Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район»



Скачать 44.01 Kb.
Дата26.08.2013
Размер44.01 Kb.
ТипДокументы


Справка

комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации МР «Левашинский район»
18.05.2011г. с.Леваши

В соответствии с утвержденным Администрацией Президента и Правительства РД графиком проверено состояние архивного дела района, кадрового состава архивного отдела и целевого использования средств, выделяемых из республиканского бюджета РД на осуществление государственных полномочий РД по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда РД администрацией МР «Левашинский район».

Проверка проведена ведущим специалистом-экспертом Управления Правительства Республики Дагестан по делам архивов Рамазановой М.М. в присутствии начальника архивным отделом администрации МР «Левашинский район» Хариевой Ф.И.
1.Организация управления архивным делом.

В ходе проверки выявлено, что в архивном отделе имеется нормативно-методическая и справочная литература, необходимая для организации своей деятельности.

В 2002г. Хариева Ф.И. назначена начальником архивного отдела МР «Левашинский район». Постановлением администрации МО «Левашинский район» № от 15.01.2010г. утвержден должностной регламент начальника архивного отдела.

Делопроизводство архива в удовлетворительном состоянии. Номенклатура дел согласована на ЭПК 02.03.2010г. (пр.№2). Все документы заведены, сформированы в отдельные папки.

2.Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов Архивного фонда.
Архивный отдел расположен на 1 этаже здания администрации, состоит из 2 помещений, общая площадь которых составляет 35 кв.м. (архивохранилище площадью 24 кв.м., рабочий кабинет-10 кв.м.). Условия хранения документов в архиве не соответствуют установленным требованиям, нет условий обеспечения сохранности документов: хранилище загружено на 100%, нет возможности для дальнейшего комплектования архива, рабочий кабинет очень тесный, нет возможности для приема посетителей. Двери в архивохранилище деревянные, окна пластиковые, решеток на окнах нет.
Завершена работа по картонированию документов. Всего закартонировано - 9735 документов.

Основные учетные документы архива заведены, все изменения регулярно заносятся, подведены итоговые записи. Последняя проверка наличия была проведена в 2009г. Сопоставление данных взаимосвязанных учетных документов показывает, что количество дел в фонде соответствуют описям, не обнаруженных и не описанных дел нет. Паспорт МА на 01.01.2011г. и объяснительная записка к нему, карточки фондов, дела фондов заполнены и сформированы правильно. Имеется реестр описей, составленный не по форме, без указания даты и итоговых записей.

База данных «Архивный фонд-3» внедрена, расхождения с показателями Паспорта архива и БД не выявлены.

В представленной смете на 2011г. запланировано израсходовать 230т.
р на ремонт кабинета и хранилища архива, на приобретение мебели, компьютера, установки решеток на окнах.

Таким образом, условия хранения документов не соответствуют установленным требованиям. Государственный учет документов в удовлетворительном состоянии.
3. Формирование Архивного фонда. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами. Комплектование МА.
По Списку№1 учреждений-источников комплектования МА на 01.12.2010г. значится 56 учреждений. В них хранится более 4000 дел постоянного хранения, в том числе 1101 сверх установленного срока.

Прием документов по 1993г. завершен. В сельских администрациях оставлены на временное хранение похозяйственные книги в количестве 1476 ед.хр. за 1964-1996гг., сохранность их обеспечена. Необходимо усилить работу по приему в архив документов, хранящихся в учреждениях сверх установленного срока.

В МА имеется 2 фонда личного происхождения: коллекция документов участников Великой Отечественной войны и коллекция документов передовиков производства Левашинского района, однако прием документов личного происхождения проводится от случая к случаю, без заключения договоров.


4.Создание информационно-поисковых систем и использование документов.

Анализ качества исторических справок показал, что не во всех имеются ссылки на основания и источники приводимых сведений.

Использование документов осуществляется активно, не ограничиваясь исполнением запросов социально-правового характера. Проводятся выставки ко Дню Победы, публикуются статьи в районной газете «По новому пути», проводятся открытые уроки в средней школе №2 с приглашением участников Великой Отечественной Войны. Организованы мероприятия, посвященные 100-летию Героя Советского Союза М.Гаджиева, снято 2 документальных фильма об участниках Великой Отечественной Войны, уроженцах Левашинского района. Заведующая архивным отделом является руководителем школьного краеведческого кружка «Активисты школьного музея». Сочинения школьников представлены на конкурс международного фестиваля «Детство без границ», которые заняли первое место.

Прием граждан в архивном отделе администрации осуществляется в рабочем кабинете заведующей. Запросы социально-правового характера регистрируются в журналах, подшиваются в отдельные папки, исполняются в срок, отметка об исполнении также заносится в книгу регистрации. Экземпляр исполненной справки прикладывается к запросу и подшивается в дело. Образцы бланков-заявлений в архиве имеются и предоставляются посетителям.

За 2011г. (на 18.05.2011г.) выдано 250 справок социально-правового характера. За три года выдано около 700 справок (2008г.- 220, 2009г.-225, 2010г.- 250). Проверка выданных справок показала, что сведения, приведенные в них, соответствуют указанным ссылкам.
Выводы и предложения:

Итоги проверки показали, что состояние архивного дела в районе удовлетворительное. Госучет документов налажен. Вместе с тем, архиву необходимо выделить дополнительные помещения. Необходимо усилить работу с учреждениями-источниками комплектования МА.

1.Руководству администрации МР «Левашинский район» рекомендовано:

1.1. изыскать возможность выделения дополнительных помещений под архивохранилище и рабочий кабинет, отвечающего всем установленным требованиям;

2.Заведующей архивным отделом:

2.1.Усилить работу по приему документов хранящихся в учреждениях сверх установленного срока.

2.1. Организовать работу по заключению соглашений с держателями личных фондов.
Ведущий специалист

Управления М.Рамазанова


Похожие:

Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconАрхивных фондов, хранящихся в архивном отделе администрации мо
Ирбитский межрайонный комитет государственной статистики
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconРазвитие архивного дела в Саратовской губернии в пореформенный период. 1864-1917 гг
Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (вниидад)
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconСведения о составе и содержании фондов архивного отдела Администрации муниципального образования «Руднянский район»
Совхоз "Земледелец" Департамента сельского хозяйства администрации Руднянского района
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconАрхивный фонд хранящийся в отделе записи актов гражданского состояния администрации муниципального образования алексинский район
В алексинском районе в 1919 году были организованы волостные комитеты: Афанасьевский, Першинский, Поповский, Сотинский, Стрилецкий,...
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconСправка о результатах проверки в отделе загс г. Владикавказа Управления загс республики Северная Осетия-Алания
Управления записи актов гражданского состояния Республики Северная Осетия-Алания (далее- управление загс) на 1 полугодие 2012 года...
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconНа 61-ом году жизни после тяжелой непродолжительной болезни ушел из жизни Багандалиев Магомед Багандалиевич заместитель главы администрации муниципального образования «Левашинский район»

Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconОсновные правила работы архивов организаций
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconОб отделе спорта комитета спорта, культуры и молодежной политики администрации мо «выборгский район»
«Город Выборг» Выборгского района Ленинградской области администрации муниципального образования «Выборгский район» Ленинградской...
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconОтчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в Иркутской области за 2011 год
Деятельность архивного агентства Иркутской области (далее – архивное агентство) и архивных учреждений Иркутской области в прошедшем...
Справка комплексной проверки состояния архивного дела в архивном отделе администрации мр «Левашинский район» iconОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org