1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления



страница6/6
Дата11.07.2014
Размер1.47 Mb.
ТипДокументы
1   2   3   4   5   6

4.3.1. Система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное

доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документа

с контроля;

учёт и отчётность о результатах исполнения;

оценку состояния исполнительской дисциплины.


4.3.2. Учёт контролируемых документов и контроль исполнения

строятся на базе регистрационных данных: регистрационных карточек

или автоматизированных банках регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения

документов, по исполнителям, группам документов (приказы, решения и

др.).


Контроль за сроками исполнения, учёт и отчётность о результатах

исполнения осуществляется контрольной службой (группой контроля).


4.3.3. На один контролируемый документ может быть заполнено

несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей,

заданий или различными сроками исполнения.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается

ответственным, карточка заполняется только на ответственного

исполнителя.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также

фиксируется на регистрационно-контрольной карточке, заполняемой в

необходимом количестве экземпляров секретарем руководителя

организации.

На контролируемых документах в обязательном порядке должна

стоять отметка о контроле (отметка проставляется на левом поле

первого листа документа параллельно заголовку документа).

Первый экземпляр контрольной карточки остаётся в группе

контроля, а второй экземпляр карточки (карточка с устным поручением)

передаётся исполнителю вместе с документом.

Контрольные карточки группируются в контрольных картотеках

согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по

исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

Примечание: контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие

числу дней месяца; дополнительные ячейки предназначены для

размещения карточек с перспективными и просроченными сроками

исполнения.
4.3.4. Картотеку следует ежедневно просматривать и о

приближении (истечении) сроков исполнения информировать исполнителей

(руководителей). Предупреждение исполнителей осуществляется, как

правило, за 2-3 дня до истечения установленных сроков. При

автоматизированном контроле исполнителям направляются

машинограммы-предупреждения.


4.3.5. Свидетельством исполнения документа (поручения) может

быть подготовленный исполнителем и подписанный руководителем

исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение

заявителю о принятом решении, приказ, указание и др.

При отсутствии

документа, свидетельствующего об исполнении, исполнитель составляет

справку об исполнении; краткая справка излагается карточке.

Карточка с материалами, характеризующими исполнение,

представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и

снятия документа (поручения) с контроля. При некачественном

исполнении документ с контроля не снимается и переходит в разряд

неисполненных в срок документов; также может быть принято решение о

необходимости переноса срока исполнения такого документа.


4.3.6. Информация о результатах исполнения документов

(поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и

доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении

документов и поручений (приложение 16).

При автоматизированном контроле исполнения руководству и

исполнителям направляются информационные документы-машинограммы.


4.3.7. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе

данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное

информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии

исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также

предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов,

анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в

местах регистрации документов с использованием автоматизированных

рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации.

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния

исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др.

выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь

при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих

технических средств.

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в

банк регистрационных данных, изготавливается машинограмма полностью

выполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем

массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив

одновременно с документами.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
5.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень

наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с

указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных

документов в дела, систематизации и учёта дел, индексации дел и

определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой

построения справочной картотеки на исполненные документы и основой

для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения; в ведомственном архиве используется для учёта дел

временного (до 10 лет включительно) хранения.

Различаются три вида номенклатур: типовая, примерная и

номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами

ДОУ министерств для подведомственной сети и утверждаются их

руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры

дел согласовываются с ЦЭК (Центральной экспертной комиссией) и

Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по

характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает

типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе)

и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и

индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но

разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется

на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ,

подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной

комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)

архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а

затем утверждаются руководителем организации не позднее

ноября-декабря текущего года.

Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - используется

службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в

качестве учётного документа в ведомственном архиве, четвёртый - в

государственном архиве, источником комплектования которого является

данная организация.

Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является

документом постоянного хранения, он регистрируется (в порядке,

установленном для регистрации внутренних документов) и включается в

раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и др.
5.2. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся

необходимые изменения, утверждается руководителем организации и

вводится в действие с 1 января следующего года.
5.3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения

следует начинать с определения состава включаемых в неё документов;

при этом необходимо пользоваться положением о подразделении, планами

и отчётами о работе подразделения, номенклатурами дел подразделения

за прошлые годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения, справочными картотеками к документам, ведомственными и

типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным,

временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком

хранения, кроме того, в неё должны входить документы, образующиеся в

деятельности вычислительного центра и справочные картотеки к

документам.

В номенклатуру дел не должны включаться печатные издания

(брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени,

реферативные журналы, экспресс-информации и др.), алфавиты,

указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную

деятельность структурного подразделения.

В сводную номенклатуру дел, кроме документов постоянных

структурных подразделений, следует включать также документы,

образующиеся в деятельности временно действующих органов и

общественных организаций (профсоюзного комитета и Советов трудовых

коллективов, общественных комиссий и советов и др.).


5.4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с

установленной формой (приложение 17).

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела

состоит из условного обозначения (индекса) структурного

подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения

(например: 02-1, 02-2, 02-3 и т.д.).

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах

различных структурных подразделений присваиваются одинаковые

порядковые номера и типовые названия. Например, дело "Приказы

министерства по основной деятельности. Копии." в номенклатурах дел

структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-2, 03-2, 04-2

и т.д.


Дела, в которых откладываются документы по проблемам,

разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный

экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует

оставлять несколько резервных номеров для незапланированных дел в

течение года.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов

номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных

подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим

смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав

заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода

заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности

документов (приказы, планы, протоколы, отчёты, акты и др.).

Термин "Документы" применяется при объединении в деле различных

видов документов по одному вопросу, но не связанных

последовательностью делопроизводства. В конце заголовка (в скобках)

перечисляются основные виды документов. Например: "Документы о

строительстве механического завода (приказы, финансовый отчёт,

сметы, акты приёма работ, переписка). Термин "Документы" используют

также при объединении в одном деле документов-приложений к

какому-либо другому документу, например: "Документы к протоколам

заседаний Коллегии министерства за 1992 год".

Термин "Дело" применяется при объединении в деле различных

видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью

делопроизводства, например: "Выездные дела специалистов,

командированных за границу", "Уголовное дело" и т.д.

При формулировании заголовков дел не следует использовать

термины "Материалы", "Документальные материалы", "Общая переписка" и

т.д.


