Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области



Скачать 460.53 Kb.
страница1/3
Дата23.10.2014
Размер460.53 Kb.
ТипДокументы
  1   2   3


ИНФОРМАЦИЯ
об основных направлениях развития архивного дела

в Рязанской области

за 2010 год
В прошедшем году все архивные учреждения Рязанской области напряжённо работали над выполнением основной задачи по всестороннему содействию гражданам и учреждениям в исполнении запросов, связанных с их социальной защитой при безусловном обеспечении безопасности архивных фондов и жизнедеятельности архивных учреждений. Значительные коррективы в выполнении намеченных задач внесло введение в Рязанской области Указом Президента Российской Федерации от 2 августа 2010 года положения чрезвычайной ситуации, связанной с обеспечением пожарной безопасности. В течение всего второго полугодия 2010 года деятельность архивистов Клепиковского, Касимовского, Милославского, Рязанского, Рыбновского, Шацкого районов, расположенных в пожароопасных зонах, была направлена на первоочередное восстановление документов, утраченных гражданами, пострадавшими от природных пожаров. Главным архивным управлением оказывалась методическая помощь работникам органов управления архивным делом названных районов в организации данной работы, велось активное консультирование граждан, пострадавших во время пожаров, как в устной, так и в письменной формах.

Учитывая тяжёлые климатические условия прошедшего лета и возможность их повторения в будущем, главное архивное управление придавало большое значение в своей деятельности вопросам обеспечения сохранности архивных документов, находящихся на муниципальном и ведомственном хранении. Вопросы эти решались в условиях установления тесных деловых контактов с руководством муниципальных районов. Состоялись выезды в Клепиковский, Сараевский, Рыбновский, Захаровский, Новодеревенский, Шацкий районы, где имели место встречи с руководителями районов, обсуждались насущные вопросы по хранению архивных фондов. Особенно тяжёлая ситуация сложилась в Рыбновском районе из-за перегруженности архивохранилищ документами. Одно из архивохранилищ находится в подвальном помещении, где существует прямая угроза гибели документов из-за аварийных ситуаций. Не созданы условия для хранения архивных документов в Новодеревенском районе. Архивохранилище Новодеревенского архивного отдела расположено в бывших классных комнатах Новодеревеснкой средней школы, совершенно неприспособленных для длительного хранения архивных документов.

Состоявшиеся в ходе выездов в Новодеревенский и Рыбновский районы встречи с районными руководителями, составленные по результатам поездок информации, направленные на имя глав районов, активизировали деятельность районных администраций по улучшению условий хранения архивных документов: в Новодеревенском районе выделены средства на проведение ремонта архивохранилища и приобретение металлических стеллажей.

В архивохранилище Рыбновского районного архивного отдела силами двух работников из центра занятости населения проведена большая работа по смене устаревшего картонажа, написанию новых ярлыков, перешивке дел, смене обложек. Значительные положительные изменения произошли в Захаровском районе благодаря вниманию, которое уделяется архивному делу со стороны главы Захаровского района И.С. Абдюшева. В настоящее время Захаровский районный архивный отдел размещается в отремонтированном помещении, на 1-ом этаже районной администрации площадью 40 м². В архивохранилище установлены металлические стеллажи, на окнах - металлические решётки.

Вопросы обеспечения сохранности архивных документов стали темой обсуждения на областном совещании работников органов управления архивным делом муниципальных районов области по итогам работы за 2009 год и основных задачах на 2010 год (март 2010 года). На совещании были подведены итоги деятельности архивных учреждений области за 2009 год и определены основные задачи на 2010 год. Участники совещания были проинформированы о главных нормативных и методических документах по архивному делу и делопроизводству, вышедших в свет за последние несколько лет. Основное внимание было уделено разъяснению основных положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, введённых в действие постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76. В ходе совещания активно обсуждались вопросы внедрения в работу муниципальных архивов программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия), использования архивных документов, организации делопроизводства в учреждениях-источниках комплектования. Были даны разъяснения по внедрению в практику работы архивных учреждений районного уровня Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках РАН. Давались консультации по изменениям, внесённым в данные Правила приказом Минкультуры РФ от 16 февраля 2009 года № 68. Отдельным вопросом в повестке дня совещания стояла тема по внедрению в делопроизводство участков мировых судей и районных судов Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей. Работники органов управления архивным делом обменялись опытом в работе, посетили новое здание государственного учреждения Рязанской области «Государственный архив Рязанской области» на Московском шоссе. На совещании присутствовала Татьяна Николаевна Панфилова – заместитель Председателя Правительства Рязанской области, курирующая вопросы социальной сферы. В ходе совещания по итогам работы за 2009 год Почётными грамотами главного архивного управления Рязанской области были награждены начальники архивных отделов Захаровского, Пронского, Ряжского и Шиловского муниципальных районов. В адрес глав указанных районов были направлены благодарственные информационные письма.

