Основные понятия и термины



Скачать 138.11 Kb.
Дата26.07.2014
Размер138.11 Kb.
ТипДокументы

2





Описание процесса работы с волонтерами

  1. Основные понятия и термины


Оргкомитет – Автономная некоммерческая организация «Организационный комитет XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в г. Сочи» (АНО «Оргкомитет «Сочи 2014»).

Волонтерский центр (ВЦ) – структурное подразделение учебного заведения или учрежденная им организация, действующая при поддержке Оргкомитета и специализирующаяся на отборе, привлечении, обучении, удержании и подготовке волонтеров по определенному функциональному направлению к участию в организации и проведении XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр

Игры – XXII Олимпийские зимние игры и XI Паралимпийские зимние игры 2014 года в г. Сочи.

Волонтер – человек, который по доброй воле принял решение посвятить свое время, опыт, знания умения и навыки ради общественного блага, помощи другим людям или проведению какого-либо мероприятия на безвозмездной основе.

Волонтеры Игр - граждане Российской Федерации и иностранные граждане, заключившие с Оргкомитетом "Сочи 2014" гражданско-правовой договор об участии в организации и (или) проведении Олимпийских игр и Паралимпийских игр путем применения своего опыта, знаний, умений и навыков в целях осуществления мероприятий по организации и проведению Олимпийских игр и Паралимпийских игр без предоставления указанным гражданам денежного возмещения за осуществляемую ими деятельность (Федеральный закон от 1 декабря 2007 года № 310-ФЗ).

Методология смешанного обучения (blended learning) - использование различных форм и инструментов обучения для реализации образовательных программ по основным модулям подготовки волонтеров.

Единая информационная система по работе с волонтерами (ЕИС) - единая информационная платформа, созданная для взаимодействия всех участников процесса подготовки волонтеров, а также для хранения и использования информации о волонтерах.

Тестовые соревнования – спортивные соревнования, проводимые в предолимпийский период на олимпийских объектах для отработки механизмов организации соревнований по зимним видам спорта и тестирования объектов.
  1. Использование Единой информационной системы в процессе работы с волонтерами

    1. Единая информационная система по работе с волонтерами


Единая информационная система разработана международным IT-партнером МОК Atos Origin и поддерживает автоматизацию и ведение основных процессов работы с волонтерами. Представители каждого волонтерского центра имеют доступ к базе данных волонтеров своего волонтерского центра, а также права по использованию системы в рамках своих компетенций.
Оборудования для работы с ЕИС предоставляется Оргкомитетом для каждого волонтерского центра. Установка и настройка оборудования также производится Оргкомитетом.
    1. Принципы работы с ЕИС и система обучения пользователей


Целью процесса обучения работе пользователей в ЕИС является формирование двух центров компетенций: локального – в каждом волонтерском центре и центрального – в офисе Оргкомитета. И на локальном и на центральном уровне сотрудники должны быть компетентны как в решении вопросов, касающихся работы в системе, так и вопросов, связанных с пониманием процесса работы с волонтерами.

Подавляющая часть вопросов по использованию системы и специфике бизнес-процесса от конечных пользователей волонтерских центров должна решаться силами локального центра компетенций. При невозможности решения вопроса на локальном уровне, он эскалируется в центральный центр компетенций.

Локальный уровень компетенции может включать в себя до 5 сотрудников волонтерских центров (в зависимости от специфики и масштаба работы конкретного волонтерского центра). Данные сотрудники должны пройти несколько этапов обучения.

В дополнение к программам обучения, готовится Руководство по работе с системой. Оно включает пошаговое описание выполнения всех типовых задач каждого этапа работы с волонтерами и передается представителям волонтерских центров на первом этапе обучения. К Руководству могут прилагаться видеоуроки по реализации особо сложных задач.


  1. Работа с волонтерской заявкой

    1. Подача заявки волонтером на сайте ОКОИ


Все кандидаты в волонтеры, независимо от источника получения информации о возможности участия в отборе, заполняют заявку на официальном сайте Оргкомитета, посвященном волонтерской деятельности. Сайт начнет функционировать одновременно с официальным стартом набора волонтеров в 2012 году. Заявки, поданные кандидатом в волонтеры в электронной форме через официальный сайт Оргкомитета по привлечению волонтеров, являются единственным источником привлечения волонтеров. При этом волонтерский центр может передавать предварительно отобранным кандидатам специальный код, который автоматически прикрепит волонтера к данному волонтерскому центру и к определенному направлению подготовки. Использование кода не освобождает кандидата в волонтеры от прохождения процедуры тестирования и отбора.

По некоторым направлениям подготовки волонтеров по согласованию с Оргкомитетом процесс привлечения и работы с волонтерами может осуществляться в тестовом режиме с 7 ноября 2011 года.