В заголовках дел с перепиской необходимо указывать название

корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и о чем

переписка. Например: "Переписка с министерством о составлении

отчетов по загранкомандировкам".

При переписке с несколькими разнородными корреспондентами, их

названия в заголовке, как правило, не перечисляются, например:

"Переписка о внедрении новой техники". Несколько однородных

корреспондентов могут быть названы обобщённо, например: "Переписка с

предприятиями о поставке оборудования".

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре

дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются

заголовки дел, с распорядительными документами вышестоящих органов,

затем располагаются группы организационных документов (уставы,

положения); распорядительные документы организации, планы, отчёты,

переписка и другие группы документов. Внутри групп документов

заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в

группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем

квартальные и месячные; то же относится и к отчётам: годовой отчёт,

квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале

располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними

организациями.

Разделы сводной номенклатуры дел (наименования структурных

подразделений) располагаются в графе в соответствии с утверждённой

структурой учреждения. В качестве первого раздела указывается общий

отдел, канцелярия или другая служба документационного обеспечения

управления. После основных структурных подразделений в порядке

значимости следуют общественные организации и временно действующие

органы.


Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется в

конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно

действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков

хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отражённых в перечнях,

определяются экспертной комиссией организации.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о

переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах,

ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую

организацию для продолжения и др. Названия перечней документов,

использованных при определении сроков хранения дел, указываются в

конце номенклатуры дел перед реквизитом "наименование должности

руководителя службы ДОУ".


5.5. По окончании календарного года службой ДОУ организации в

конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и

количестве заведенных дел (приложение 18).
5.6. При наличии в организации средств ВТ утверждённая

номенклатура дел организации вводится и хранится в памяти ЭВМ для

упрощения её ведения, корректировки, а в необходимых случаях -

переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел,

как правило, принципиально не отличается от традиционной.


6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
6.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов

в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица,

ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в организации

осуществляется службой ДОУ.


6.2. Группировка документов в дела производится согласно

отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N ..." и в

строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется

правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки

об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

Недооформленные или неправильно оформленные документы

возвращаются исполнителям на доработку.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются

в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы

и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчёты,

приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют

различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов с

различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По

окончании делопроизводственного года такие документы следует

расформировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их

хранения.

Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.

Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату,

черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные

копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются



в отдельные тома, небольшие приложения - вместе с документами, к

которым они относятся.

В дела формируются документы одного делопроизводственного года,

за исключением переходящих и личных дел.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (30-40 мм

толщины). При большем объёме документов дело делят на

самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением

следующего.


6.3. Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения

вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др. Принципы группировки

документов могут комбинироваться и варьироваться.

Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип,

предусматривающий расположение документов в логической

последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный

документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ. Такая

систематизация совпадает, как правило, с хронологическим

расположением документов (по датам их поступления, исполнения,

подписания, утверждения). В делах постоянного хранения документы

формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).

При алфавитной систематизации документы группируются, исходя из

их содержания по алфавиту фамилий, названия корреспондентов,

административно-территориальных единиц, объектов и др.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения)

группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к

ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными

документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с

указанными документами.

Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа,

то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу

группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному

составу, в свою очередь, делятся на две группы:

приказы о приёме, переводе, увольнении, заграничных

командировках;

приказы о предоставлении отпусков, поощрении, премировании,

назначении дежурных, взысканиях, командировках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по

номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на

основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты

решений и др.). При значительном объеме таких документов их

формируют в отдельное дело по номерам протоколов (в

последовательности решения вопросов).

Планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки группируются

отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним.

Планы и отчёты к ним хранят в делах того года, к которому они

относятся по своему содержанию, независимо от времени их

составления. Например, отчёт за 1992 год, составленный в 1993 году,

или план на 1992 год, составленный в 1991 году, должны быть отнесены

к 1992 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к

начальному году их действия; отчёты о выполнении таких планов

относятся к последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в следующей

последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

заявление о приёме на работу; направление или представление; анкета,

листок по учёту кадров; автобиография; документы об образовании;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учёту кадров, справки и другие

документы, имеющие отношение к делу (кроме справок о

местожительстве, медицинских справок о состоянии здоровья, других

документов второстепенного значения, которые группируются отдельно

от личных дел и хранятся временно). Копии приказов о наложении

взысканий, поощрениях, изменений фамилий в личное дело не

подшиваются в связи с внесением этих записей в дополнение к личному

листку по учёту кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные

дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий (внутри

структурных подразделений).

Предложения и заявления (жалобы) граждан формируются раздельно:

предложения и заявления по улучшению работы организации (постоянного

срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5

лет).


Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению

составляют в деле самостоятельную группу. В случае поступления

повторного заявления, оно подшивается в данную группу документов.

Документы располагаются в хронологическом или алфавитном порядке.

Переписка группируется в дела за период календарного года в

порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности:

документ-ответ помещается за документом-запросом.
7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Экспертиза ценности документов - это определение

народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного

значения документов в целях их отбора на государственное хранение и

установления сроков хранения.


7.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно

действующей экспертной комиссией (ЭК). В министерствах, ведомствах и

центральных органах общественных организаций создаются постоянно

действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЭК и ЦЭК назначается приказом руководителя организации в

составе не менее 3-5 человек под председательством одного из

руководящих работников. ЭК (ЦЭК) работает на основе положения,

которое согласовывается с государственной архивной службой и

утверждается руководителем организации.

ЭК (ЦЭК) организации осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел организации и её

структурных подразделений;

проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу

и выносит решение о представлении их на утверждение

экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих дальнейшему хранению и представляет их одновременно с

описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК (ЦЭПК)

архивного учреждения;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения

отдельных категорий документов, установленных действующими

перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на

рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

участвует в подготовке методических пособий по

делопроизводству, проектов перечней документов, типовых и примерных

номенклатур дел;

осуществляет методическое руководство и контроль за

деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете

архивных учреждений.

ЭК (ЦЭК) является совещательным органом. Её решения

утверждаются руководителем организации. Заседания комиссии

проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
7.3. Непосредственный отбор документов на постоянное и

временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению

производится сотрудниками структурных подразделений организации.