Тяжёлая финансовая ситуация, имеющая место во всех муниципальных районах области, отягощённая природными пожарами, имела прямые негативные последствия для органов управления архивным делом муниципальных районов области. В целях экономии финансовых средств на содержание исполнительных органов местного самоуправления в области были по-новому сформированы организационные структуры районных администраций. В ходе формирования в большинстве районов архивные отделы были ликвидированы, их заменили сектора. Отделы остались только в Касимовском, Ряжском, Кораблинском, Рыбновском, Шиловском районах. В ряде районов области были сокращены специалисты архивных отделов, отвечающие за работу межведомственных архивов по личному составу, а начальники районных архивных отделов были понижены до должности ведущих специалистов отделов организационной и правовой работы. Реформирование аппаратов районных администраций сопровождалось переводом ряда специалистов из разряда муниципальных служащих в разряд «бюджетников», что также имеет отрицательное значение. Налицо имеет место ликвидация органов управления архивным делом на уровне муниципальных районов, что противоречит Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации». Все предпринятые усилия со стороны главного архивного управления (выезды в районы, переговоры с руководителями районных администраций, разъяснительная работа с главами районов) результатов не дали, так как главы районов были поставлены в очень жёсткие финансовые рамки. Новые организационные структуры районных администраций вступят в силу в большинстве районов с 1 февраля 2011 года. По состоянию на 1 января 2011 года сеть архивных учреждений по области включает в себя 22 архивных отдела, Сасовский, Старожиловский и Новодеревенский муниципальные архивы. В Новодеревенском районе архивный отдел был ликвидирован одновременно с понижением в должности начальника до ведущего специалиста администрации района.

Проведена определённая работа по реализации Федерального закона от 8 мая 2010 года № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». 21 июня Правительство Рязанской области приняло распоряжение, которое утвердило План областного Правительства по реализации данного федерального закона на территории Рязанской области. В соответствии с распоряжением Правительства Рязанской области в главном архивном управлении разработан соответствующий план мероприятий, создана рабочая группа по его реализации, составлен проект постановления управления об изменении на казённый тип государственного учреждения Рязанской области «Государственный архив Рязанской области». Проект будет доработан после решения вопроса об увеличении штатной численности ГУ РО «ГАРО» в связи с введением в эксплуатацию нового здания на Московском шоссе.

В соответствии с законом Рязанской области от 03.11.2009 № 135-ОЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Рязанской области» создан официальный сайт главного архивного управления Рязанской области, начата работа по его наполнению необходимой информацией, перечень которой утверждён постановлением Правительства Рязанской области от 17.11.2010 № 296 «О перечне информации о деятельности исполнительных органов государственной власти Рязанской области, размещаемой в сети Интернет».

Руководствуясь Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» заключён договор с Рязанским филиалом ФГУП «ЦентрИнформ» по разработке и внедрению проекта защиты информационной системы персональных данных главного архивного управления Рязанской области.

Специалисты главного архивного управления Рязанской области приняли участие в реализации областной целевой программы «Электронная Рязанская область», а именно: произведена установка рабочих мест автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело-8», три специалиста управления прошли обучение на курсах по работе с СЭДД.

Главное архивное управление Рязанской области было задействовано в составлении долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства в Рязанской области

(2011-2013 гг.)». Данная программа предусматривает приобретение и оснащение ГУ РО «ГАРО» пятью комплектами компьютерного оборудования, перевод в электронную форму 20% метрических книг, находящихся на государственном хранении, создание официального сайта ГУ РО «ГАРО» с расширяемой структурой с возможностью размещения электронных архивных фондов, обучение 10 сотрудников ГУ РО «ГАРО» использованию информационно-коммуникационных технологий, а также внедрение программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия) в деятельность районных архивных учреждений.

В прошедшем году велась активная работа по составлению административных регламентов по оказанию муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и учреждений в администрациях муниципальных районов. Главное архивное управление оказывало активную методическую помощь в составлении данных регламентов на муниципальном уровне. За основу при этом брался административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства». Одновременно шла доработка административного регламента главного архивного управления Рязанской области по исполнению государственной услуги «Организация исполнения запросов юридических лиц, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод». Административный регламент Росархива в мае 2010 года был выслан в адрес органов управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области вместе с разъяснениями его основных положений и списками адресов и телефонов Росархива и федеральных архивов, межведомственных архивов, расположенных в г. Рязани.

