Документационное обеспечение управления



страница1/6
Дата26.07.2014
Размер1.21 Mb.
ТипУчебное пособие
  1   2   3   4   5   6
Уральский государственный университет

им. А.М. Горького


И.А. Суровцева
Документационное обеспечение управления

Учебное пособие


Екатеринбург

2010

Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«Уральский государственный университет им. А.М. Горького»
Исторический факультет
Отделение архивоведения, документоведения и информационно-

правового обеспечения управления



Документационное обеспечение управления

Учебное пособие

Екатеринбург

2010

Автор – Суровцева Инна Анатольевна, старший

преподаватель кафедры архивоведения и истории

государственного управления

Уральский государственный университет


И.А. Суровцева, 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………..3
Раздел 1.Организационные основы и государственное регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ)………………………4
Тема 1.Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология

в области ДОУ…………………………………………………………………...4


Тема 2.Современное государственное регулирование ДОУ в России……….
Тема 3. Служба документационного обеспечения управления……………….
Раздел 2.Документирование управленческой деятельности……………..
Тема 1.Состав управленческих документов……………………………………
Тема 2.Состав реквизитов организационно-распорядительных документов. Требования к бланкам документов……………………………………………..
Раздел 3.Организация документооборота, регистрация, контроль исполнения документов……………………………………………………….
Тема 1.Организация документооборота……………………………………….
Тема 2.Регистрация документов……………………………………………….
Тема 3.Контроль исполнения документов…………………………………….
Раздел 4.Систематизация и оперативное хранение документов………..
Тема 1.Номенклатура дел ……………………………………………………..
Тема 2.Формирование дел и оперативное хранение документов и дел…….
Раздел 5.Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив организации…………………………………………………………………….
Тема 1.Экспертиза ценности документов и оформление её результатов…...
Тема 2.Пречни документов…………………………………………………….
Тема 3.Оформление дел…………………………………………………………

Сайты, содержащие нормативно-правовые и методические акты в сфере документационного обеспечения управления


Рекомендуемая литература
Приложения

Введение

Курс «Документационное обеспечение управления» (ДОУ) является одной из базовых учебных дисциплин специальностей архивоведение и документоведение.

Методические указания предназначены для студентов заочной формы обучения, которые в соответствии с учебным планом изучают курс «Документационное обеспечение управления».

Основной задачей методических указаний является оказание помощи студентам при изучении ими теоретических и практических вопросов ДОУ на основе современных научно-обоснованных подходов к решению важнейших задач документирования и организации работы с документами.

Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области ДОУ, учитывают использование информационных технологий.
Поскольку документирование управленческой деятельности является составной частью документационного обеспечения управления, в методические указания включен соответствующий раздел, в котором рассматриваются основные положения, касающиеся правил документирования. Подробнее этот материал рассматривается в курсе «Документоведение».
В результате освоения курса студенты должны:

знать:


- терминологию в сфере документационного обеспечения управления;

-действующие нормативно-правовые и методические государственные акты, регламентирующие вопросы ДОУ;

-современные теоретические подходы к организации делопроизводства, технологии работы с документами, их подготовке к сдаче в архив организации;

уметь:


-составлять и оформлять локальные нормативно-методические акты, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации;

-создавать необходимые элементы информационно-справочного аппарата по документам организации, находящимся на стадии делопроизводства;

-осуществлять контроль исполнения документов с использованием традиционных и компьютерных технологий;

-пользоваться перечнями документов с указанием сроков хранения;

-разрабатывать и оформлять номенклатуру дел организации;

-проводить экспертизу ценности документов и оформлять её результаты;

-оформлять дела для их передачи на хранение в архив организации.

Раздел 1. Организационные основы и государственное регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ)
Тема 1. Место ДОУ в системе управления организацией. Терминология в области ДОУ
Приступая к изучению курса, прежде всего следует уяснить, что работа с документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее – организации). В документах содержится информация о деятельности организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом.
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится:

«Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.

Документы позволяют организациям:

-осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

-предоставлять информацию последовательно и объективно;

-обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

-обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

-повышать эффективность деятельности всей организации;

-обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

-соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

-обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

-защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

-обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

-предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

-обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

-поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память».

Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций…

Управление документами в организации включает в себя:

-принятие политики и стандартов в сфере управления документами;

-распределение ответственности и полномочий по управлению документами;

-установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;

-предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;

-проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

-интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности».


Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.

Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.

В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «делопроизводство» и его синоним «документационное обеспечение управления» определены как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».

Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.