    1. Распределение заявок и передача информации в ВЦ


В зависимости от региона проживания кандидата в волонтеры и выбранного предпочтительного направления деятельности происходит автоматическое прикрепление кандидата к одному из волонтерских центров. Прикрепление кандидатов, проживающих за рубежом, должно производиться к соответствующим специализированным волонтерским центрам. Волонтерский центр автоматически получает все заявки по своему профилю. В процессе автоматической обработки заявок и их передачи в волонтерский центр происходит проверка на наличии данных кандидата в ЕИС. В случае подтверждения дублирования, кандидату генерируется письмо с отказом в регистрации заявки.

Количество волонтеров ВЦ, не являющихся студентами и преподавателями образовательного учреждения, на основе которого был образован ВЦ, должно составлять не менее 50% от общего числа привлекаемых волонтеров.


  1. Проверка заявки на соответствие формальным критериям


После автоматической обработки заявки она передается сотрудникам волонтерского центра. Сотрудники волонтерского центра проверяют поданную заявку на соответствие формальным критериям:

  • достижение кандидатом возраста 18 лет на момент Игр;

  • документальное подтверждение навыков, наличие которых требуется выбранным функциональным направлением деятельности;

  • успешность прохождения базового онлайн-тестирования (список тестов, а также критерии оценки зависят от выбранного функционального направления деятельности).

При условии, что поданная заявка удовлетворяет формальным критериям, кандидат переходит на этап интервьюирования и тестирования знаний и навыков, необходимых потенциальному волонтеру для удовлетворения требованиям вакансии.

В случае если заявка не соответствует формальным критериям, сотрудники волонтерского центра (по установленным шаблонам с использованием ЕИС) уведомляют кандидата в волонтеры о невозможности дальнейшего участия в процедуре отбора по данному направлению.


  1. Отбор волонтеров

    1. Планирование оценочных мероприятий (интервью)


После успешного прохождения кандидатом процедуры формальной проверки, сотрудниками волонтерского центра инициируется процесс планирования оценочных мероприятий. В процессе планирования сотрудники волонтерского центра осуществляют:

  • определение времени места и темы оценочного мероприятия;

  • рассылку приглашения на оценочное мероприятие по установленным шаблонам.

Все действия осуществляются с использованием ЕИС на основе Руководств, разработанных Оргкомитетом.
    1. Процедура отбора


Все кандидаты на данном этапе должны пройти оценку личностных качеств и профессиональных знаний и навыков. При этом с целью минимизации транспортных затрат, а также возможных затрат волонтеров и волонтерского центра на размещение кандидатов, для кандидатов из регионов, отличных от региона размещения волонтерского центра, количество мероприятий, на которых требуется личное присутствие, должно быть минимизировано. Дополнительные личные встречи могут быть замещены проведением дистанционных интервью и онлайн тестированием.

Оргкомитет берет на себя обязательство предоставления волонтерскому центру безлимитных линий связи по России для организации процесса проведения дистанционных оценочных мероприятий с кандидатами.

Каждый кандидат в волонтеры должны пройти как минимум одно собеседование и одно тестирование профессиональных знаний и навыков.

На прохождение собеседования кандидат в волонтеры должен прибыть в волонтерский центр в обязательном порядке. Это необходимо для предварительной проверки правильности предоставления личных данных кандидата. Волонтерский центр может оказывать содействие в размещении кандидатов в волонтеры, прибывших для участия в оценочных мероприятиях.



В общем случае сотрудники волонтерского центра вправе организовывать для каждого кандидата до 5 оценочных мероприятий, проходящих в различных форматах:

Собеседование. Необходимо для оценки личностных качеств кандидата.

Групповое интервью (оценочная сессии). Групповое интервью проводится для оценки профессиональных навыков кандидатов. Планируется, что данный формат будет применяться в основном для кандидатов из региона размещения волонтерского центра. Групповые интервью могут проводиться как тренерами волонтерских центров, так и с привлечением представителей Оргкомитета.

Дистанционное интервью. Дистанционное интервью используется для оценки профессиональных навыков кандидатов. Они проводятся удаленно с использованием различных каналов коммуникации для кандидатов из регионов, отличных от региона размещения волонтерского центра.

Онлайн тестирование. Онлайн тестирование может проводиться с целью дополнительной оценки профессиональных навыков кандидата. Тестирование разрабатывается и размещается в сети Интернет Оргкомитетом. Сотрудники волонтерского центр ответственны за направление кандидату письма с просьбой пройти тестирование, а также за занесение результатов тестирования в ЕИС.
    1. Оценка кандидатов.