Методическую помощь и контроль осуществляет работник архива

организации.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур

дел и перечней (типового, ведомственных) документов с указанием

сроков хранения, путём полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются

описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
8. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
8.1. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по

завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по

технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих

структурных подразделений при методической помощи и под контролем

ведомственного архива.
8.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или

частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела

предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела, составление (в необходимых

случаях) внутренней описи документов дела, внесение необходимых

уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение наименования

организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

следует подшивать (переплетать) в дела с твёрдой обложкой. Листы в

деле нумеруются чёрным графическим карандашом или нумератором;

каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на

отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 19), в

которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных

листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются

особенности физического состояния документов и проставляется подпись

лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а

также дата.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учёт

которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные,

судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям

документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание

документов и т.д.) составляется внутренняя опись документов,

находящихся в деле (приложение 20). Внутренняя опись помещается в

начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней

описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество

указывается в заверительной надписи после общего количества листов

дела (со знаком плюс). Например: В настоящем деле ... 150 ... листов

+ 20 листов внутренней описи.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях,

не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать,

заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.


8.3. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения оформляются по установленной форме (приложение 21).

Обязательными реквизитами обложки являются: наименование

вышестоящей организации, организации и структурного подразделения,

индекс дела по номенклатуре дел и номер тома, заголовок дела, срок

хранения, дата (год) или крайние даты начала и окончания дела для

определённых категорий документов (постановлений, приказов,

протоколов, переписки и др.) - количество листов, номер фонда, описи

и дела по описи.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с

номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи

на обложках подлежат уточнению:

если в период формирования дела название организации или

структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его

последнее наименование;

в заголовки дел с распорядительными документами, протоколами

вносятся их номера, а также указывается их подлинность или

копийность;

на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты

документов;

если в деле имеются документы-приложения за более ранний

период, чем год образования дела, то на обложке под датой делается

пометка: "Имеются документы за ... годы";

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество

листов в деле;

при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер

фонда, описи и дела по описи.

Надписи на обложках постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения делаются чётко, светостойкими чернилами или тушью.
9. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
9.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой

систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для

раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является

учётным документом и основным видом научно-справочного аппарата к

документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
9.2. На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,

ежегодно составляются описи (приложение 22, 23). На дела временного

(до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; на

дела по личному составу; личные дела; дела временного (свыше 10 лет)

хранения; дела со специальной документацией (научные отчёты по

темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения

и т.п.).
9.3. В структурных подразделениях описи дел (приложение 23)

составляются ежегодно под непосредственным руководством

ведомственного архива. По этим описям дела сдаются в ведомственный

архив.


Описи дел структурных подразделений составляются в двух

экземплярах. При передаче дел в ведомственный архив на обоих

экземплярах описи указывается дата и количество принятых дел. Описи

подписываются заведующим (сотрудником) ведомственного архива и

сотрудником структурного подразделения, передающим дела. Один

экземпляр описи возвращается в структурные подразделения, второй

остаётся в архиве.
9.4. На основе описей дел структурных подразделений в архиве

составляются годовые разделы сводных описей всей организации

(приложение 22).

Сводная опись дел постоянного хранения, составленная в четырёх

экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и

утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После этого сводная опись дел постоянного хранения передаётся на

утверждение руководителю организации. Законченная опись дел

постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 24),

оглавление, список сокращённых слов, предисловие, указатель.

Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

составляется в двух экземплярах, согласовывается экспертной

комиссией организации и ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации (для

организаций, непередающих документы на госхранение) и утверждается

руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, передающей

документы на государственное хранение, составляется в трёх

экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и

экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждается

руководителем организации.

Сводная опись дел по личному составу организации, не передающей

документы на государственное хранение составляется в двух

экземплярах, согласовывается экспертной комиссией организации и

ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации и утверждается руководителем

организации.
9.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие

требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой

схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело

вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело

состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть

вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел

в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров

описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с

ведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии

с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в

опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью

заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются

словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись

полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится

полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце

описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном

деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный

год (после интервала за последней описательной статьёй каждого

последующего года); графа описи "Примечания" используется для

отметок о приёме дел, особенностях их физического состояния, о

передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на

необходимый акт, о наличии копий и т.п.


10. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив

документы хранятся в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие

за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов

и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для



этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,

обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от

пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности

поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой

дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней

стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Машинограммы, присланные из вычислительного центра в

структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих

основаниях.

Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов

хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются

отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального

органа несёт ответственность за их сохранность.


10.2. Выдача документов и дел другим подразделениям или

сторонним организациям производится с разрешения руководства. На

место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель

(приложение 25), по которому контролируется возврат документа. На

выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 26).

Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения

допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего

руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии

изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.


11. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ И НА

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ


11.1. Документы организаций до передачи на государственное

хранение находятся на хранении в архивах этих организаций для

использования в служебных, научных и других целях, а также

обеспечения прав и законных интересов граждан.

Для хранения этих документов и работы с ними создаются

ведомственные архивы.

Сеть ведомственных архивов, порядок их работы с документами

определяются организациями по согласованию с соответствующими

органами государственного управления архивным делом.
11.2. В своей практической деятельности ведомственный архив

организации руководствуется законодательством Республики Беларусь,

распорядительными актами организации, нормативно-методическими

документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики

Беларусь, положением о ведомственном архиве организации.
11.3. В ведомственный архив передаются дела постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача

производится только по описям. Описи дел составляются лицами,

ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при

методической помощи сотрудника ведомственного архива.

Завершённые дела постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях

для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.


11.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в

ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в

структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат

уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в

ведомственный архив только в исключительных случаях по решению

руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению

ведомственного архива, по описи или номенклатуре дел.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение

27) производится после подготовки описей дел постоянного и

временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных

подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.

Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная

комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов

несут служба документационного обеспечения управления и архив

организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности

документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации

одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации

акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и

утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК

архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого

организация имеет право уничтожать дела, включённые в данный акт.

Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают

акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются

на переработку.

Сдача документов на переработку оформляется приёмо-сдаточной

накладной, которая прикладывается к акту о выделении к уничтожению

документов.


11.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по

графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с

руководителями структурных подразделений и утверждённому

руководителем службы ДОУ.