Продолжено оказание методической помощи работникам органов управления архивным делом муниципальных районов области по различным направлениям деятельности путём направления в районы решений ЭПК, совместных решений ЭПК и ЭК областных организаций, информаций о выходе в свет документов по архивному делу и делопроизводству. Значительный объём времени ушёл на методическое обеспечение работы по проведению экспертизы ценности и научно-технической обработке дел на участках мировых судей, недавно включённых в список учреждений источников комплектования на районном уровне. Работникам органов управления архивным делом муниципальных районов давались многочисленные устные консультации при приезде их в архивное управление и при выездах специалистов управления в районы области.

Была продолжена практика представления плановой и отчётной документации из районов области непосредственно исполнителями при приезде их в главное архивное управление. Итогом такой практики стало значительное улучшение качества планов и отчётов, представляемых из районов области. В настоящее время можно сделать вывод о том, что новая статистическая форма планово-отчётной документации, введённая в действие приказом Росархива от 12.10.2006 № 59, внедрена в работу архивных учреждений Рязанской области. При консультировании работников районных архивных отделов, особенно с небольшим стажем работы, активно использовался Сборник методических материалов «Учёт архивных документов в вопросах и ответах», подготовленный Федеральным архивным агентством в 2010 году.

В соответствии с письмом Росархива от 13 сентября 2010 года № 2/1706-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2011 год и их отчётности за 2010 год» составлено и направлено в районы области методическое письмо о планировании работы на 2011 год и отчётности за 2010 год. Руководствуясь данным письмом, был произведён анализ планов работы на 2011 год и отчётов за 2010 год.

Главное архивное управление принимало активное участие в подписании соглашения о сотрудничестве с руководством Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина.

Начальник управления принял участие в работе заседания Научно-методического совета ЦФК в г. Твери.

Специалисты главного архивного управления участвовали в выполнении государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение

квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Рязанской области на 2010 год. Были прочитаны лекции по ведению текущего делопроизводства и обеспечению сохранности документов в ведомственных архивах для специалистов администраций сельских, городских поселений, администраций муниципальных районов, а также для государственных служащих центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области. Продолжено деловое сотрудничество с Рязанским учебно-деловым центром «Морозовский проект» и Рязанским центром научно-технической информации в части прочтения лекций по делопроизводству и архивному делу для работников кадровых служб организаций, предприятий с различными формами собственности.

Заместитель начальника управления принял участие в работе комиссии при смене работников в архивном отделе администрации Шацкого муниципального района.


Обеспечение сохранности и государственный учёт документов

Архивного фонда Российской Федерации
В 2010 году в районах области проведены следующие мероприятия по обеспечению сохранности архивных документов, находящихся на муниципальном хранении:

1. Захаровский район – произведён капитальный ремонт помещений площадью 40 м. кв., выделенных архивному отделу в 2009 году. На окнах установлены металлические решётки, помещение оборудовано противопожарным инвентарём. В архивохранилище установлены металлические стеллажи, протяжённость металлических полок составила 288 пог. м. Архивные документы перемещены из старого архивохранилища. Имеется задел для приёма документов на хранение в будущем.

2. Рязанский район – в выделенном для архивного отдела в 2009 году дополнительном помещении установлены металлические стеллажи протяжённостью 52 погонных метра. Архивные дела перемещены в выделенное архивохранилище.

3. Рыбновский район – проведён косметический ремонт рабочего кабинета архивного отдела, произведена замена окон на пластиковые.

4. Михайловский район – произведена замена окон в рабочем кабинете и архивохранилище на пластиковые, заменены две двери на металлические.

5. В рабочих кабинетах Сапожковского районного архивного отдела установлена пожарная сигнализация.

6. Сасовский район – проведена замена вышедшего из строя газового отопительного котла. Установлены металлические стеллажи протяжённостью 15 пог. м.

7. Милославский район – выделена отдельная комната под рабочий кабинет.

Ввиду большой загруженности архивными документами в течение года приобретены и установлены дополнительные стеллажи в межведомственных архивах по личному составу Рыбновского, Сасовского, Рязанского районов. В Сапожковском районе межведомственному архиву по личному составу выделено дополнительное помещение площадью 12 м², что решит проблему приёма документов по личному составу от ликвидированных предприятий, организаций района в ближайшем будущем.

В ряде районов приобреталась новая мебель, более современные компьютеры, принтеры. К сожалению, только в 11 районах области имеются компьютеры, технические параметры которых соответствуют требованиям, необходимым для установки программного обеспечения «Архивный фонд» (4-ая версия). В 2010 году работники 9 районов области при приезде в главное архивное управление были обеспечены дистрибутивом ПК «Архивный фонд» (4-ая версия). Главный специалист управления обучал работников органов управления архивным делом муниципальных районов по установке на компьютеры ПК. В июле 2010 года в районы области выслана подробное методическое письмо «О технологической поддержке пользователей программного комплекса «Архивный фонд» (4-ая версия).

