ следует избегать критики в ходе совещания, это лучше сделать в самом конце;

■ стараться говорить спокойно, даже если чье-то поведение раздражает;

■ обращаться во время обсуждения не к оппоненту, а ко всем участникам совещания;

■ при высказывании критических замечаний в чей-либо адрес следует сна­чала сказать о том, в чем совпадают точки зрения выступающего и оппо­нента.

Еще одна составляющая культуры организации труда - культура оформ­ления документов. В современной деловой практике сложился общепринятый стандарт оформления делового письма. Такое письмо должно содержать следую­щие элементы: название и адрес отправителя, название и адрес получателя, дату и номер письма. Составляющие текста письма: приветствие, текст, концовка, под­пись, имя и должность отправителя.

Приведем некоторые рекомендации по содержанию деловых писем:

■ текст должен быть четким, фразы легко читаться, нежелательно допускать большое количество причастных и деепричастных оборотов, а также вклю­чать в текст назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и т. п.; следует использовать минимум прилагательных и почти полностью исключить местоимения;

■ если в письме затрагиваются несколько вопросов, по смыслу они должны быть отделены один от другого;

■ письмо должно быть предельно коротким - в этом случае оно лучше вос­принимается;

■ грамматика, орфография и лексика должны быть безупречны. Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адре­сату.

Культура внешнего облика

Многие специалисты считают, что внешний вид человека - главный ком­понент его имиджа, тем более это важно для работника сферы культуры.

Психологи утверждают, что представление о партнере по общению формируется в течение первых 3-5 секунд знакомства, и затем на его основе строятся тактика и стратегия взаимоотношений.

Успех самопрезентации руководителя обусловлен в т. ч. выбором стиля одежды. Положительный образ руководителя оказывает воздействие на повыше­ние внутренней и внешней культуры сотрудников, на создание благоприятного психологического климата. Внешний облик руководителя - это часть имиджа учреждения, которое он представляет. Кроме того, это во многом часть его успеха при ведении переговоров со спонсорами и представителями общественных орга­низаций.
Источник: Справочник руководителя учреждения культуры. – 2008. - № 11. - 71

Похожие:

Централизованная библиотечная система iconСведения о мбук «Централизованная библиотечная система» г. Киселевска
Муниципальное бюджетное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система»
Централизованная библиотечная система iconИнформация о результатах проверки муниципальных автономных учреждений культуры «Централизованная библиотечная система» г. Тобольска и «Центр досуга «Речник»
«Централизованная библиотечная система» г. Тобольска и «Центр досуга «Речник» (далее по тексту Централизованная библиотечная система...
Централизованная библиотечная система iconСанкт – Петербургское государственное учреждение «Централизованная библиотечная система Кировского района»
Календарь знаменательных и памятных дат на 2012 год для работников Государственного учреждения «Централизованная библиотечная система...
Централизованная библиотечная система iconГ. Павловский Посад 200 года Муниципальное учреждение культуры «Павлово-Посадская Централизованная районная библиотечная система»
Муниципального учреждения культуры «Павлово-Посадская Централизованная районная библиотечная система»
Централизованная библиотечная система iconТехническое задание по закупке и поставке книгопечатной продукции для мук «Межпоселенческая централизованная библиотечная система Мытищинского муниципального района» № п/п Автор Наименование
Мук «Межпоселенческая централизованная библиотечная система Мытищинского муниципального района»
Централизованная библиотечная система iconАфиша на июль Межрайонная Централизованная библиотечная система имени М. Ю. Лермонтова Выставки 1 июня –31 июля Фотовыставка «В поисках героя»
Афиша на июль Межрайонная Централизованная библиотечная система имени М. Ю. Лермонтова
Централизованная библиотечная система iconРегламента Муниципального бюджетного учреждения культуры «Централизованная библиотечная система г. Коврова»
Об утверждении административного регламента Муниципального бюджетного учреждения культуры «Централизованная библиотечная система...
Централизованная библиотечная система iconСанкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система Красносельского района» Сокращенное наименование: спб гбук «цбс красносельского района»
Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система Красносельского района»
Централизованная библиотечная система iconАдрес библиотеки
Му «Централизованная библиотечная система» Чкаловского района Нижегородской области
Централизованная библиотечная система iconПодписка мбук «Централизованная библиотечная система» на 1 полугодие 2012 года (с марта) Газеты

Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org