Вместе с делами, в ведомственный архив передаются

регистрационные карточки на документы.


11.6. При передаче документов на государственное хранение,

передаётся два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра,

передаваемого в государственный архив после утверждения описи

экспертно-проверочной комиссией.

Приём документов на государственное хранение оформляется актом

приёма-передачи, составляемым в двух экземплярах.

Передача дел осуществляется поединично по описям, особо ценные

дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех

экземплярах описи делаются отметки о приёме документов в

государственный архив. Четвёртый экземпляр описи вместе с

экземпляром акта приёма-передачи остаётся в организации.

При передаче документов на государственное хранение организация

обеспечивает картонирование дел и доставку их на собственном

транспорте.


11.7. При первой передаче на государственное хранение описи дел

постоянного хранения к ней прилагается историческая справка об

организации, в которой излагается история

организации-фондообразователя (первая часть) и история фонда (вторая

часть).

При последующем утверждении экспертно-проверочной комиссией



архивного учреждения годовых разделов описи дел составляется

дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в

названии, функциях, структуре, подчинённости организации и составе

переданных на госхранение документов.

ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1 к п.1.3.
ПЕРЕЧЕНЬ
основных нормативных документов, государственных

стандартов, которые необходимо использовать при

ведении делопроизводства
1. Государственная система документационного обеспечения

управления. Общие требования к документам и службам

документационного обеспечения управления. М. 1991.
2. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения.


3. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов.
4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и

машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники.

Основные положения.


5. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительных сроков хранения.

Технические условия.

Приложение 2 к п.1.7.
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о службе Документационного обеспечения управления
1. Общие положения
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет

служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая

на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого

непосредственно руководителю организации.


1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в

соответствии с принадлежностью их к определённой группе организаций.


1.3. В зависимости от принадлежности к определённой группе

организаций, создаются следующие службы документационного

обеспечения:

в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав

управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная,

секретариат министра, секретариаты заместителей министра,

секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре

(руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной

переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем

(жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения

технических средств, центральный архив;

на государственных предприятиях (объединениях), в

научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и

вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других

организациях - отдел документационного обеспечения управления или

канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по

учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с

документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем

(жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, архив;

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ

определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется

общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В

состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа

контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с

документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро,

копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения

управления, в структурных подразделениях работу с документами

выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально

назначенное лицо.


1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней,

которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.

Деятельность работников службы регламентируется должностными

инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,

предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ

по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные

инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем

организации или его заместителем. При изменении функций и задач

работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется

законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов

государственной власти и управления Республики Беларусь,

распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой

организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями

учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и

другими действующими нормативами по вопросам документационного

обеспечения управления.


1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с

высшим или средним специальным образованием соответствующего

профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего

наименования.


2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация,

руководство, координация, контроль и реализация работ по

документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба

ДОУ решает следующие задачи:


2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования,

организации работы с документами, построения поисковых систем,

контроля исполнения и подготовки документов к передаче в

ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;


2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов;
2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических

документов по совершенствованию документационного обеспечения в

организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих

подведомственную систему), прогрессивных технологий

документационного обеспечения управления на базе применения

вычислительной и организационной техники.


3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ

осуществляет следующие функции:


3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома

унифицированных форм документов организации, внесение в них

изменений;
3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации

документов и учётно-справочной работы по документам;


3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к

докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля

за правильностью оформления документов, представляемых на подпись

руководству;


3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля

прохождения, оформления и исполнения документов в установленный

срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов,

систематическое информирование руководства по этим вопросам;


3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и

оперативного размножения документов; разработка и проектирование

бланков документов;
3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение

хранения дел и оперативного использования документной информации;


3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам

граждан;
3.1.8. Организация контроля за работой с документами в

структурных подразделениях;
3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными

подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и

методов работы с документами, а также по повышению исполнительской

дисциплины;


3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования структурными подразделениями организации дел,

подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. Организация работы архива в соответствии с

законодательством по архивному делу Республики Беларусь, правилами,

инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной

службы Республики Беларусь;


3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов,

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к

компетенции службы ДОУ;
3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением

избыточной информации в организации и подведомственной системе (для

организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных

подразделений выполнения установленных правил работы с документами в

организации;
4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций

сведения, необходимые для работы службы ДОУ;


4.1.4. Проводить проверку организации документационного

обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги

проверок до руководителей структурных подразделений для принятия

соответствующих мер;


4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов

структурных подразделений к подготовке проектов документов по

поручению руководства;
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,

подготовленные с нарушением установленных требований;


4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного

обеспечения управления, подлежащие автоматизации;


4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей

компетенции;


4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях

службы ДОУ и должностные инструкции работникам;


4.1.10. Вносить предложения руководству организации о

применении административных мер во всех случаях нарушения

подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с

документами;


4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации

вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также

совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о

назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их

поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несёт ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами

в организации;


4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение

необходимых условий труда работников службы ДОУ;


5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными

подразделениями;


5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам

документационного обеспечения управления;


5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с

подготовкой документов;


5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с

соответствующими научно-исследовательскими организациями - по

вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их

квалификации в условиях широкого использования вычислительной и

организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,

связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и

методов работы с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам

обеспечения средствами организационной и вычислительной техники,

бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового

обслуживания работников службы ДОУ;


5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и

внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ,

оперативной обработки информации и соблюдению требований

нормативно-методических документов.

Приложение 3 к п.2.1.
ПРИМЕРНАЯ ФОРМА
"Табеля унифицированных форм

документов организации"

УТВЕРЖДАЮ

Наименование

должности руководителя

организации


подпись инициалы,

фамилия
дата


-----T------------T------------T-------------T--------T----------¬

¦ N ¦Наименование¦Дата ¦Периодичность¦Подраз- ¦Примечание¦

¦п/п ¦формы ¦утверждения,¦издания ¦деление,¦ ¦

¦ ¦документа ¦наименование¦ ¦ответ- ¦ ¦

¦ ¦ ¦органа, ¦ ¦ствен- ¦ ¦

¦ ¦ ¦утвердившего¦ ¦ное за ¦ ¦

¦ ¦ ¦форму ¦ ¦подго- ¦ ¦

¦ ¦ ¦документа ¦ ¦товку ¦ ¦

+----+------------+------------+-------------+--------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L----+------------+------------+-------------+--------+-----------
Примечание: 1. Документы могут быть систематизированы в табеле по

структурным подразделениям или по функциям и задачам

управления (организация системы управления,

руководство, планирование, учёт и т. п.).