Запланированная в ГУ РО «ГАРО» работа по перемещению фондов из архивохранилищ на Лермонтова -9а в новое здание в 2010 году не проводилось в связи с не поставкой стеллажей и оборудования. Вместе с тем, работа по подготовке к перемещению продолжалась, она выражалась в проверке наличия фондов, составлению списка фондов, которые должны будут перемещены в новое здание.

Несмотря на сложные финансовые условия, сложившиеся в последние годы во всех муниципальных районах области, выделялись финансовые средства для приобретения архивных коробок. Особенно успешно проблема картонирования решается в тех районах, в которых на районном уровне принято решение о приёме дел на муниципальное хранение только в коробках (Клепиковский, Касимовский, Ряжский, Пронский). Всего за год закартонировано 3884 дела. Наибольшее количество дел (740) помещено в коробки в Ряжском районном архивном отделе, который в настоящее время является одним из лучших в области по созданию условий хранения архивных документов.

Плановым порядком велась проверка наличия дел, находящихся на государственном и муниципальном хранении. Всего проверено 45251 дело (в том числе 5277 дел в муниципальных архивах). В ГУ РО «ГАРО» осуществлена проверка наличия 2570 единиц хранения фотодокументов.

В ходе проверке наличия, проверки правильности подкладки дел в ГУ РО «ГАРО» проводился розыск необнаруженных дел. Обнаружены 6 ед. хр., числившиеся в розыске с 1970 года. По состоянию на 01.01.2011 год в ГАРО розыске числится 115 ед.хр. Списывание необнаруженных дел не производится по причине не завершенности перемещения документов в новые архивохранилища ГАРО. Проводится проверка наличия перемещенных фондов (Московское шоссе), где могут находиться необнаруженные дела.

Одновременно с проверкой наличия, при необходимости, проводилась шифровка дел с указанием №№ фондов, описей, дел. Проведена шифровка переработанного фонда Р-2997 («Рязанское областное управление сельского хозяйства»). Всего зашифрованы (или перешифрованны) 22 159 ед.хр.; написаны заголовки (внесены изменения) 8 839 ед.хр.; закартонированы 536 ед.хр. (личные фонды и коллекции); перекартонированы 11 664 ед.хр. (при перешифровке фонда Р-2997 и проверке наличия фондов).

По результатам проверки наличия, в соответствии с действующими «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН РФ», составлялись акты и листы проверки наличия. Состоялось заседание комиссии главного архивного управления по списанию дел, необнаруженных в ходе проверки наличия фонда Р-2997 «Рязанское областное управление сельского хозяйства» в ГУ РО «ГАРО». Списаны как необнаруженные, пути розыска которых исчерпаны, два дела: отчёты сельскохозяйственных школ области за 1946 год, акты районных управлений сельского хозяйства по итогам проверки готовности хозяйств области к зимовке скота за 1981-1982 гг.

В ходе проверки наличия и приёма дел на муниципальное хранение от ликвидированных предприятий подшито 2699 дел.

Несмотря на то, что большинство сотрудников лаборатории обеспечения сохранности занимались исполнением социально-правовых запросов, в отчетном году ею были проведены следующие виды работ по улучшению физического состояния документов. Отреставрировано 152 дела с количеством листов 29255, в том числе: по I категории отреставрировано 1680 листов (документы ОДФ, планы, схемы); по II категории - 27575 листов;

переплетено и подшито 196 дел и 281 опись без реставрации; сброшюровано 117 дел с количеством листов 34157; сброшюровано 195 описей с количеством листов 17341.

На 01.01.2010 г. в ГУ РО «ГАРО» числилось 39145 дел, требующих реставрации. В 2010 году выявлено ещё 851 ед.хр., требующих реставрации,. Таким образом, на 01.01.2011 г. числится 39800 дел, которые требуют реставрации.

В отчетный период была проведена консервационно-профилактическая обработка СФ негативов и документов на бумажной основе, всего – 15 рулонов (71157 кадров). Лабораторией изготовлено 420 контрольных отпечатков и 208 фотокопии для архива и исследователей.

В 2010 году продолжена работа по оцифровке документов, фото документов, планов, схем и их обработка. Было переведено в электронную форму 4917 документа (лист), в т.ч.: фотодокументы – 1226 ед. хранения; негативы – 251; на бумажной основе (листов) – 3440.

В связи с отсутствием необходимого оборудования работы по созданию СФ документов на бумажной основе и СФ на ОЦ фотодокументы не проводились.