По итогам прохождения оценочных мероприятий формируется сводная оценка каждого кандидата. На основании полученной оценки с лучшими кандидатами инициируется процесс заключения гражданско-правовых договоров об участии в организации и проведении XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр в качестве волонтера.
  1. Заключение договоров с волонтером


Кандидат в волонтеры, успешно прошедший все этапы тестирования, получает предложение войти в состав волонтеров Игр. В случае получения согласия сотрудники волонтерских центров инициируют и реализуют процесс заключения соглашений с кандидатами. Разработанный и утвержденный Оргкомитетом шаблон договора рассылается сотрудниками ВЦ всем прошедшим отбор кандидатам с помощью ЕИС. В дальнейшем, подписанный со стороны волонтера Договор передается волонтерскому центру на первой локальной сессии обучения волонтеров. Статус волонтера Игр дает право участвовать в волонтерских мероприятиях, организуемых или санкционируемых Оргкомитетом, а также проходить обучение по заранее определенным образовательным модулям.
    1. Мониторинг привлечения волонтеров


Волонтерский центр должен ежеквартально отчитываться перед Оргкомитетом о процессе привлечения волонтеров в установленной форме с использованием ЕИС.
  1. Подготовка и обучение волонтеров

    1. Разработка программ обучения


Тренинговые программы обучения волонтеров по каждому образовательному модулю, набор необходимых модулей, а также общий план-график реализации программы подготовки волонтеров разрабатывается Оргкомитетом. Образовательные учреждения, на базе которых созданы волонтерские центры, имеют возможность участвовать в тендерах на разработку тренинговых программ подготовки волонтеров по своему профилю. При прочих равных условиях статус официального центра подготовки волонтеров будет являться плюсом.
    1. Реализация программ обучения


Для подготовки волонтеров планируется использование модульной программы обучения с использованием методологии смешанного обучения (blended learning). Программа будет состоять из следующих модулей:

  • введение в Игры и Олимпизм (Orientation);

  • вводный курс (General);

  • профессиональные навыки для работы по конкретному направлению деятельности;

  • английский язык Олимпийских и Паралимпийских Игр (Games Language);

  • дополнительный Паралимпийский учебный модуль для всех волонтеров Игр.

Также определенные группы волонтеров пройдут обучение по дополнительным модулям:

  • развитие профессиональных навыков для волонтеров-специалистов;

  • лидерство в волонтерских командах;

  • экологический модуль.

Модульная программа обучения, основанная на использовании методологии смешанного обучения (blended learning), предполагает использование нескольких форм и инструментов обучения:

  • очное обучение в классе. Производится непосредственно в волонтерском центре. Включает в себя решение кейсов, лекции, ролевые игры и другие формы обучения;

  • обучение на практике. Производится на объектах проведения мероприятий, организуемых как волонтерским центром, так и Оргкомитетом. Включает в себя прохождение практики на олимпийских объектах, участие в тестовых соревнованиях и обучающие экскурсии.

  • дистанционное обучение. Основной метод обучения, включающий в себя E-learning, онлайн-изучение учебных материалов, выполнение домашних заданий и другие формы обучения.

Выбор сочетания используемых инструментов обучения будет производиться Оргкомитетом отдельно при разработке каждой тренинговой программы с учетом специфики, географии и масштаба привлечения волонтеров.
    1. Уточнение программ обучения и подготовки волонтеров


Тренинговые программы по каждому модулю, список необходимых модулей, а также общий план-график реализации программы подготовки волонтеров могут корректироваться совместно ВЦ и Оргкомитетом после подведения промежуточных итогов реализации модульной программы обучения.
  1. Привлечение волонтеров на мероприятия ВЦ, мероприятия Оргкомитета и тестовые соревнования

    1. Формирование потребностей в волонтерах


Привлечение волонтеров к участию в мероприятиях Оргкомитета и тестовых соревнованиях происходит параллельно с проведением обучения волонтеров и осуществляется в соответствии с требованиями и квотами Оргкомитета, определенными для каждого волонтерского центра.
    1. Рассылка анонса о мероприятии волонтерам ВЦ


Для привлечения волонтеров к участию в волонтерских мероприятиях волонтерский центр проводит с помощью ЕИС рассылку анонса о предстоящем мероприятии.

Анонс о предстоящем мероприятии содержит следующую информацию:



  • общая информация о мероприятии;

  • дата проведения и последний срок подачи заявок. Последний срок подачи заявок не может устанавливаться позднее, чем за 10 дней до начала мероприятия;

  • регион и город проведения мероприятия;

  • требуемое количество волонтеров с разбивкой по ключевым направлениям деятельности;

  • условия привлечения волонтеров. Здесь указывается информация о возможной компенсации затрат волонтеров, связанных с участием волонтеров в данном мероприятии.