«Документирование» в ГОСТ Р 51141-98 определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.
«Организация работы с документами» по стандарту - это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.

Необходимо отметить, что в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ».

В ГОСТ Р 51141-98 значится: «документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

В соответствии с этим же стандартом «реквизит - обязательный элемент оформления официального документа».

Отсюда следует, во-первых, что данное определение касается лишь официальных документов, во-вторых, что синонимом термина «документ» является термин «документированная информация».
В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».

«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».
Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 51141-98 и формулируется как «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 51141-98.

C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.
В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 51141-98.

Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др.

Термины, касающиеся конкретных направлений ДОУ, будут рассмотрены в соответствующих разделах методических указаний.
Контрольные вопросы
1.Какую роль играют документы для организаций и общества?

2.Назовите современные законодательные, нормативные акты, стандарты, определяющие терминологию в области делопроизводства.

3.Как соотносятся понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»?

4.Назовите составные части делопроизводства (ДОУ).

4.Какой документ называется официальным?

5.В каком законодательном акте дано определение термина «документированная информация»?


Тема 2. Современное государственное регулирование ДОУ в России
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы ДОУ: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обозначено: «Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности… Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства её соответствия нормативной среде».

Нормативная среда (нормативно-правовая база) в соответствии с указанным стандартом включает:

-законы и нормативные акты, регулирующую деловую деятельность в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;

-стандарты практической деятельности организации;

-правила рекомендательного характера;

-добровольно применяемые этические кодексы и нормы.

Изучение темы следует начать с законодательных актов РФ.

Основным законом, определяющим права граждан РФ в информационно-документационной сфере является Конституция Российской Федерации, в Ч.4, ст. 29 которой значится: «каждый гражданин имеет право свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым законным способом».
Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской Федерации:

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения, подтверждения правоотношений.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.; за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.
Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом и др.
Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде Федеральных законов Российской Федерации:
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов, печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в официальных документах.
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения, которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре; устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра, обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и корпоративной информационной системе.


Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О техническом регулировании»; Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности, принцип добровольного применения стандартов, принцип применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта; устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил).
Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов, необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на государственную службу, её прохождением и прекращением; детально прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой службе государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных удостоверений.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на другие архивные документы, в том числе - на документы по личному составу; детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим в области информационного права. Он определяет основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об электронной цифровой подписи» регулирует сферу электронного документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью».
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных работников с использованием средств автоматизации или без таких средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц.
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос.
Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного обеспечения управления, необходимо отметить следующие:

-указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

-указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

-распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;

-постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005 г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;

-постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, среди которых необходимо отметить:

-постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

-приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;

-постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;

-приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На этом нормативном акте следует остановиться особо. Рекомендации предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Их применение должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:

-общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, документации, архивного дела);

-порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству;

-структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд федерального органа исполнительной власти, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов).

Кроме того, в состав Методических рекомендаций включено 39 приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.
Следует уяснить, что особое место в системе государственных нормативно-методических актов по ДОУ занимает «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к службам документационного обеспечения», разработанная Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР и утверждённая приказом Главархива 25 мая 1988 г. № 33. Предшественником Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была вышедшая в 1973 г. «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД). Основные положения ЕГСД распространялись только на организационно-распорядительную документацию, а общие требования к документам и службам документационного обеспечения, сформулированные в ГСДОУ, распространяются уже «на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии» (ГСДОУ, п. 1.6).

Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и организациях. Он был разработан с целью упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствования работы аппарата управления.

Основные положения ГСДОУ состоят из пяти разделов:

-общие положения (включают определение, цель, состав ГСДОУ, сферу распространения основных положений ГСДОУ, правовой статус документа; определяют место службы ДОУ в системе управления организации);

-документирование управленческой деятельности (рассматривается состав управленческих документов, правила их оформления; самостоятельный подраздел посвящается унификации и стандартизации управленческих документов);

-организация работы с документами (содержатся положения, касающиеся организации документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, разработки номенклатуры дел, формирования документов в дела, проведения экспертизы ценности документов и их подготовки к сдаче в архив организации);

-механизация и автоматизация работы с документами (показан состав и применение средств механизации и автоматизации работы с документами по состоянию на вторую половину 1980-х годов);

-служба документационного обеспечения управления (прописаны задачи и структура службы ДОУ, нормирование труда её работников, организация рабочих мест и условия труда).