В течение года продолжалась работа по учету документов и фондов, находящихся на муниципальном и государственном хранении. Внесены изменения по 395 фондам (в том числе по 290 фондам в муниципальных архивах). В соответствии с административным регламентом главного архивного управления по выполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области» внесены изменения в фондовый каталог главного архивного управления. Каталог пополнен фондовыми карточками на вновь поступившие на муниципальное хранение фонды. Составлен сводный паспорт о количестве хранящихся в муниципальных архивах дел на 1 января 2010 года и объяснительная записка к нему. В соответствии с названным регламентом проведена работа с фондовым каталогом ГУ РО «ГАРО».

Во всех архивохранилищах области в течение прошедшего года проводились мероприятия по поддержанию санитарно-гигиенического состоянии архивохранилищ: уборки помещений, обеспыливание документов ручным способом и с помощью пылесоса. Значительная работа в этом направлении была проведена в архивохранилище Рыбновского районного архивного отдела, где к данной работе привлекались безработные граждане, стоявшие на учёте на бирже труда: проведена замена ветхих обложек дел на новые, заменены ярлыки на коробках, произведена частичная замена старых коробок.
Формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

предприятий, организаций
В 2010 году ЭПК главного архивного управления Рязанской области продолжала вести активную работу по уточнению списков учреждений-источников комплектования государственного и муниципальных архивов Рязанской области. Всего за прошедший год по спискам произошли следующие изменения:

Исключено 32 учреждения, в том числе по ГУ РО «ГАРО» - 4,

по муниципальным архивам – 28. Из общего количества исключённых учреждений 13 имеют федеральную форму собственности, 2 – муниципальную, 17 – негосударственную форму собственности.

ПО ГУ РО «ГАРО» исключены:

- управление Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Рязанской области;

- отдел Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Центральному федеральному округу в области;

- управление по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Рязанской области;

- открытое акционерное общество «Рязанский завод автомобильных агрегатов» (ОАО «РЗАА»).

По муниципальным архивам из списков учреждений-источников комплектования были исключены:

- территориальные межрайонные отделы управления Роснедвижимости по Рязанской области (всего 10);

- отделы по управлению муниципальным имуществом Ухоловского и Старожиловского районов -2;

- Пителинское районное потребительское общество;

- ОАО «Сынтульский литейно-механический завод» Касимовского района;

- сельскохозяйственные производственные кооперативы Касимовского, Пителинского, Старожиловского, Сапожковского, Спасского, Шацкого районов – всего 14.

Территориальные межрайонные отделы управления Роснедвижимости по Рязанской области были исключены из списка учреждений-источников комплектования в связи с реорганизацией управления Роснедвижимости по Рязанской области и передачей его функций управлению Росреестра по Рязанской области. Отделы по управлению муниципальным имуществом Ухоловского и Старожиловского районов вошли в структуру районных администраций, потеряв юридическую самостоятельность, что и явилось причиной их исключения. Ряд предприятий были исключены на основании п. 4.2.2.1 «Правили организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках РАН», в котором говорится о прекращении производственной деятельности.

Включено в список учреждений - источников комплектования ГУ РО «ГАРО» 2 организации:

- управление Министерства юстиции РФ по Рязанской области;

- территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития по Рязанской области.

ИТОГО: на 1 января 2011 года в сводном списке учреждений-источников комплектования ГУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов Рязанской области значится 1109 учреждений и предприятий, из которых в ГУ РО «ГАРО» - 251 организация, по муниципальному звену – 858.

В отчётном году было согласовано с ЭПК главного архивного управления 18 номенклатур дел, представленных предприятиями и организациями – источниками комплектования ГУ РО «ГАРО», Среди них: 8 представлены территориальными органами федеральных органов власти, 5- центральными исполнительными органами государственной власти Рязанской области, 1-органом местного самоуправлении г. Рязани, 4 – медицинскими и образовательными учреждениями, коммерческими организациями.

По заданию Главархива г. Москвы специалисты главного архивного управления и ГУ РО «ГАРО» приняли участие в подготовке проекта методических рекомендаций «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов». Выход в свет данного методического пособия, несомненно, сыграет значительную роль в работе ЭПК по определению учреждений-источников комплектования. Надеемся, что в 2011 году методические рекомендации уже будут использоваться в работе.

Запланированная на 2010 год работа по составлению примерных номенклатур дел для организаций муниципального уровня не проводилась по причине длительного отсутствия на рабочем месте председателя ЭПК (сначала болезнь, потом отпуск с последующим увольнением). Назначен новый председатель ЭПК, дополнен и изменён состав ЭПК.

Велась активная работа по внедрению в делопроизводство примерных номенклатур дел, разработанных в 2009 году специалистами главного архивного управления для администраций муниципальных районов, районных (городских) управлений образования и молодёжной политики, центров занятости муниципальных районов области.