Описание волонтерской вакансии содержит следующую информацию:

  • название мероприятия;

  • дата проведения и последний срок подачи заявки;

  • регион проведения мероприятия и волонтерский центр, ведущий набор;

  • название вакансии;

  • требование к знаниям и навыкам волонтера;

  • условия привлечения волонтера.
    1. Привлечения волонтеров на мероприятия волонтерского центра


Привлечение волонтеров на мероприятия ВЦ в обязательном порядке согласовывается с Оргкомитетом. Весь процесс сопровождения организации и проведения мероприятия осуществляется сотрудниками ВЦ. Информация о каждом проведенном мероприятии в обязательном порядке предоставляется Оргкомитету с использованием ЕИС и включает в себя:

  • информационный отчет о мероприятии. Включает в себя краткое описание мероприятия, достигнутые цели и задачи;

  • количество участвующих в мероприятии волонтеров.
    1. Финальная оценка деятельности волонтеров


По итогам прохождения программ обучения, участия в мероприятиях Оргкомитета и тестовых соревнованиях, а также локальных мероприятиях ВЦ происходит финальная оценка деятельности волонтеров ВЦ. Итоговая оценка волонтера зависит от количества мероприятий, в которых участвовал волонтер, а также оценок его деятельности на мероприятиях. На основании итоговых оценок формируется сводный рейтинг волонтеров по каждому ВЦ. Работа по созданию сводного рейтинга осуществляется сотрудниками волонтерского центра с использованием ЕИС. На основе рейтинга, а также количественных квот волонтерского центра формируется список волонтеров, рекомендуемых к участию в подготовке и проведении Игр. Данный список отправляется для утверждения в Оргкомитет и может быть им скорректирован.
  1. Приглашение волонтеров для участия в организации и проведении Игр.

    1. Формирование предложений об участии в Играх для лучших волонтеров ВЦ


Для кандидатов, вошедших в итоговый список, сотрудниками волонтерского центра осуществляется рассылка предложений об участии в организации и проведении Игр с указанием направления деятельности волонтера и (в некоторых случаях) конкретной позиции работы волонтера. Предлагаемая позиция является предварительной и может быть изменена в дальнейшем в рамках установленного направления деятельности волонтера.

Сотрудники волонтерского центра ответственны за отправку предложений и сбор ответов от волонтеров. Информация о волонтерах, подтвердивших предложение, передается в Оргкомитет. Дальнейшая работа с волонтерами, подтвердившими предложение о вхождении в состав волонтеров Игр, осуществляется Оргкомитетом.


    1. Формирование резерва волонтеров волонтерского центра


Все волонтеры волонтерского центра, не попавшие в число лучших волонтеров, получивших предложение стать волонтерами на Играх, формируют резерв волонтерского центра. Резерв волонтерских центров является главным источником дополнительного привлечения волонтеров на Игры. В случае поступления от Оргкомитета запроса на дополнительное привлечение волонтеров, сотрудники волонтерского центра в кратчайшие сроки в соответствии со сводным рейтингом волонтеров, должны отправить лучшим из оставшихся кандидатов предложение об участии в организации и проведении Игр.

МОСКВА

2010
Организационный комитет XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в городе Сочи



Похожие:

Основные понятия и термины icon1. Водное занятие. Основные понятия и термины музееведения. Цели и задачи курса «Музееведение»
Цели и задачи курса «Музееведение». Основные понятия и термины в музейном деле. Становление и развитие государственно-общественной...
Основные понятия и термины iconОсновные термины и понятия цифровой вычислительной техники
Приведем термины и понятия вычислительной техники, с которыми часто приходится встречаться [1]
Основные понятия и термины iconОсновные термины и понятия Вопросы к коллоквиуму
В научной литературе существует несколько подходов относительно определения понятия «методология»
Основные понятия и термины iconОсновные даты и события Основные понятия и термины

Основные понятия и термины icon2. Основные теории культуры и искусства. Основные понятия и термины культуры
Статус дисциплины: относится к циклу общепрофессиональных дисциплин и является обязательной
Основные понятия и термины iconМетодические рекомендации г. Железногорск Илимский 2008 г. Основные понятия и термины Интернет

Основные понятия и термины iconСловарь От авторов-составителей
Реймерс Н. Ф. Основные биологические понятия и термины. М.: Просвещение, 1988. 319 С
Основные понятия и термины iconОсновные термины, понятия
Тема Древнейшие люди, их жизнь и деятельность как этап предыстории человечества. (3ч.)
Основные понятия и термины icon«Древняя Спарта»
Основные понятия и термины: илоты, спартанцы, лаконичная речь, народное собрание, Совет старейшин
Основные понятия и термины iconРусь и золотая орда
Основные понятия и термины: ярлык, баскак, владычество, резиденция, численники, «ордынский выход», улус
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org