Разделы дополняются двенадцатью приложениями. Часть из них:

-перечень межотраслевых унифицированных систем документации;

-перечень государственных стандартов;

-перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;

-примерный перечень документов, подлежащих утверждению;

-примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;

-перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения;

-перечень типовых сроков исполнения документов – устарели и уже не соответствуют требованиям современных нормативных актов.

Другие приложения :

-правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;

-форма номенклатуры дел структурного подразделения;

-форма номенклатуры дел организации;

-типовые задачи, функции и права службы документации в организации – взяты за основу и с некоторыми изменениями, продиктованными зачастую внедрением новых компьютерных технологий, с успехом используются в настоящее время.

Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения осталась прежней.

Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости в принципиальных положениях и используется в практической деятельности организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те положения, которые не противоречат требованиям современных государственных нормативных актов.
В соответствии с ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» (2007) «участники работ по стандартизации, а также национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации». Обратимся к стандартам. В приведённом определении обозначены национальные стандарты, однако необходимо отметить, что в состав фонда документов национальной системы стандартизации входят межгосударственные, государственные и национальные стандарты, отраслевые стандарты. К числу стандартов, определяющих отдельные направления ДОУ, кроме названных выше, относятся, например:

-ГОСТ 9327-60. «Бумага. Потребительские форматы»;

-ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

-ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

-ГОСТ Р 51511-2001. «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» и др.

Остановимся подробнее на следующих:

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. Дата введения - 1 июля 2003 г. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Устанавливает состав реквизитов документов; требования к их оформлению; требования к бланкам документов; включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Состоит из четырёх разделов:

-область применения;

-состав реквизитов документов;

-требования к оформлению реквизитов документов;

-требования к бланкам документов.

Разделы дополняются двумя приложениями: в приложении А помещены схемы расположения реквизитов документов, в приложении Б – образцы бланков документов.

Несмотря на провозглашённый законом «О техническом регулировании» принцип добровольного применения стандартов, в отношении оформления документов организациям следует ориентироваться на рассматриваемый ГОСТ Р 6.30-2003. Этот документ аккумулирует огромный опыт отечественного документоведения. Его внедрение способствует унификации документов, которая, в соответствии с ГСДОУ, «проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники» (в настоящее время – компьютерных технологий).
Однако необходимо иметь в виду, что в связи с появлением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства от 15 июня 2009 г. № 477, федеральные органы исполнительной власти при оформлении документов обязаны руководствоваться Р.III, п.5 Правил гласит: «документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210+297 мм) или А5 (148+210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление». Из стандарта в Правила включен состав реквизитов, необходимых для оформления документов именно федерального органа исполнительной власти, однако в ряде случаев требования Правил расходятся с ГОСТ Р 6.30-2003 (нет «отметки о поступлении документа», нет «идентификатора электронной копии документа», появилась «отметка о конфиденциальности», вместо одного реквизита «подпись», появилось два: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица»). К сожалению, изменены названия некоторых реквизитов. Но, в общем и целом, прописывая состав реквизитов, разработчики постарались сохранить преемственность Правил и стандарта.

-Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», как уже отмечалось выше, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General». Он регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Управление документами в организациях провозглашается основной функцией менеджмента.

Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

Стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций; специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудников (персонала) организаций; физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.


Состоит из следующих разделов:

-область применения (обозначены предмет регулирования, сфера распространения, рекомендательный характер применения);


-нормативные ссылки (перечислены использованные международные стандарты);
-термины и определения (всего - 19; термины приведены с англоязычными эквивалентами; ряд терминов: конвертация, метаданные, миграция и др. являются новыми для отечественного делопроизводства);
-преимущества управления документами (см. раздел 1 данных методич. указаний);

-нормативная среда (см. раздел 1 данных методич. указаний);