Особое внимание уделялось составлению конкретных номенклатур дел на участках мировых судей, так как эта работа проводилась впервые после выхода в свет Типовой номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, введённой в действие приказом Генерального директора Судебного департамента при ВС РФ от 30 декабря 2008 года. Давались многочисленные устные и письменные консультации судебным работникам, рассматривались проекты номенклатур и описей дел. В прошедшем году началась научно-техническая обработка дел общего судебного делопроизводства и представление описей на рассмотрение ЭПК главного архивного управления. Следует отметить, что в данном направлении главное архивное управление тесно взаимодействовало с главным управлением региональной безопасности Рязанской области, в чьём ведении находятся вопросы материально-технического обеспечения участков мировых судей, и с управлением Судебного департамента в Рязанской области, которое решает вопросы методического обеспечения федеральных судов общей юрисдикции. Принято два совместных решения ЭПК главного архивного управления и ЭК управления Судебного департамента в Рязанской области о сроках хранения гражданских дел, по которым в иске отказано, и о составлении отдельных описей на уголовные, гражданские и административные дела. В управление региональной безопасности направлялись оперативные информации о ходе проведения работы по составлению описей и проведению экспертизы ценности судебных дел на участках мировых судей. Представленные сведения использовались на совещаниях работников участков мировых судей, а также при аттестации помощников мировых судей и присуждению им квалификационных чинов. Предпринятые меры дали к концу года ощутимые результаты: описи № 1 по 2007-2009 гг. из 44 стоящих на учёте участков утвердили уже 20. В большинстве участков проводилась экспертиза ценности судебных дел. Методическую помощь по всем видам работы, проводимых на участках мировых судей, оказывали работники органов управления архивным делом муниципальных районов области. Особую важность методической помощи придаёт тот факт, что в недавно созданных участках помощниками мировых судей работают молодые специалисты, не имеющие практики в обработке документов, составлении описей, проведении экспертизы ценности и т.д. Обучали их всему этому архивисты. Для оказания полноценной методической помощи пришлось тщательно изучить Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, Типовую номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования. Также были совершенны выходы на участки мировых судей для изучения документов, образующихся в деятельности мировых судей (Рыбновский район).

В марте 2010 года состоялись выборы депутатов Рязанской областной Думы 5 созыва. В период предвыборной кампании осуществлялся сбор агитационных материалов кандидатов в депутаты областной Думы. В целях обеспечения сохранности документов, образующихся в ходе предвыборной кампании и непосредственно выборов депутатов, проанализирован и согласован с ЭПК главного архивного управления «Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Рязанской областной Думы 5 созыва». Порядок доведён до органов управления архивным делом муниципальных районов области. В ходе анализа и согласования за основу был взят Закон Рязанской области «О выборах депутатов в Рязанскую областную Думу».

В прошедшем году завершена научно-техническая обработка документов в территориальных межрайонных отделах Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Рязанской области (бывших земельных комитетах). Досрочная обработка дел проведена в связи с упразднением Федерального агентства кадастра объектов недвижимости и передачей его функций вновь созданной в 2009 году Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии. Вся работа по обработке и учёту дел велась при активной методической помощи со стороны специалистов, членов ЭПК управления и в соответствии с методическим письмом «О научно-технической обработке архивных документов реорганизуемых территориальных межрайонных отделов управления Роснедвижимости по Рязанской области». В настоящее время все документы ликвидированных межрайонных отделов приняты по актам приёма – передачи дел в территориальные отделы управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и учтены по описям.

Продолжено заключение соглашений о сотрудничестве между главным архивным управлением Рязанской области, государственным учреждением Рязанской области «Государственный архив Рязанской области», территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, организациями федерального подчинения. В течение года подписаны соглашения с:

- ГУ Рязанской лабораторией судебной экспертизы Минюста России,

- управлением Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору по Рязанской и Тамбовской областям.

В течение всего года архивистами области оказывалась методическая помощь работникам предприятий, организаций органов государственной власти и местного самоуправления во всем вопросам постановки делопроизводства, обеспечению сохранности документов. Продолжено разъяснение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Методических рекомендаций по составлению инструкций по делопроизводству, разработанных Росархивом в соответствии с п. 4 постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Специалистами управления изучался «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», введённый в действие приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558. Информация о выходе в свет данного важного нормативного документа доведена до органов управления архивным делом муниципальных районов области и учреждений, организаций-источников комплектования ГУ РО «ГАРО». Продолжено внедрение в практику работы «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения», утверждённого приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 года № 1182.