2. Табель может быть дополнен другими графами,

например: адресат, ответственный за контроль

исполнения, код формы по классификатору, годовой

тираж бланков и т.д.


3. В графе "Примечание" может помещаться дополнительная

информация о форме документа, например, о порядке

подписания, согласования или утверждения документа.
Приложение 4
к п.2.2.
---------------

---------------


Камiтэт па архiвах i справаводству пры

Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь


Беларускi

навукова-даследчы цэнтр

дакументазнаўства, археаграфii

i архiўнай справы

БелНДЦДААС
220033, г.Мiнск, пр.Партызанскi, 2 корп. "В"

тэл.21-66-02

Р.р. N 100141626 у гардырэкцыi Белбiзнесбанка

код 764
___________________ N ________________________


На N ______________ ад _______________________

Герб Республики Беларусь


КАМIТЭТ КОМИТЕТ

ПА АРХIВАХ I ПО АРХИВАМ И

СПРАВАВОДСТВУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ


220048, г.Мiнск, 220048, г.Минск,

вул.Калектарная, 10 ул.Коллекторная, 10

Р/р 141030 у гардырэкцыi Р/с 141030 в гордирекции

Мiнскбiзнесбанка. Код 764. Минскбизнесбанка. Код 764.

Тэлефакс 20-51-20 Телефакс 20-51-20

__________________________________________________________________


___________ N _________________
на N __________________________
Приложение 5
к п.2.2.
Герб Республики Беларусь
МIНIСТЭРСТВА ЮСТЫЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
ЗАГАД
________________________ N ___________________
г.Мiнск

Приложение 6


к пп.2.3.12.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих утверждению
1. Акты (проверок и ревизий, приёма законченных строительством

объектов, оборудования; списание; экспертизы; передачи дел;

ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).
2. Договоры (о производстве работ, материально-технического

снабжения, аренде помещений; о поставках,

подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной

ответственности и т.д.).


3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,

капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских,

проектно-конструкторских и технологических работ; технические и

т.д.).
4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).


5. Инструкции (правила) (должностные; по

делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового

распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии;

технологического проектирования; численности работников и т.д.).


7. Отчёты (о производственной деятельности, командировках,

научно-исследовательских работах и т.д.).


8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим

днём; предприятий, на которые распространяются определённые льготы;

типовых документальных материалов, образующихся в деятельности

министерств, ведомств и др.организаций с указанием сроков хранения

материалов и т.д.).
9. Планы (производственные; строительно-монтажных,

проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения

новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения

продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).


10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном

подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).


11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и

т.д).
12. Расценки на производство работ.


13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на

капитальное строительство и т.д.).


14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Тарифные ставки.
17. Формы унифицированных документов.
18. Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 7

к пп.2.3.17, 3.2.4.

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА


----------------------------------------------¬

¦ (наименование организации) ¦

+---------------------------------------------+

¦ (дата) ¦ 16 мм

+---------------------------------------------+

¦ индекс ¦

L----------------------------------------------
41,6 мм
Приложение 8

к пп.2.3.18, 4.2.1.


ПЕРЕЧЕНЬ
типовых сроков исполнения документов
1. Постановления, решения, распоряжения, приказы, указания,

инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку.


2. Запросы, предложения и заявления депутатов Верховного Совета

и местных Советов, предложения, заявления и жалобы граждан - в

соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
3. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно

указанному в них сроку или в течение 10 дней (при отсутствии

указанного срока).
4. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и

организаций - к указанному в них сроку не позднее 15 дней или в

течение 10 дней (при отсутствии указанного срока).
5. Телеграммы, требующие срочного решения - от 2 до 5 дней;

остальные - в течение 10 дней.


6. Внутренние распорядительные документы (приказы, указания,

решения, инструкции) - к указанному в них сроку.


7. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.
8. Планы-графики к указанному в них сроку.

Приложение 9

к п.3.2.4.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации службой

документационного обеспечения управления


1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня.
4. Графики, наряды, заявки, разнорядки.
5. Сводки и информация, присланные для сведения.
6. Учебные планы, программы. Копии.
7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний,

конференций и т.п.


8. Прейскуранты. Копии.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
11. Формы статистической отчётности.
------------------------------
Документы, перечисленные в пп.4, 6, 10 подлежат учёту в

соответствующих службах учреждения (отделе снабжения, отделе кадров,

библиотеке, отделе научно-технической информации).

На основании примерного перечня организация составляет

конкретный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе

ДОУ.
Приложение 10

к п.3.2.5.
Регистрационно-контрольная

карточка
---------------------------------------------------------¬

¦ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31¦

+------------T------------T------------------------------+

¦ Срок ¦ Название ¦ Автор ¦

¦ исполнения ¦ документа ¦ (корреспондент) ¦

+------------+------------+------------------------------+

¦ Дата и индекс ¦ Дата и индекс ¦

¦ поступления ¦ документа ¦

+-------------------------+------------------------------+

¦ ¦

¦ Краткое содержание ¦



¦ ¦

+--------------------------------------------------------+

¦ ¦

¦ Резолюция или кому направлен документ ¦



+--------------------------------------------------------+

¦ ¦


¦ ¦

¦ Отметка об исполнении документа ¦

L---------------------------------------------------------

Лицевая сторона

---------------------------------------------------------¬

¦ ¦


¦ ¦

¦ ¦


¦ ¦

¦ ¦


¦ ¦

¦ Контрольные отметки ¦

+-------------------T-----------------T------------------+

¦ Фонд N ¦ Опись N ¦ Дело N ¦

L-------------------+-----------------+-------------------

Оборотная сторона

Приложение 11

к п.3.2.5.


Правила заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольной карточки

-------------------T-------------------------------------¬

¦ Реквизиты ¦ Пояснения к заполнению ¦

+------------------+-------------------------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

L------------------+--------------------------------------

Название вида Заполняется в соответствии с названием

документа вида регистрируемого документа. При

регистрации писем графа не заполняется


Автор При регистрации поступающего документа

(корреспондент) записывается название организации

(лица) - автора документа. При

регистрации отправляемых

документов записывается название

организации (лица) - корреспондента.