-политика управления документами и ответственность (прописана необходимость документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами; распределять и отражать в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации ответственность за работу с конкретными документами между всеми сотрудниками. Особого внимания заслуживают положения об ответственности всех сотрудников организации за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность и об обязанности архивных органов принимать участие в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами);
-требования к управлению документами (перечислены составляющие комплексной программы управления документами; изложены общие требования к документам, в том числе – к электронным: «Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчётности. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности»; определены характеристики, которыми должны обладать подлинные документы, а именно: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования);
-проектирование и внедрение системы управления документами (обозначены мероприятия, входящие в стратегию внедрения системы управления документами в организации: проектирование системы управления, документирование процессов функционирования системы управления документами, подготовка сотрудников, конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы, установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения, определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов; определены характеристики систем управления документами: надёжность, целостность, соответствие, комплексность, системность; прописаны требования к проектированию, внедрению систем управления документами, и прекращению их применения, а также методология этой работы);
-процессы управления документами и контроль (рассмотрены требования, которые должны предъявляться к экспертизе документированной информации: анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчётности, оценка степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему; прописан процесс принятия решений об определении сроков хранения документов; определены цели управления хранением документов и включения документов в систему управления документами; перечислены методы, обеспечивающие включение документов в систему управления документами: классификация и индексирование, расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), регистрация, системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности; определены цели, требования, методы, действия, необходимые для проведения работ по классификации, хранению и обращению с документами, организации доступа к ним, контролю документооборота, отбору и передаче документов на последующее хранение и уничтожение, документированию процессов управления документами: «Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть чётко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение…Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует чётко документировать и хранить»);
-мониторинг и аудит (обоснована необходимость проведения мониторинга и аудита, в том числе сторонними организациями, для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов);
-обучение (для организаций, стремящихся соблюдать требования стандарта, обозначена необходимость подготовки и принятия долгосрочных программ обучения всех сотрудников. В разработке учебных программ могут участвовать сторонние организации).
Основные разделы дополняют предметный указатель и справочное приложение А, содержащее сведения о соответствии национальных стандартов РФ ссылочным международным стандартам.

Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный характер, однако является обязательным для организаций, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.


Следующую группу нормативных документов по ДОУ составляют общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» «Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - общероссийские классификаторы) – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией» (ст.15).

В настоящее время в стране действует более тридцати общероссийских классификаторов. Для определения состава и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе кадровой документации, а также кадровой первичной учётной документации (личная карточка формы Т-2, Т-2ГС, учётная карточка научного, научно-педагогического работника формы Т-4) организациями используются следующие классификаторы:

-ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

-ОК 007-93 Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

-ОК 009-2003 Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

-ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

-ОК 018- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);

-ОК 019-95 Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО).


Особое место среди классификаторов занимает ОКУД, в состав которого входят унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве (см. раздел 2 данных методических указаний).


Контрольные вопросы
1.Какие аспекты ДОУ регламентируются кодексами РФ?

2.Какой федеральный закон определяет цели и принципы стандартизации?

3.Какой федеральный закон определяет структуру должностного регламента?

4.Какие федеральные законы регулируют сферу электронного документооборота?

5.Какой стандарт регулирует процессы управления документами в организациях?

6.Какой стандарт устанавливает состав реквизитов документа?

7.Какой закон уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа?

  1   2   3   4   5   6

Похожие:

Документационное обеспечение управления iconПо курсу документационное обеспечение управления
Методические материалы для проведения практических занятий по курсу «Документационное обеспечение управления». – М.: Импэ им. А....
Документационное обеспечение управления iconУчебная программа по курсу " математические основы управления " очно-заочная (вечерняя) форма обучения
Специальность: 350800 – Документоведение и документационное обеспечение управления
Документационное обеспечение управления iconУчебно-методический комплекс дисциплины обсужден на заседании методической комиссии по специальности спо 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведения»

Документационное обеспечение управления iconЭкзаменационные требования
Филология”, “Документоведение и документационное обеспечение управления”, «Журналистика», «Литературное творчество», «Литературная...
Документационное обеспечение управления iconСписки абитуриентов, подавших заявления для зачисления на 2-й курс обучения 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
«Монтаж, наладка и эксплуатация электрооборудования промышленных и гражданских зданий»
Документационное обеспечение управления iconУчебно-методический комплекс по дисциплине история мировых цивилизаций Для специальности 350800 (оксо 032001-65) «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Согласовано с методической комиссией факультета (института) 20 г
Документационное обеспечение управления iconУчебно-методический комплекс по дисциплине «Организация социальной защиты работников» для специальности «документоведение и документационное обеспечение управления»
Рассмотрено и утверждено на заседании кафедры трудового права и основ правоведения «29» августа 2011 г
Документационное обеспечение управления iconJavaScript. Рассматриваемые в издании вопросы являются продолжением материала, с которым Вы познакомились в процессе изучения дисциплины
Печатается по решению редакционно-издательского совета гоу впо нглу специальность: Документоведение и документационное обеспечение...
Документационное обеспечение управления iconКафедра «Документационное обеспечение управления и прикладная лингвистика»
Культура правильной речи: Учебные материалы к практическим занятиям по курсу «Русский язык и культура речи». – М.: Мати, 2006. –...
Документационное обеспечение управления iconПисьменности учебно-методический комплекс
Учебно-методический комплекс предназначен для студентов, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное...
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org