Всей методической работой главного архивного управления Рязанской области руководила ЭПК, которая активно работала, несмотря на непростую ситуацию, связанную с долгим отсутствием председателя. Всего в течение года было проведено 11 заседаний, в ходе которых были рассмотрены и утверждены:

- описи дел постоянного срока хранения на 22937 ед.хр., из которых по

ГУ РО «ГАРО» на 6514 ед. хр., по муниципальным архивам – на 16423 ед хр.;

- описи дел постоянного срока хранения научно-технической документации (НТД) на 365 ед.хр. в том числе по ГУРО «ГАРО» - на 170 ед. хр. по муниципальным архивам – на 195 ед. хр.;

- описи на фотодокументы на 610 ед. хр., (в том числе 20 ед. хр. – муниципальные архивы);

- опись на 2 ед. хр. на документы личного происхождения (Касимовский район);

- переработанные описи на 646 ед.хр. по 4 фондам муниципальных архивов области.

На заседаниях ЭПК были рассмотрены и согласованы:

- описи дел по личному составу на 20895 ед. хр., в том числе по ГУ РО «ГАРО» на 7699 ед. хр., по муниципальным архивам на 13196 ед. хр.;

- положения об ЭК 6 организаций-источников комплектования ГУ РО «ГАРО», из которых 3 являются федеральными органами исполнительной власти;

- положения о ведомственном архиве 4 организаций, из которых 2 представляют федеральные органы власти;

- 1 инструкция по делопроизводству;

- номенклатуры дел 18 организаций, из которых 8 – федеральные органы власти, 5 – центральные исполнительные органы государственной власти, 1 –орган местного самоуправления г. Рязани, 4 – медицинские, образовательные учреждения;

- акты о не обнаружении дел постоянного срока хранения, пути розыска которых исчерпаны, на 132 ед. хр. за 1990-2000 гг. (Шиловский район);

- Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Рязанской областной Думы 5 созыва.

Годовой план утверждения описей, несмотря на имевшее место сложности в работе (чрезвычайно жаркое лето, пожары, значительный объём справочной работы), перевыполнен. Причина перевыполнения заключается в том, что в утверждённых описях дел постоянного срока хранения ликвидированных межрайонных территориальных отделах управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по Рязанской области оказалось намного больше дел, чем планировалось.

Полным ходом шла работа по упорядочению документов в органах местного самоуправления: администрациях сельских и городских поселений, администрациях муниципальных районов. В настоящее время значительное большинство органов местного самоуправления, включая представительные органы (районные Совета депутатов, районные Думы), обработали свои документы по 2007-2009 гг. и утвердили описи на ЭПК главного архивного управления. Со стороны главного архивного управления и органов управления архивным делом муниципальных районов области оказывалась активная методическая помощь специалистам администраций по вопросам научно-технической обработки документов и их учёту. Немаловажное значение в вопросах обучения работников органов местного самоуправления правильному ведению делопроизводства сыграло участие специалистов архивного управления в выполнении областной программы профессиональной переподготовки и повышении квалификации кадров на базе Рязанского областного института развития образования. Обучение проводилось и в ходе семинаров, организованных районными администрациями. Всего за год их проведено 5: в Захаровском, Клепиковском, Милославском и Пителинском районах.

В связи с большой загруженностью справочной работой не выполнен годовой план проверок учреждений. Всего проверено 40 организаций.

Благодаря большому трудовому энтузиазму, проявленному работниками органов управления архивным делом муниципальных районов области, удалось сохранить на прежнем, прошлогоднем уровне, процент упорядочения документов в учреждениях-источниках комплектовании муниципальных архивов. На 1 января 2011 года он составляет 82% по документам постоянного срока хранения. Небольшое снижение произошло по упорядочению документов по личному составу: на 01.01.2011 - 81%, на 01.01.2010 – 82,9%. Наряду с теми районами, в которых в течение многих последних лет поддерживается 100% обработка документов (Ермишинский, Клепиковский, Кораблинский, Пителинский, Пронский, Сапожковский, Спасский, Старожиловский, Ухоловский, Шиловский) имеются районы, в которых ещё очень далеко до достижения данного показателя. Особенно неблагополучное положение сложилось в Новодеревенском районе, где один работник не в состоянии выполнять все возложенные на него обязанности. В Сараевском, районе в течение всего второго полугодия работники были заняты перемещением дел из одного помещения в другое, справочной работой, и на работу с учреждениями времени не осталось. Низкий процент имеет место в Скопинском районе (49%) – из-за большого объёма справочной работы.

По-прежнему низким остаётся процент упорядочения документов в организациях, включенных в список учреждений источников комплектования ГАРО. Только 95 организаций, стоящих на учете, упорядочили документы постоянного срока хранения по 2007 год включительно, что составило 42,6%. При подсчете данного % упорядочения дел по 2007 г. включительно не учитывались учреждения и организации, включенные в список источников комплектования архива в 2008-2010 годах. Только в 2011 г. в этих организациях планируется впервые проведение научно-технической обработки дел постоянного срока хранения и по личному составу.