Допускается применение сокращённого

названия организации


Дата документа Дата, присвоенная документу

организацией-автором: число, месяц,

год - тремя парами арабских цифр
Индекс документа Индекс, присвоенный документу

организацией-автором, переносится с

поступившего или отправляемого

документа


Дата поступления Дата поступления документа переносится

с регистрационного штампа


Индекс поступления Индекс, присвоенный документу

организацией-получателем, переносится

из регистрационного штампа. После

исполнения документа дополняется

номером дела по номенклатуре дел или

другими индексами


Заголовок документа Переносится заголовок, сформулированный

или краткое на документе

содержание
Срок исполнения Проставляется число, месяц, год. При

регистрации отправляемого

инициативного документа записывается

дата ожидаемого ответа


Отметка об Краткая запись решения вопроса по

исполнении существу или дата и индекс ответного

документа
Дело Индекс дела, в которое подшит

документ, в соответствии с

номенклатурой.
Приложение 12

к п.3.2.5.


РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА -----------¬

¦ N ¦


L-----------
Корреспондент ____________________________________________
(Ф. И. О., адрес) ________________________________________
__________________________________________________________
Предыдущие обращения от _________ N_____________________
Вид документа _______________________ на _____________ л
Автор, дата, индекс сопров.письма ________________________
Дата, индекс поступления _________________________________
Краткое содержание _______________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Ответ.исполнитель ________________________________________
Резолюция ________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Автор резолюции __________________________________________
Срок исполнения __________________________________________
Форма регистрационно-контрольной карточки предложений, заявлений и

жалоб граждан

Лицевая сторона
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
--------------T------------T-----------------T---------------¬

¦Дата передачи¦ Исполнитель¦ Отметка о проме-¦ Контрольная ¦

¦на исполнение¦ ¦ жуточ. ответе ¦ отметка ¦

+-------------+------------+-----------------+---------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+------------+-----------------+---------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+------------+-----------------+---------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+------------+-----------------+---------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-------------+------------+-----------------+---------------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

L-------------+------------+-----------------+----------------


Дата индекс ответа __________________________________________
Адресат _____________________________________________________
Содержание __________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
С контроля снял ________________ Подпись контролёра _________
Дело ______________ Том __________ листы _____________ фонд

опись


дело
Оборотная сторона

Приложение 13

к п.3.2.5.
ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

---------------------T-----------------------------T----------¬

¦ Дата поступления ¦ Корреспондент, дата и индекс¦Краткое ¦

¦ и индекс документа ¦ поступившего документа ¦содержание¦

+--------------------+-----------------------------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦

L--------------------+-----------------------------+-----------

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов



---------------------------------------T----------------------¬

¦Резолюция или кому направлен документ ¦Отметка об исполнении ¦

+--------------------------------------+----------------------+

¦ 4 ¦ 5 ¦

L--------------------------------------+-----------------------

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 14

к п.3.2.5.

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих и внутренних документов



---------------T-------------T----------------T---------------¬

¦Дата и индекс ¦Корреспондент¦Краткое ¦Отметка об ¦

¦документа ¦ ¦содержание ¦исполнении ¦

¦ ¦ ¦документа ¦документа ¦

+--------------+-------------+----------------+---------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

L--------------+-------------+----------------+----------------

Формат А4 (210х297 мм)

Приложение 15

к п.3.6.3.


Примерная форма сводки учёта объёма документооборота

--------T---------------------T-------------------T----------¬

¦Струк- ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦Внутренние¦

¦турные +----------T----------+----------T--------+----------+

¦подраз-¦по группам¦по коррес-¦по группам¦по адре-¦по группам¦

¦деления¦документов¦пондентам ¦документов¦сатам ¦документов¦

+-------+----------+----------+----------+--------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L-------+----------+----------+----------+--------+-----------
Итого:

Руководитель службы ДОУ

(Заведующий канцелярией) (подпись)

Приложение 16

к п.4.3.6.

СВОДКА Руководителю организации


___________ N___________
Об исполнении документов

и поручений по состоянию


на _____________________
---------T--------------T----------------------------T----------¬

¦Исполни-¦Находится на ¦ Из них ¦ ¦

¦тели ¦ контроле ¦ ¦Примечание¦

¦ +-----T--------+------T------T-------T------+ ¦

¦ ¦ ¦за пре- ¦испол-¦в про-¦с пере-¦не ис-¦ ¦

¦ ¦всего¦дыдущий ¦ненные¦цессе ¦несён- ¦пол- ¦ ¦

¦ ¦ ¦месяц ¦в срок¦испол-¦ными ¦нен- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦нения ¦срока- ¦ные ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ми ис- ¦в ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦полне- ¦срок ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦

+--------+-----+--------+------+------+-------+------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

L--------+-----+--------+------+------+-------+------+-----------


Руководитель группы Подпись Расшифровка

контроля подписи


Дата
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам

контролируемых документов.


Примерная форма сводки об исполнении

документов и поручений

Приложение 17

к п.5.4.
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ


НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

руководителя организации

___________ N _____________

Подпись Расшифровка

___________________________ подписи

(место составления)


на _____________ год Дата
--------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела ¦

+---------T----------T----------T----------------T------------+

¦ ¦Заголовок ¦Кол-во дел¦Срок хранения ¦ Примечание ¦

¦Индекс ¦дела (то- ¦(томов, ¦дела (тома, час-¦ ¦

¦дела ¦ма, час- ¦частей) ¦ти) и N статей ¦ ¦

¦ ¦ти) ¦ ¦по перечню ¦ ¦

+---------+----------+----------+----------------+------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦

L---------+----------+----------+----------------+-------------


Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления Подпись Расшифровка

подписи


Дата
Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)


СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

наименование организации учреждения


__________ N ___________ __________ N _________

Формат А4 (210х297 мм)


Форма номенклатуры дел организации

Приложение 18

к п.5.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведённых в ______ году в организации


--------------------T-------T---------------------------------¬

¦ ¦ ¦ В том числе ¦

¦По срокам хранения ¦ Всего +----------------T----------------+

¦ ¦ ¦ переходящих ¦с отметкой "ЭПК"¦

+-------------------+-------+----------------+----------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

L-------------------+-------+----------------+-----------------
постоянного

---------------------------------------------------------------

временного (свыше

10 лет)


---------------------------------------------------------------

временного (до 10

лет включительно)

---------------------------------------------------------------

Итого

---------------------------------------------------------------



Формат А4 (210х297 мм)
Наименование должности руководителя

службы документационного

обеспечения управления Подпись Расшифровка

подписи
Дата


Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка

подписи

Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации.



Приложение 19

к п.8.2.


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ____________________

(цифрами и

___________________________________________________листа (ов)

прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________:
пропущенные номера _______________________ + листов внутренней
описи ________________________________________________________
--------------------------------------T-----------------------¬

¦ Особенности физического состояния ¦ Номера ¦

¦ и формирования дел ¦ листов ¦

+-------------------------------------+-----------------------+

¦ 1 ¦ 2 ¦

L-------------------------------------+------------------------


Наименование должности лица, -

составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка

подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)
Форма листа-заверителя дела

Приложение 20

к п.8.2.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
------T---------T---------T---------T-----------T----------¬

¦N N ¦Индекс ¦Дата ¦Заголовок¦Номер ¦Примечание¦

¦п/п ¦документа¦документа¦документа¦листов дела¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

+-----+---------+---------+---------+-----------+----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L-----+---------+---------+---------+-----------+-----------

Итого ___________________________________________ документов

(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________

(цифрами и прописью)


Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

подписи
Дата


Формат А4 (210х297 мм)

Форма внутренней описи документов дела


Приложение 21

к п.8.3.
-----T---------------------T---------------------------------¬

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦


¦ ¦ ¦ ¦

+----+---------------------+---------------------------------+

¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------------------------------+



¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------------------------------+



¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦

+----+-------------------------------------------------------+



¦ ¦ ¦

¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ (название учреждения и структурного подразделения) ¦

¦ ¦ ¦


+----+------------- ДЕЛО N --------- том N ---------¦

¦ ¦ ¦


+----+-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


¦ +-------------------------------------------------------+

¦ ¦ ¦


+----+-------------------------------------------------------+

¦ ¦ (заголовок дела) ¦

+----+---T---T-----------------------------------------------+

¦ ¦ ¦ -----------------------+

+----T---+---+--------------------¬ дата (ы) ¦

¦ ¦ ¦ ¦Ф. N ------------ ¦ на ________ листе (ах) ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦Оп. N ------------ ¦ хранить ______________ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦Д. N ------------ ¦ ¦

+----+---+---+--------------------+ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ------------- ¦

L----+---+---+------------------------------------------------

Обложка дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 22

к пп.9.2., 9.4.
УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации
Подпись Расшифровка

подписи


Дата
Фонд N _____________
ОПИСЬ N ____________

дел постоянного хранения

за ___________ год
--------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела (структурного подразделения организации) ¦

+-----T--------T-----------------------T------T-------T-------¦

¦ N N ¦ ¦ ¦Дата ¦Кол-во ¦ При- ¦

¦ п/п ¦ Индекс ¦ Заголовок дела (тома,¦дела, ¦листов ¦ ме- ¦

¦ ¦ дела ¦ части) ¦(тома ¦в деле ¦ ча- ¦

¦ ¦ ¦ ¦части)¦(томе, ¦ ние ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦

+-----+--------+-----------------------+------+-------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦

L-----+--------+-----------------------+------+-------+--------
В данный раздел описи внесено ____________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата
Заведующий ведомственным архивом Подпись Расшифровка

(лицо, ответственное за архив) подписи

Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения Наименование организации
________ N ___________ __________ N ___________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного

хранения
УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации


Подпись Расшифровка

подписи
Дата


Фонд N _________

ОПИСЬ N ________

дел временного (свыше 10 лет)

хранения


за ___________ год
--------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела (структурного подразделения организации)¦

+-----T--------T-----------T------T-------------T-------T-----+

¦ ¦ ¦ ¦Дата ¦Срок хранения¦Кол-во ¦ ¦

¦ N N ¦ Индекс ¦Заголовок ¦дела ¦дела (тома, ¦листов ¦ При-¦

¦ ¦ ¦дела (тома,¦(тома,¦части),статья¦в деле ¦ ме- ¦

¦ п/п ¦ дела ¦части) ¦части)¦по перечню ¦(томе, ¦ ча- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ние ¦

+-----+--------+-----------+------+-------------+-------+-----+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

L-----+--------+-----------+------+-------------+-------+------
В данный раздел описи внесено _________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _____________ по N ____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи


Дата
Заведующий архивом (лицо, Подпись Расшифровка

ответственное за архив) подписи


Дата
СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

_________ N ____________

Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации
Подпись Расшифровка

подписи


Дата
Фонд N _____________

ОПИСЬ N ____________

дел по личному составу

за _____________ год


--------------------------------------------------------------¬

¦ Название раздела ¦

+-----T-------T------------T-------T-------------T------T-----+

¦ ¦ Индекс¦ Заголовок ¦ Дата ¦Срок хранения¦Кол-во¦ ¦

¦ ¦ ¦ дела (тома,¦ дела ¦дела (тома, ¦листов¦ При-¦

¦ NN ¦ дела ¦ части) ¦ (тома,¦части) ¦в деле¦ ме- ¦

¦ п/п ¦ ¦ ¦ части)¦ ¦(томе,¦ ча- ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ние ¦

+-----+-------+------------+-------+-------------+------+-----+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦

L-----+-------+------------+-------+-------------+------+------
В данный раздел описи внесено ________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N ____________ по N ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи

Дата
Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка

(инспектор по кадрам) подписи

Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

Наименование организации учреждения
__________ N ___________ _________ N ___________
Формат А4 (210х297 мм)
Форма годового раздела сводной описи дела по личному

составу


Приложение 23

к пп. 9.2., 9.3.