В отчетный период на государственное и муниципальное хранение принято 16957 дел УД постоянного срока хранения (в том числе 7484 дел принято на муниципальное хранение). Перевыполнение объясняется внеплановым приёмом дел от прекратившего свою деятельность ОАО «Истьинский машиностроительный завод» Старожиловского района. Ермишинский районный архивный отдел, Новодеревенский и Сасовский муниципальные архивы приняли на хранение 972 дела по личному составу от ликвидированных предприятий, организаций.

Научно-техническая документация принята в количестве 232 ед. хр. (в том числе в муниципальные архивы 40 ед.хр.), 233 дело от держателей личных фондов, 610 ед. хр. фотодокументов.

Личный фонд писателя Родина Николая Александровича, хранящийся в Касимовском архивном отделе, пополнился новыми документами: изданными романами, статьями и публикациями, опубликованными в СМИ в честь его 85-летия. Всего сформировано и принято на хранение 2 дела, датированные 2009 годом.

Подводя итоги работы с действующими учреждениями за прошедший год, нельзя не отметить те отрицательные тенденции, которые продолжают иметь место и даже усиливаться в решении вопросов обеспечения сохранности архивных документов и ведении делопроизводства. Имеющие место финансовые трудности приводят к сокращению работников, отвечающих за архив и делопроизводства, ухудшают условия хранения архивных документов в ведомствах. ЭПК главного архивного управления на своих заседаниях в 2010 году согласовала акты о не обнаружении 132 дел постоянного срока хранения, пути розыска которых исчерпаны, в учреждениях Шиловского района. Находились они на хранении в межрайонной налоговой инспекции и Центре гигиены и эпидемиологии Шиловского района. Отсутствие дел постоянного хранения было выявлено при приёме-передаче дел на муниципальное хранение. Основная причина утраты дел – смена руководителей и переезды организаций из одного помещения в другое. Очевидно, акты приёма-передачи документов при смене руководителей не составлялись.

В соответствии с административным регламентом главного архивного управления по исполнению государственной функции «Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Рязанской области» по состоянию на 1 декабря 2010 года проведена паспортизация ведомственных архивов организаций - источников комплектования ГУ РО «ГАРО» и муниципальных архивов области. По результатам паспортизации составлены Сведения о состоянии хранения документов в учреждениях – источниках комплектования, которые представлены вместе с годовыми отчётами в главное архивное управление для обобщения.

Продолжено деловое сотрудничество с Рязанским областным институтом развития образования в части прочтения лекций по делопроизводству для государственных и муниципальных служащих Рязанской области в ходе организуемых для них курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Специалисты управления были также задействованы в качестве лекторов на курсах повышения квалификации для работников предприятий, организаций, отвечающих за кадры и делопроизводства, в учебно-деловом центре «Морозовский проект» и в Рязанском центре научно-технической информации.


  1   2   3

Похожие:

Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconОтчет о выполнении Основных направлений развития архивного дела в Иркутской области за 2011 год
Деятельность архивного агентства Иркутской области (далее – архивное агентство) и архивных учреждений Иркутской области в прошедшем...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconВедомственный перечень государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) находящимися в ведении главного архивного управления Рязанской области государственными учреждениями в качестве основных видов деятельности
Приложение к постановлению главного архивного управления Рязанской области от 18 марта 2011 г. №2
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconОтчет о реализации Основных направлений развития архивного дела в Алтайском крае за 2011 год
«Государственный архив Алтайского края» (далее – «кгку гаак») в 2011 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconОсновные правила работы архивов организаций
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconОсновные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconРазвитие архивного дела в Саратовской губернии в пореформенный период. 1864-1917 гг
Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (вниидад)
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconК постановлению главного управления архитектуры и градостроительства Рязанской области
«Социально-культурное и коммунально-бытовое обслуживание населенных пунктов Рязанской области» нормативный документ Рязанской области...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconГрадостроительного проектирования «улично-дорожная сеть населенных пунктов рязанской области»
Рязанской области нормативный документ Рязанской области в сфере градостроительного проектирования транспортных систем при обустройстве...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области iconДиректора департамента культуры ярославской области л. Ю. Сорокиной об основных направлениях и результатах развития сферы культуры ярославской
Деятельность в сфере культуры Ярославской области осуществлялась в соответствии со Стратегией развития сферы культуры области до...
Информация об основных направлениях развития архивного дела в Рязанской области icon3. Документы, регламентирующие содержание и организацию образовательного процесса при реализации ооп философия
Освоение основных понятий философии, знаний об основных этапах её развития, основных направлениях
Разместите кнопку на своём сайте:
ru.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©ru.convdocs.org 2016
обратиться к администрации
ru.convdocs.org