___________________________________________________________

(наименование организации)

___________________________________________________________

(наименование структурного подразделения или общественной

организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения (общественной

организации)


Подпись Расшифровка

подписи
Дата

ОПИСЬ N

--------------------------------------------------------------¬



¦ Название раздела ¦

+---T--------T---------T---------T------T---------T-----------+

¦ N ¦ Индекс ¦Заголовок¦Дата дела¦Кол-во¦Срок хра-¦ ¦

¦ ¦ дела ¦ дела ¦ (тома, ¦листов¦нения де-¦ Примечание¦

¦п/п¦ (тома, ¦ (тома, ¦ части) ¦в деле¦ла (тома,¦ ¦

¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦(томе)¦части) ¦ ¦

+---+--------+---------+---------+------+---------+-----------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 *) ¦ 7 ¦

L---+--------+---------+---------+------+---------+------------

В данную опись внесено________________________ дел с N ________

цифрами и прописью
по N __________ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка

составителя описи подписи


Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО **)

Наименование должности Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ подразделения

организации


Подпись Расшифровка подписи ______ N _______

Дата


Передал _________________________ дел

(цифрами и прописью)

и _______________________ регистрационно-контрольных карточек

(цифрами и прописью) к документам ***)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения (общественной

организации) Подпись Расшифровка

Дата подписи


Принял ____________________ дел и ___________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника

ведомственного архива Подпись Расшифровка

подписи

Дата


Формат А4 (210х297 мм)
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного подразделения (общественной

организации) организации
--------------------------

*) Передаются вместе с делами канцелярии.


*) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
**) При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение 24

к пп.9.4.
_______________________________________________________________

(название государственного архива ) *)


_______________________________________________________________

(название фонда)


Фонд N _____________
Опись N ____________
______________________________________________________________

(название описи)


Крайние даты дел _____________
-------------------------

*) Заполняется в государственном архиве.

Формат А4 (210х297 мм)
Форма титульного листа законченной

описи дел постоянного хранения

Приложение 25

к пп.10.2.


ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _____________ Дата _____________ Индекс ________
Корреспондент ________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________
--------------------------------------------------------------
Выдан ______________ ______________________

(дата выдачи) (кому выдано)


Выдал ______________ Получил ______________

(подпись) (подпись)

Формат А4 (210х297 мм)
Форма листка-заместителя документа

Приложение 26

к пп.10.2.

Наименование организации

Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________

(N и заголовок)
Опись ________________________________________________________

(N и название)


Фонд _________________________________________________________

(N и название)


Выдано ___________________ ______________________

(дата выдачи) (кому выдано)

во временное пользование (читальный зал) до __________________

(дата возврата)

Наименование должности Подпись Расшифровка

сотрудника, выдавшего дело подписи

Формат А4 (210х297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 27

к пп.11.4.

Наименование

организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

Дата
АКТ

__________ N __________

_______________________

место составления
о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению
На основании _________________________________________________

(название и выходные данные перечня

______________________________________________________________

документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда

N ________________

(название фонда)


-----T---------T---------T-------T--------T------T-------T--------¬

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Индекс ¦ ¦Сроки ¦ ¦

¦ ¦Заголовок¦Дата дела¦Номера ¦дела ¦Кол-во¦хране- ¦Примеча-¦

¦ N N¦дела или ¦или край-¦описей ¦(тома, ¦дел ¦ния де-¦ние ¦

¦ ¦групповой¦ние даты ¦(номен-¦части) ¦(то- ¦ла (то-¦ ¦

¦ п/п¦заголовок¦ дел ¦клатур)¦по но- ¦мов, ¦ма,час-¦ ¦

¦ ¦ дел ¦ ¦за---- ¦менкла- ¦час- ¦ти) и ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦год (ы)¦туре или¦тей) ¦номера ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦N дела ¦ ¦статей ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦по описи¦ ¦по пе- ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦речню ¦ ¦

+----+---------+---------+-------+--------+------+-------+--------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦

L----+---------+---------+-------+--------+------+-------+---------

Итого ____________________ дел за ____________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а

по личному составу согласованы с ЭПК ______________________________

(наименование архивного

учреждения)

(протокол __________ N _________)
Наименование должности лица, проводившего

экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

Наименование организации

________ N _____________

Документы в количестве __________________ дел, весом _____ кг

(цифрами и прописью)

сданы в ______________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приёмо-сдаточной накладной _________________

N ____________


Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка

подписи

Изменения в учётные документы внесены.



Наименование должности работника

ведомственного архива (службы

документационного обеспечения

управления), внёсшего изменения в

учётные документы

Подпись Расшифровка

подписи

Дата
Формат А4 (210х297 мм)


Форма акта о выделении на уничтожение документов,

не подлежащих хранению


______________________________

Государственная регистрация.

Номер: 908/12.

Дата: 30.05.95 г.





2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 ( название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:


  • Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

  • Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

  • Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

  • Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

  • Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

  • Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

  • Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

  • Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.


Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.
1   2   3   4   5   6

Похожие:

1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconОтдел делопроизводства и контроля
Организация единой системы делопроизводства в райсовете и его исполнительных органах
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconИнструкция по ведению делопроизводства в тсж
Настоящая {инструкция определяет порядок{ ведения делопроизводства в правлении
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconСистема автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов
Данный документ предназначен для администраторов и пользователей программного обеспечения (ПО) LanDocs, системы автоматизации делопроизводства...
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconПравила делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики I. Общие положения
Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти Чеченской Республики (далее орган...
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconПорядок исчисления налога на добавленную стоимость и налога на прибыль в бюджетных учреждениях культуры
Т. Е. Володина, заместитель начальника Управления правовой работы и делопроизводства Государственной Третьяковской галереи
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconАппарат Вышневолоцкого городского суда Тверской области
Начальник отдела государственной службы и кадров, делопроизводства, судебной статистики и правовой информатизации
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconОтчет о работе Управления Судебного департамента в Республике Хакасия за 12 месяцев 2011 года
Однако как самостоятельное структурное подразделение по приему заявлений и обращений от граждан и организаций отдел обеспечения приема...
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconАрхивное делопроизводство в арбитражных судах в электронном виде
Статья посвящена исследованию вопросов архивного делопроизводства в арбитражных судах в электронном виде. Выводы, содержащиеся в...
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconЗаконодательством. В «Генеральном регламенте коллегий…»
«архив», обозначавшее хранилище документов. Архивы отделялись от делопроизводства, а дьяков и подьячих, которые вели все «государевы...
1. Краткая история развития делопроизводства. Определение делопроизводства по госту 16487-83 (название госта). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления iconЮ. М. Гончаров. Документы делопроизводства городских магистратур как источник по истории сибирской купеческой семьи конца XIX начала XX в
И. А. Якимова. Опубликованные источники по истории крестьянской общины в Алтайском горном округе
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org